Decyzja dotycząca zwiększenia limitu wyjazdów FSS STT w ramach dodatkowo przyznanych środków na wyjazdy pracowników z Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2015/16
Na podstawie aneksu nr 2 do umowy finansowej nr FSS/2015/MOB/W/0031/U/0027 przyznającego finansowanie na realizację dodatkowych 3 wyjazdów pracowników następuje zwiększenie limitu wyjazdów szkoleniowych FSS STT pracowników uprawnionych jednostek w następujący sposób: 1 wyjazd – pracownicy jednostek administracyjnych oraz 2 wyjazdy – pracownicy jednostek naukowo-dydaktycznych. Tym samym łączny limit wyjazdów dydaktycznych FSS STA oraz wyjazdów szkoleniowych FSS STT pracowników uprawnionych jednostek wynosi: 3 wyjazdy – pracownicy jednostek administracyjnych oraz 4 wyjazdy – pracownicy jednostek naukowo-dydaktycznych.
Opracowanie: mgr Paulina Judycka – Uczelniany Koordynator Programu Erasmus
Zatwierdził w dniu 02.02.2016r. Prorektor ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej, prof. dr hab. Marek Górski
Zasady realizacji szkoleniowych (STT) w ramach Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2015/16
1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych FSS STT uprawnieni są:
- pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej posiadających ważne/aktualne umowy Inter-instytucjonalne dotyczące wyjazdów szkoleniowych w ramach Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni dalej zwanych jednostkami administracyjnymi
- pracownicy jednostek naukowo-dydaktycznych oraz pracownicy administracji wydziałów US posiadających ważne/aktualne umowy Inter-instytucjonalne dotyczące wyjazdów szkoleniowych w ramach Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni, dalej zwanych jednostkami dydaktycznymi.
2. Wyjazd szkoleniowy FSS STT może trwać minimalnie 1 dzień i maksymalnie 10 dni (z wyłączeniem czasu podróży)
3. Łączny limit wyjazdów dydaktycznych FSS STA oraz wyjazdów szkoleniowych FSS STT pracowników uprawnionych jednostek wynosi: 2 wyjazdy – pracownicy jednostek administracyjnych oraz 2 wyjazdy – pracownicy jednostek naukowo-dydaktycznych. Limit może ulec zwiększeniu w przypadku zawarcia nowych umów Inter-instytucjonalnych oraz przyznania dodatkowych środków przez Operatora programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni.
4. Uprawnione jednostki zachowują prawo do wykorzystania limitu wyjazdów dydaktycznych FSS STA i szkoleniowych FSS STT tj. do nadsyłania protokołów z kwalifikacji kandydatów do wyjazdów do momentu wykorzystania środków finansowych.
5. Wyjazdy szkoleniowe FSS STT mogą być zrealizowane począwszy od 15 stycznia 2016 i maksymalnie do 30 września 2016.
6. Do dnia 31 grudnia 2015 r.
- Dział Spraw Międzynarodowych publikuje na stronie www.dsm.usz.edu.pl w sekcji „Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność – wyjazdy szkoleniowe pracowników” zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych FSS STT oraz wzory wymaganych dokumentów.
- Koordynator Uczelniany Programu Erasmus opracowuje, a Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa dla wyjazdów FSS STT) rozsyła do kierowników wszystkich uprawnionych jednostek administracyjnych US oraz jednostek dydaktycznych, tj. dziekanów elektroniczną informację dotyczącą możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe FSS STT do instytucji partnerskich. Informacja ta zawiera listę instytucji partnerskich, do której wyjazd pracowników danej jednostki jest możliwy oraz liczbę wyjazdów, którą w ramach przyznanego US finansowania i przyjętych zasad alokacji dana jednostka może zrealizować.
7. Kierownicy uprawnionych jednostek administracyjnych, a w przypadku uprawnionych jednostek dydaktycznych – dziekani rozpowszechniają informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe FSS STT i terminie kwalifikacji, umożliwiając wszystkim pracownikom danej jednostki równy dostęp do informacji. Kierownicy zobowiązani są do określenia terminów kwalifikacji w sposób umożliwiający terminowe nadesłanie protokołów z kwalifikacji.
8. Pracownicy uprawnionych jednostek zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy poprzez złożenie do komisji kwalifikacyjnej, następujących dokumentów:
- Wniosek o zakwalifikowanie na wyjazd szkoleniowy STT (Staff Training Mobility) w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni 2015/2015
- Indywidualny Program Szkolenia (INDIVIDUAL TRAINING PROGRAMME FOR STAFF TRAINING MOBILITY) w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni 2015/2016
W momencie przedkładania do oceny dokumenty aplikacyjne :
- muszą być kompletne pod względem formalnym, tj. uzupełnione w wymaganych sekcjach, za wyjątkiem sekcji Indywidualnego Programu Szkolenia zawierającej daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w instytucji partnerskiej: Arrival date ………, Departure date …………, która ma pozostać nieuzupełniona,
- muszą być zatwierdzone przez bezpośredniego przełożonego pracownika przystępującego do kwalifikacji w sekcji Indywidualnego Programu Szkolenia Approval of the work plan: The Project Promoter, natomiast sekcja zawierająca podpis osoby z instytucji partnerskiej Approval of the work plan: The Partner Institution ma pozostać nieuzupełniona.
Dokumenty niekompletne pod względem formalnym są odsyłane kandydatom bez dalszego rozpatrzenia w ciągu 1 tygodnia od daty ich otrzymania. Pracownicy zobowiązani są do zachowania kopii przedłożonego do oceny Programu Szkolenia w formie skanu.
9. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej z trzech osób, w tym kierownika uprawnionej jednostki administracyjnej, a w przypadku jednostki dydaktycznej – dziekana.
10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę przedłożonego przez pracownika Indywidualnego Programu Szkolenia według poniższej skali punktowej:
- ocena celów szkolenia/ overall objectives of the training (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-2 pkt
- ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności/ Added value expected from the mobility: 0-2 pkt
- ocena zawartości programu szkolenia/ activities to be carried out (w tym: ocena zadań (0-1) i harmonogramu pracy (0-1 pkt)): 0-2 pkt
- ocena oczekiwanych rezultatów/ expected results (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników): 0-2 pkt
oraz przy uwzględnieniu dodatkowej punktacji za spełnienie poniższych kryteriów:
- szkolenie jest przeznaczone dla uczestników wielu instytucji zagranicznych, np. Staff week, summer school, warsztaty tematyczne : 2 pkt
- wyjazd szkoleniowy STT pracownika w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni nastąpił w poprzednim roku akademickim: 0 pkt
- wyjazd szkoleniowy STT pracownika w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni nastąpił dwa lata temu: 1 pkt
- wyjazd szkoleniowy STT pracownika w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni nastąpił trzy lata temu lub następuje po raz pierwszy: 2 pkt
11. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób oraz listę osób zakwalifikowanych rezerwowo.
12. Środki na realizację wyjazdów szkoleniowych przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej, w ramach puli miejsc objętych limitem oraz zgodnie z kolejnością nadsyłania protokołów przez uprawnione jednostki.
13. Wysokość przyznanego dofinansowania określają następujące kwoty:
- zryczałtowana kwota przeznaczona na pokrycie kosztów utrzymania i ubezpieczenia:
Okres pobytu: stawka Pobyt 1-4 dniowy 1058,10 PLN/dzień Pobyt 1 tygodniowy (5-10 dni) 5290,50 PLN/tydzień - zryczałtowana kwota przeznaczona na pokrycie kosztów podróży: jednorazowo 2 116,20 PLN.
14. Kierownicy uprawnionych jednostek przesyłają do Działu Spraw Międzynarodowych (osoby kontaktowej dla wyjazdów FSS STT) zatwierdzony przez komisję protokół z przeprowadzonej kwalifikacji wg wymaganego wzoru wraz z załączonymi dokumentami złożonymi przez pracowników w procesie kwalifikacji w terminie: od dnia 01 stycznia 2016 do 15 sierpnia 2016.
15. Kierownicy uprawnionych jednostek mają prawo do dokonywania większej liczby kwalifikacji w ramach określonych zasadami terminów i limitów.
16. Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) w terminie 7 dni od otrzymania protokołów przesyła do kandydatów indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji, wysokości przyznanego dofinansowania oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej . Informacja przesyłana jest na adresy poczty elektronicznej wskazane przez kandydatów w złożonych przez nich wnioskach o zakwalifikowanie na wyjazd szkoleniowy FSS STT.
17. Pracownik zakwalifikowany do wyjazdu szkoleniowego STT uzgadnia z instytucją przyjmującą dokładny termin realizacji wyjazdu, a następnie, najpóźniej 21 dni przed datą planowanego wyjazdu:
- uzupełnia sekcję Indywidualnego Programu Nauczania (INDIVIDUAL TRAINING PROGRAMME FOR STAFF TRAINING MOBILITY) zawierającą daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w instytucji partnerskiej Arrival date ………, Departure date ………… na zachowanym skanie dokumentu.
- uzyskuje potwierdzenie realizacji Programu w wybranym terminie przez odpowiednią osobę w instytucji partnerskiej, tj. podpis tej osoby w sekcji Approval of the work plan: The Partner Institution na zachowanym skanie dokumentu
- przesyła skan zatwierdzonego Indywidualnego Programu Szkolenia na adres e-mail osoby kontaktowej dla wyjazdów FSS STA w Dziale Spraw Międzynarodowych.
- przesyła zatwierdzony dokument POTWIERDZENIE PLANOWANYCH DAT POBYTU FSS STT 2015/2016 do osoby kontaktowej dla wyjazdów FSS STT w Dziale Spraw Międzynarodowych. Wstępnie akceptowany jest skan POTWIERDZENIA przesłany na adres e-mail osoby kontaktowej, jednak oryginał musi dostarczony najpóźniej w momencie podpisywania umowy stypendialnej.
18. Po dostarczeniu wymaganych dokumentów pracownik zawiera w Dziale Spraw Międzynarodowych (u osoby kontaktowej dla wyjazdów FSS STT) umowę stypendialną nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem i w nieprzekraczalnym terminie 31 sierpnia 2016 r.
19. Przy podpisywaniu umowy stypendialnej pracownik odbiera oryginał Indywidualnego Programu Szkolenia (INDIVIDUAL TRAINING PROGRAMME FOR STAFF TRAINING MOBILITY) złożonego podczas kwalifikacji w celu uzupełnienia dat pobytu i uzyskania podpisu osoby, która poprzednio zatwierdziła program na skanie dokumentu. Dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego Programu stanowi element rozliczenia z wyjazdu
20. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia Dział Spraw Międzynarodowych (osobę kontaktową dla wyjazdów FSS STT) o ewentualnej rezygnacji w wyjazdów. Rezygnacja z wyjazdu powoduje przeniesienie środków przeznaczonych na dany wyjazd do puli środków przeznaczonych na wyjazdy w ramach limitu.
Opracowanie: mgr Paulina Judycka – Uczelniany Koordynator Programu Erasmus
