Zasady realizacji wyjazdów studentów/doktorantów Uniwersytetu Szczecińskiego na studia w programie Erasmus+, Akcja Kluczowa 1 – mobilność studentów i pracowników szkół wyższych z krajami trzecimi niestowarzyszonymi z Programem. Projekt 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795 (1.08.2022 – 31.07.2025)

I. Kryteria formalne uprawniające do wyjazdu

1. Do wyjazdu na studia w programie Erasmus+ do krajów partnerskich uprawnione są osoby formalnie zarejestrowane w Uniwersytecie Szczecińskim jako studenci studiów III stopnia lub doktoranci w Szkole Doktorskiej US, które pomyślnie przeszły proces rekrutacji i zostały zakwalifikowane do wyjazdu.
2. W momencie wyjazdu osoba zakwalifikowana do wyjazdu na studia powinna mieć ukończony co najmniej pierwszy semestr studiów III stopnia/doktoranckich.
3. Wyjazd na studia w ramach projektu nr 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795 może być zrealizowany do poniższych uczelni partnerskich:
   – Czarnogóra: University of Montenegro;
   – Gruzja: Grigol Robakidze University, Caucasus University, Shota Rustaveli State University;
   – Kanada: Concordia University of Edmonton;
   – Sri Lanka: University of Peradeniya, University of Ruhuna, University of Kelaniya.

4. Wyjazd na studia może być zrealizowany tylko w ramach umowy z uczelnią partnerską, która przewiduje mobilność studentów „wyjazd na studia” w dyscyplinie, w której kształci się student/doktorant.
5. Okres studiów w uczelni partnerskiej trwa 1 semestr i jest realizowany w roku akademickim: 2023/24 albo 2024/25, najpóźniej do 15.07.2025 r.
6. Uczestnicy mobilności powinni mieć zagwarantowane uznanie okresu studiów zrealizowanych w uczelni partnerskiej za równoważne z okresem studiów w Uniwersytecie Szczecińskim. W tym celu stosuje się skalę określoną przez uczelnie w Projekcie nr 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795
7. Wyjazd na studia w programie Erasmus+ można zrealizować wielokrotnie w całkowitym okresie studiowania, przy czym maksymalny łączny okres pobytu na stypendiach wynosi 12 miesięcy na studiach III stopnia/doktoranckich. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu stypendialnego zostanie odjęty okres, przez który student/doktorant przebywał w przeszłości jako stypendysta w programie Erasmus+ lub Erasmus Mundus na studiach lub praktyce (ze stypendium lub bez).
8. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide (https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/programme-guide_en ) oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji, w tym szczegółowym przewodniku po programie.
   II. Aspekty finansowe
9. Uczestnicy wymiany wyjeżdżający na studia do uczelni partnerskich otrzymują dofinansowanie w postaci grantu, którego miesięczna stawka wynosi 700 Euro miesięcznie oraz dodatkową kwotę stypendium na pokrycie kosztów podróży, która obliczana jest na podstawie odległości rzeczywistej przy pomocy kalkulatora odległości dostępnego na stronach Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
   

   Odległość	Wysokość dofinansowania	Podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu
   10 – 99 km:	23 EUR	x
   100 – 499 km:	180 EUR	210 EUR
   500 -1999 km	275 EUR	320 EUR
   2000 – 2999 km:	360 EUR	410 EUR
   3000 – 3999 km	530 EUR	610 EUR
   4000 – 7999 km	820 EUR	x
   8000 km lub więcej	1500 EUR	x

