Zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 - Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2020/21 przez pracowników nie będących kadrą akademicką

ZASADY OGÓLNE

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych STT uprawnieni są pracownicy administracji wydziałów oraz pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej  dalej zwanych jednostkami administracyjnymi.
  2. Wyjazd szkoleniowy STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni, a kwota przyznanego dofinansowania wynosi maksymalnie 1 330 EUR.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu. W roku akademickim 2020/2021 są to następujące kraje:
  • kraje Unii Europejskiej : Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Łotwa, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Wielka Brytania, Węgry, Włochy.
  • kraje spoza Unii Europejskiej: Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Turcja, Republika Macedonii Północnej, Serbia

Celem wyjazdu szkoleniowego STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).

  1. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 40 wyjazdów.
  2. Limit zostaje utrzymany do dnia zakończenia kwalifikacji dodatkowej.Niewykorzystanie limitu wyjazdów, tj. brak odpowiedniej ilości zgłoszeń lub pomyślnego przejścia kwalifikacji odpowiedniej ilości  pracowników prowadzi do automatycznego przeniesienia środków przyznanych na wyjazdy do puli przeznaczonej na realizację wyjazdów rezerwowych.
  3. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/programme-guide/introduction/how-to-read-programme-guide_pl) oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.
  4. Do dnia 31 października 2020r.:
  • Dział Spraw Międzynarodowych publikuje na stronie dsm.usz.edu.pl w sekcji „Dla pracowników” zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych STT oraz  wzory wymaganych dokumentów.
  • Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa do wyjazdów STT) przesyła kierownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT.

KWALIFIKACJA PODSTAWOWA I DODATKOWA

  1. Pracownicy jednostek administracyjnych zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply dostępny na stronie Działu Spraw Międzynarodowych wybierając _Administracja w terminie: 1–10 stycznia 2021r. dla kwalifikacji podstawowej i w terminie 1-11 kwietnia 2021r. dla kwalifikacji dodatkowej.
  2. Zgłoszenie zawiera część merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training),PROPOSED MOBILITY PROGRAMME oraz uzasadnienia zasadności realizacji wybranego przez pracownika szkolenia w stosunku do zajmowanego stanowiska pracy.
  3. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym Prorektora ds. Organizacji.
  4. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training) oraz uzasadnienia wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej (wartości dyskretne, tj. punktacja: 0, 1, 2, 3):
    a) ocena celów szkoleniaoverall objectives of the mobility(cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt
    b) ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów/Training activity to develop pedagogical and/or curriculum design skills (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym)
    c) ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji)/ Added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-2 pkt
    d) ocena zawartości programu pracy/ activities to be carried out (np. realność wykonania postawionych zadań): 0-3 pkt
    e) ocena oczekiwanych rezultatów/ Expected outcomes and impact (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt
    f) uzasadnienie wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą: 0-2 pkt

Dodatkowo, obowiązują następujące zasady kwalifikacji:

– jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w kwalifikacji dodatkowej;

– w zgłoszeniu o którym mowa w punkcie 8 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail, zgodnie z Zarządzeniem Rektora Nr 92/2016 z dnia 1.11.2016r. §4, ustanawiającym sposób komunikacji z pracownikiem;

– zgłoszenia o identycznej treści PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane;

– zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie;

– zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane;

– na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w systemie DreamApply dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą;

– w sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 0,5 punktu w sytuacji, gdy pracownik nie zrealizował wyjazdu szkoleniowego STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich. Punktacja doliczana jest przez Dział Spraw Międzynarodowych przy tworzeniu protokołu z kwalifikacji dla pracowników administracji.

  1. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz lista rankingowa zakwalifikowanych osób. Dział Spraw Międzynarodowych tworzy protokół z kwalifikacji centralnej wg wymaganego wzoru:

 w formie elektronicznej (plik excel wygenerowany z systemu DreamApply)

– oraz w następującej formie elektronicznej: zatwierdzony przez komisję protokół skopiowany do treści e-mail opatrzony potwierdzeniami jego treści całego składu komisji

w terminie do 1 lutego 2021r. dla kwalifikacji podstawowej i do dnia 30 kwietnia 2021r. dla kwalifikacji dodatkowej.  Protokół z każdorazowej kwalifikacji centralnej przechowywany jest w Dziale Spraw Międzynarodowych.

