Informacje dla koordynatorów wymiany międzynarodowej

Zasady zawierania umów inter-instytucjonalnych w zakresie mobilności studentów i kadry akademickiej Uniwersytetu Szczecińskiego w programie Erasmus+, Akcja 1 Mobilność Edukacyjna w sektorze Szkolnictwa Wyższego, perspektywa 2021-2027 (KA131)

1. Umowa w zależności od ustaleń z uczelnią partnerską, może zawierać mobilność w ramach jednej, dwóch lub trzech kategorii: SMS – Student Mobility – Studies, STA – Staff Teaching Assignments, STT – Staff Training. Zawarcie umowy dla jednej z kategorii nie uprawnia do realizacji wyjazdów w ramach innej.
2. Realizacja mobilności SMS – Student Mobility – Studies oraz STA – Staff Teaching Assignments może nastąpić tylko na podstawie zawartej umowy inter-instytucjonalnej  Erasmus+, natomiast w odniesieniu do mobilności STT – Staff Training zawarcie umowy jest opcjonalne.
3. Umowa międzyinstytucjonalna może być realizowana  tylko z uczelnią z krajów programu uprawnioną do uczestnictwa w programie Erasmus+ 2021-2027 tzn. taką, która posiada Kartę Uczelni Erasmusa (Erasmus University Charter – ECHE) ważną na rok akademicki, którego dotyczy wymiana, a także z uczelniami w krajach partnerskich jednak na odrębnych zasadach.
4. Odrębne zasady dotyczące umów z krajami partnerskimi odnoszą się do:
   • konieczności zawarcia takiej umowy niezależnie od rodzaju mobilności, czyli mobilność SMS, STA i STT mogą zostać zrealizowane tylko na podstawie ważnej umowy inter-instytucjonalnej;
   • umowa może zostać zawarta w formie papierowej (kraje partnerskie nie mają wymogu przystąpienia do EWP network);
   • uczelnie partnerskie muszą być instytucjami szkolnictwa wyższego uznanymi przez odpowiednie organy.
5. Umowa inter-instytucjonalna, w ramach której uczestnik będzie mógł wyjechać w danym roku akademickim musi zostać zawarta przed kwalifikacją dot. określonego typu mobilności.
6. Osobami uprawnionymi do przygotowania i zawierania umów między instytucjami dla wszystkich wymienionych wyżej rodzajów mobilności (SMS, STA i STT) są koordynatorzy ds. wymiany międzynarodowej studentów i kadry akademickiej oraz dla mobilności SMS doktorantów: koordynator szkoły doktorskiej ds. wymiany międzynarodowej doktorantów, zgodnie z zarządzeniem Rektora US nr 171/2019 oraz zarządzeniami zmieniającymi nr 178/2019, 188/2019 i 137/2021.
7. Zawarcie umowy inter-instytucjonalnej Erasmus + następuje elektronicznie za pośrednictwem narzędzi Erasmus Without Paper (EWP) network. Wyjątek stanowi umowa z uczelnią, która w bieżącym roku akademickim dopiero przestępuje do programu i fakt ten jest powodem nie przystosowania uczelni pod względem informatycznym do obsługi EWP.
8. Umowy, które w r.a. 2021/22 (lub wcześniej) zostały podpisane w formie papierowej lub zostały przedłużone w formie ustaleń mailowych z instytucją partnerską muszą zostać zawarte zgodnie z ust. 6 niniejszych zasad, czyli w formie elektronicznej, najpóźniej do dnia 31 grudnia 2022 pod groźbą nieważności.
9. Zawarcie umowy inter-instytucjonalnej obejmuje:
   • sprawdzenie, czy potencjalna uczelnia partnerska uczestniczy w programie Erasmus+ w roku akademickim, którego ma dotyczyć umowa,
   • ustalenie dziedziny akademickiej, której dotyczy wymiana, z uwzględnieniem kodów dziedzin studiów/dyscyplin naukowych ISCED i kierunku studiów/dyscyplin badawczych, których dotyczy pełnomocnictwo koordynatora. Jeśli umowa obejmuje kody kilku koordynatorów na danym wydziale, wszyscy koordynatorzy muszą się zgodzić na podpisanie danej umowy przed faktem;
   • w przypadku umowy zawieranej na wymianę studentów na studia SMS,
     • ustalenie zgodności oferty edukacyjnej (informacja o przedmiotach) dla studentów zagranicznych w uczelni, której ma dotyczyć umowa z ofertą uczelni macierzystej, dla uzyskania jak najwyższego poziomu uznawalności dla zrealizowanych mobilności, czyli 30 punktów ECTS na semestr;
     • odnotowanie w formie niebudzącej wątpliwości dla poszczególnych ISCED: liczby mobilności, języka/języków wymiany, poziomu studiów i informacji czy umowa jest jedno, czy dwusemestralna;
     • dotyczącej ISCED związanych z dziedzinami: językoznawstwo, literaturoznawstwo (ISCED: 0231, 0232, 0230) – zawarcie informacji o języku (ew. filologii), którego umowa dotyczy;
   • ustalenie liczby wymian dla każdej wybranej dziedziny/dyscypliny naukowej ISCED, której dotyczy pełnomocnictwo koordynatora (podanie liczby planowanych mobilności przy każdym wymienionym w umowie kodzie ISCED), jeśli warunek nie zostaje spełniony uczelnia traktuje liczbę wpisanych mobilności jako określoną dla wszystkich dziedzin. W przypadkach spornych wynikających z niemożliwości podzielenia liczby mobilności na poszczególne kody będzie decydowała kolejność zgłoszeń;
   • jeżeli umowa jest podpisana dla kilku ISCED, a warunki są różne (np. dla jednego kodu ISCED wymagany poziom językowy jest inny) – odnotowanie w formie niebudzącej wątpliwości (np. w Dashboard poprzez rozpisanie odrębnych conditions dla poszczególnych ISCED lub poprzez dodanie komentarza do umowy) odrębnych warunków dla każdego z ISCED;
   • o ile nie uczyni tego instytucja zagraniczna, sporządzenie umowy zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej obowiązującymi na dzień jej sporządzania;
   • jeśli umowa jest sporządzona w formie papierowej, gdyż jest przedwstępna lub uczelnia zagraniczna dopiero rozpoczyna działalność w ramach programu Erasmus+, przesłanie do Działu Spraw Międzynarodowych skanu umowy międzyinstytucjonalnej Erasmus + podpisanego przez osoby uprawnione z obu uczelni na adres e-mail: international@usz.edu.pl w celu rejestracji tej umowy.

Zatwierdził Prorektor ds. Organizacji: dr hab. Kinga Flaga-Gieruszyńska, prof. US, dn. 21/01/2022