10. Studenci/doktoranci, którzy wybiorą podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu, w stosownych przypadkach otrzymają do 4 dni dodatkowego wsparcia indywidualnego na pokrycie kosztów podróży w obie strony.
11. Zrównoważony środek transportu (podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu) definiuje się jako podróż, podczas której przez większą część podróży wykorzystuje się niskoemisyjne środki transportu, takie jak autobus, pociąg lub car-pooling.
12. Dodatkowe dofinansowanie związane z podróżą z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu przyznawane jest na podstawie deklaracji studenta/doktoranta we wniosku aplikacyjnym i weryfikowane jest na podstawie dokumentów poświadczających wykorzystanie ekologicznych środków transportu, np. bilet, potwierdzenie z aplikacji car-poolingowej. Szczegółowe zasady rozliczania green travel uregulowane są osobnymi zasadami.
13. Okres dofinansowania określa umowa stypendialna dotycząca wyjazdu, przy czym minimalnym okresem finansowania i pobytu jest 60 dni, a maksymalnym okresem dofinansowania i pobytu jest 150 dni. W przypadku niepełnych miesięcy, kwota dofinansowania zostanie obliczona poprzez pomnożenie liczby dni w niepełnym miesiącu przez 1/30 tej kwoty).
14. Otrzymany grant stanowi dofinansowanie, którego celem jest wyrównanie różnicy pomiędzy kosztami utrzymania w kraju a kosztami utrzymania w kraju uczelni przyjmującej. Grant nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za granicą.
    III. Kwalifikacja
15. Podstawowym kryterium kwalifikacji jest umotywowanie wyjazdu stypendialnego w kontekście pisanej rozprawy doktorskiej i prowadzonych badań. Ponadto należy udokumentować znajomość języka obcego co najmniej na poziomie B2, który będzie językiem wykładowym / roboczym.
16. Dodatkowo studenci/doktoranci mogą otrzymać 0,5 punktu za szczególne osiągnięcia, działalność na rzecz uczelni, etc. Koordynator przeprowadzający kwalifikację przyznaje 0,5 punktu na podstawie dokumentów załączonych do wniosku aplikacyjnego przez studenta/doktoranta, zgodnie z załączonym protokołem.
17. W celu weryfikacji znajomości języka obcego, osoby posiadające certyfikat językowy poświadczający kompetencje językowe co najmniej na poziomie B2 według Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) powinny załączyć go do wniosku aplikacyjnego. Weryfikacja nie dotyczy absolwentów filologii języków obcych, o ile jest to język wykładowy w uczelni partnerskiej.
18. Znajomość języka obcego na wymaganym poziomie oraz akceptacja i przydzielenie opiekuna naukowego są warunkami koniecznymi do zakwalifikowania się do wyjazdu na studia. Natomiast ocena merytoryczna wniosku aplikacyjnego jest kryterium rankingującym decydującym o przyznaniu stypendium.
19. W przypadku niewystarczających środków na sfinansowanie wszystkich stypendiów pierwszeństwo przed studentami/doktorantami pochodzącymi z kraju, w którym znajduje się uczelnia goszcząca, mają studenci/doktoranci nie pochodzący z tego kraju.
20. Mobilność studenta/doktoranta pochodzącego z kraju, w którym położona jest uczelnia goszcząca, powinna zachować charakter międzynarodowy, a językiem studiów powinien być język inny niż ojczysty studenta/doktoranta.
21. Pierwsza kwalifikacja na semestr zimowy roku akademickiego 2023/2024 odbywa się w okresie 11 kwietnia – 14 maja 2023 r. Informacja o terminach i kryteriach kwalifikacji powinna zostać ogłoszona i być ogólnie dostępna dla potencjalnych kandydatów na wyjazdy.
22. W przypadku niewykorzystania wszystkich środków w pierwszej kwalifikacji, koordynatorzy przeprowadzają kolejne kwalifikacje (do wyczerpania środków) w okresie 16 października – 19 listopada 2023 r. (semestr letni 2023/24), 1 marca – 2 kwietnia 2024 r. (semestr zimowy 2024/25), 07 października – 17 listopada 2024 r. (semestr letni 2024/25).
23. Kandydaci składają formularz aplikacyjny online w j. angielskim wraz z wymaganymi załącznikami.
24. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje komisja kwalifikacyjna na Wydziale/Szkole Doktorskiej. Protokół z posiedzenia komisji wraz z listą rankingową osób zakwalifikowanych jest dostarczany do Działu Spraw Międzynarodowych najpóźniej 7 dni roboczych po zakończeniu kwalifikacji.
25. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, w pierwszej kolejności do Dziekana Wydziału/ Dyrektora Szkoły Doktorskiej US. W terminie 5 dni roboczych od otrzymania decyzji Dziekana Wydziału/Dyrektora Szkoły Doktorskiej US, przysługuje odwołanie do Prorektora właściwego ds. Współpracy Międzynarodowej, którego postanowienie jest ostateczne.