  1. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej,dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów szkoleniowych STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej oraz w ramach puli miejsc objętych limitem. W przypadku wyjazdów rezerwowych, tj. dla wyjazdów osób zakwalifikowanych ponad limit, środki na realizację wyjazdów szkoleniowych STT przyznawane są od 1 marca 2021r. zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączania skanu Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement- Staff Mobility for Training) w systemie DreamApply. Dokumenty załączane przed tą datą nie są brane pod uwagę.
  2. Na podstawie protokołu Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DreamApply) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji, kwocie przyznanego stypendium (także o zakwalifikowaniu w ramach rezerwy – lista rezerwowa, lub o grancie zerowym) oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.

PULA REZERWOWA

  1. Zakwalifikowany na wyjazd w ramach puli rezerwowej pracownik w terminie od 1 marca 2021r. załącza w systemie DreamApply skan zatwierdzonego (zgodnie punktem nr 19 niniejszych zasad) Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig). Dokumenty załączone przed tą datą nie będą brane pod uwagę.
  2. Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w kwalifikacji dodatkowej załącza w systemie DreamApply skan zatwierdzonego (zgodnie z punktem nr 19 niniejszych zasad) Indywidualnego Programu Nauczania (Mobility Agreement- Staff Mobility for Teaching) nie wcześniej niż przed otrzymaniem informacji o zakwalifikowaniu jak w punkcie nr Dokumenty załączane przed tym terminem nie będą brane pod uwagę.
  3. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączenia skanu dokumentu w systemie jak w punktach powyżej.

REALIZACJA

  1. Wyjazdy szkoleniowe STT mogą być zrealizowane począwszy od 14 lutego 2021r. i maksymalnie do 30 września 2021r. w tym od 14 lutego 2021r. do 31 lipca 2021r. dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 14 maja 2021r. do 30 września 2021r. dla wyjazdów
  2. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DreamApply:
  • Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig) wg. zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią identyczną  do tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DreamApply, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz  zaakceptowanego/podpisanego przez bezpośrednio przełożonego (kierownika, dyrektora działu, właściwego rektora) II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez instytucję goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution.
  • POTWIERDZENIA PLANOWANYCH DAT POBYTU dot. wyjazdu STT wg zatwierdzonego wzoru
  • Potwierdzenia z instytucji przyjmującej (akceptowana treść e-mail) stwierdzające jednoznacznie w jakiej formie realizowana będzie mobilność: z koniecznością fizycznego pobytu face to face/zdalnej (wirtualnej, on-line)/formie łączonej (hybrydowej). W przypadku realizacji mobilności tylko w formie zdalnej/on-line/wirtualnej wyjazd nie jest zasadny.
  1. Wysokość przyznanego dofinansowania i sposób jego wypłaty określają odrębne zasady przyjęte w US.
  2. Potwierdzenie planowanych dat pobytu przez instytucję przyjmującą/goszczącą może nastąpić najpóźniej na 14 dni przed planowanym wyjazdem, wymaga jednak załączenia w systemie DreamApply: skanu zatwierdzonego Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig) z potwierdzonym terminem realizacji lub kopii informacji e-mail/indywidualnego zaproszenia z potwierdzonym terminem realizacji Indywidualnego Programu z instytucji przyjmującej/goszczącej.
  3. W czasie realizacji mobilności pracownik musi pozostawać w czynnym stosunku pracy z uczelnią macierzystą (nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie).
  4. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między mobilnościami realizowanymi w ramach programu.
  5. Po załączeniu w systemie DreamApply wymaganych dokumentów pracownik zawiera w Dziale Spraw Międzynarodowych (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu szkoleniowego STT nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem i w nieprzekraczalnym  terminie 31 sierpnia 2021r.

FINANSOWANIE

  1. Umowa stanowi podstawę do przekazania kwoty stypendium (waluta EUR) na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DreamApply.
  2. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota  w walucie EUR otrzymanego stypendium, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  3. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas faktycznego pobytu za granicą.

ROZLICZENIE ZE ZREALIZOWANEJ MOBILNOŚCI

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w Dziale Spraw Międzynarodowych.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia wyjazdu to:
  • dostarczenie do DSM oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego Programu Szkolenia (Staff Mobility for Training- Mobility Agreement) złożonego podczas kwalifikacji,
  • złożenie w DSM  potwierdzenia ukończenia szkolenia ze wskazanym  terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca/goszcząca),
  • uzupełnienie ankiety on-line.

REZYGNACJA

  1. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia Dział Spraw Międzynarodowych (osobę kontaktową dla wyjazdów STT)o ewentualnej rezygnacji w wyjazdów w formie informacji mailowej. Rezygnacja z wyjazdu powoduje przeniesienie środków przeznaczonych na dany wyjazd do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.