26. Osoby, które pomyślnie przeszły kwalifikację wydziałową, a nie posiadają odpowiedniego certyfikatu poświadczającego znajomość języka obcego, mogą przystąpić do testu poziomującego w trybie określonym przez Dział Spraw Międzynarodowych.
27. Dział Spraw Międzynarodowych w ciągu 14 dni od zakończenia kwalifikacji przekazuje dokumenty zakwalifikowanych studentów/doktorantów uczelniom partnerskim.
28. Uczelnie partnerskie w ciągu 14 dni weryfikują przesłane przez DSM kandydatury oraz przydzielają opiekunów naukowych w ramach limitu mobilności określonego w budżecie projektu.
    IV. Podpisanie umowy stypendialnej Erasmus+
29. Osoba zakwalifikowana na wyjazd staje się formalnie uczestnikiem programu Erasmus+ w momencie podpisania umowy stypendialnej, która stanowi podstawę do wypłacenia stypendium. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium, nr rachunku bankowego, na który ma zostać ono przekazane, termin pobytu (okres finansowania) oraz zobowiązania stron umowy. Umowa stypendialna jest podpisywana jest przez studenta/doktoranta oraz przedstawiciela Uniwersytetu Szczecińskiego.
30. Warunkiem podpisania umowy stypendialnej jest dostarczenie przez studenta/doktoranta następujących dokumentów:
    – Learning Agreement for Studies (Porozumienie o Programie Studiów) zatwierdzonego przez właściwego koordynatora ds. wymiany międzynarodowej;
    – zgoda na wyjazd Dziekana Wydziału, pełnomocnika ds. studiów doktoranckich i promotora albo Dyrektora Szkoły Doktorskiej US i promotora;
    – dokumenty poświadczające wymagany zakres ubezpieczenia.
31. Studenci/doktoranci zarejestrowani na kilku kierunkach zobowiązani są do uregulowania kwestii swojej nieobecności na zajęciach dotyczących także pozostałych kierunków, np. indywidualna organizacja studiów, urlop dziekański.
    V. Zmiana Porozumienia o Programie Studiów w czasie pobytu stypendialnego
32. W sytuacji, kiedy Porozumienie o Programie Studiów nie może zostać zrealizowane w pierwotnym kształcie z różnych przyczyn niezależnych od studenta/doktoranta, można dokonać zmian w Porozumieniu, polegających na zamianie przedmiotów, ich odrzuceniu lub dodaniu.
33. Zmiany mogą być wprowadzone pod warunkiem uzyskania zgody macierzystego Wydziału/Szkoły Doktorskiej w terminie 1 miesiąca od rozpoczęcia zajęć w uczelni partnerskiej. Zgoda wyrażona jest poprzez zatwierdzenie części Porozumienia „DURING THE MOBILITY”. Brak zgody lub nie wystąpienie o zgodę i uzyskanie zaliczeń z przedmiotów innych niż te w zatwierdzonym może być uznany za niedotrzymanie warunków umowy i prowadzić w konsekwencji do konieczności zwrotu grantu oraz nieuznania zrealizowanych, ale niezaakceptowanych uprzednio przedmiotów.
34. W celu wprowadzenia zmian w Porozumieniu o Programie Studiów student/doktorant powinien: wypełnić część Porozumienia „DURING THE MOBILITY”, podpisać i uzyskać potwierdzenie koordynatorów uczelni partnerskiej, a następnie załączyć dokument w systemie aplikacyjnym, w celu zatwierdzenia przez właściwego koordynatora. Koordynator zatwierdza zmiany podpisem i załącza odpowiedni dokument w w/w systemie.
    VI. Rozliczenie ze stypendium
35. W ciągu dwóch tygodni od daty kończącej okres stypendialny student/doktorant ma obowiązek przedłożyć następujące dokumenty w Dziale Spraw Międzynarodowych:
    – Oryginał Porozumienia o Programie Studiów, zatwierdzonego przez macierzysty wydział/Szkołę Doktorską i uczelnię przyjmującą,
    – Oryginał części Porozumienia „DURING THE MOBILITY” zatwierdzonego przez macierzysty wydział i uczelnię przyjmującą – jeżeli dotyczy,
    Oryginał części Porozumienia o Programie Studiów „Section to be completed AFTER THE MOBILITY” zatwierdzonego przez uczelnię przyjmującą.
36. Student/doktorant ma obowiązek wypełnienia ankiety on-line dotyczącej pobytu na stypendium.
37. Student/doktorant powracający z pobytu na stypendium zobowiązany jest do nawiązania kontaktu z koordynatorami macierzystego wydziału/Szkoły Doktorskiej i rozliczenia/ zaliczenia pobytu na US.
38. Uznanie studentom/doktorantom okresu pobytu za granicą za równoważny z pobytem w uczelni macierzystej następuje zgodnie z Regulaminem Studiów US/Regulaminem Szkoły Doktorskiej US. Właściwy koordynator uzupełnia Tabelę E Porozumienia o Programie Studiów „AFTER THE MOBILITY” i przesyła w oryginale do Działu Spraw Międzynarodowych.

Opracowanie:
mgr Małgorzata Kopalska, Z-ca Kierownika Działu Spraw Międzynarodowych US
Zatwierdzono:
dr hab. Kinga Flaga – Gieruszyńska, prof. US
Prorektor ds. Organizacji

na prośbę oryginały zatwierdzonych dokumentów
udostępniane są przez Dział Spraw Międzynarodowych US

Formal procedures of applying for a study period for doctoral students of the the University of Szczecin (Learning Mobility for Higher Education Students Between EU Member States and Third Countries Not Associated to the Programme. 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795 (1.08.2022 – 31.07.2025)

Formal eligibility criteria

1. The students eligible to apply for a study period in the third country not associated with the Programme are third-cycle students or PhD students of the Doctoral School that are officially registered at the University of Szczecin and have been selected for mobility.
2. A selected candidate should have completed at least one semester of their third-cycle or doctoral studies before the mobility starts.
3. A mobility for studies is organised in the 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795 project in the following HEIs:
   – Montenegro: University of Montenegro;
   – Georgia: Grigol Robakidze University, Caucasus University, Shota Rustaveli State University;
   – Canada: Concordia University of Edmonton;
   – Sri Lanka: University of Peradeniya, University of Ruhuna, University of Kelaniya.

4. A mobility for studies is organised only on the ground of an interinstitutional agreement that includes a student mobility for studies in a discipline that a doctoral student is educated in.
5. A study period at the partner HEI lasts one semester and takes place in the A.Y. 2023/24 or 2024/25 until 15 July 2025.
6. The mobility participants should have recognition of their study period abroad as equivalent to the period of studies at the University of Szczecin guaranteed.  To do so, a grading scale established by the HEIs participating in the 2022-1-PL01-KA171-HED-000068795 project is applied.
7. A study mobility within the Erasmus+ programme can be organized several times in the entire period of study, with the maximum total duration of the study period and/or traineeship being 12 months at each level of study (1st, 2nd, or 3rd cycle), and in case of a student of a uniform master’s degree programme – 24 months. In each case, the period when a student/doctoral student stayed as a scholarship holder in the LLP-Erasmus or Erasmus+ (with or without a scholarship) will be deducted from the maximum total duration.
8. A mobility is organized according to the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide (https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/programme-guide_en ) and guidelines of Polish National Agency for Erasmus+
   II. Financial aspects
9. Mobility participants receive individual financial support in the amount of 700 EUR per month and an additional grant to cover travel expenses calculated upon a distance using a calculator provided by the European Commission http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
   

   Distance	Amount	Green travel
   10 – 99 km:	23 EUR	x
   100 – 499 km:	180 EUR	210 EUR
   500 -1999 km	275 EUR	320 EUR
   2000 – 2999 km:	360 EUR	410 EUR
   3000 – 3999 km	530 EUR	610 EUR
   4000 – 7999 km	820 EUR	x
   8000 km and above	1500 EUR	x

10. Students who opt for a green travel will receive up to 4 days of additional individual support to cover travel days for a return trip, if relevant.
11. Sustainable means of transport (green travel) is defined as the travel that uses low-emissions means of transport for the main part of the travel, such as bus, train or car-pooling.
12. Top-up amount to individual support and/or travel support for green travel is granted on a basis of student’s statement in the application form. In order to verify the statement, a student is required to show proof of the green travel ( e.g., bus ticket, confirmation from car-pooling application, etc.). The rules of settlement of green travel are regulated separately.
13. A co-financing period is stated in the grant agreement, the minimum lenght of co-financing stay is 60 days, and maximum lenght is 150 days. In the case of incomplete months, the financial support from Erasmus+ EU funds is calculated by multiplying the number of days in the incomplete month with 1/30 of the unit cost per month.
14. A grant received by the participant is meant to be a co-financing that equalizes the difference of costs of living between sending and receiving country. A grant does not cover all costs incurred due to the participant’s stay abroad.
    III. Qualification
15. The primary criterium of the qualification is justifying mobility in the context of the candidate’s doctoral dissertation and research. Moreover, in relation to the working/lecture language, an applicant should document their foreign language competences at least at B2 level.
16.  An additional 0,5 point can be awarded to the applicants for extraordinary achievements, extracurricular activities for the university, etc. The international exchange coordinator in charge of the qualification assigns an additional 0,5 point on the ranking list to the applicants on a basis of the documents attached to the application.
17. In order to verify language competences, the holders of language certificates confirming language skills at at least B2 level according to Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) should attach it to their application. The graduates of foreign philology study programmes are not required to produce such certificate, if it is a language of lectures at the receiving HEI.
18. Language competences at the required level, as well as acceptance and assignment of a tutor, are prerequisites for qualifying for a study mobility. Whereas a ranking criterion that determines granting of the scholarship is the substantive evaluation of the application content.
19. In case of insufficient funds for granting scholarships to all applicants, priority over students/doctoral students from the country in which the host university is located is given to students/doctoral students who do not come from that country.
20. A mobility of a student/doctoral student who comes from a country in which the receiving HEI is located should maintain its international focus and a lanagugae of the mobility should be different from a mother tongue of the student/doctoral student.
21. The first qualification for a study mobility taking place in the first semester of the 2023/24 lasts from 11 April to 14 May 2023. Information about the deadlines and rules of application should be published and available to all potential applicants.
22. If all funds are not used in the first qualification, the coordinators for international exchange open next calls for application until the funds are exhausted on the following dates: from 16 October to 19 November 2023 (a second semester of 2023/24), from 01 March to 02 April 2024 (a first semester of 2024/25), from 07 October to 17 November 2024 (a second semester of 2024/25).
23. Applicants file their online application form in English with the required documents attached.
24. A qualification committee at the Faculty/Doctoral School decides on the positive qualification of the applicant. A ranking list from the qualification commitee meeting is sent to the International Relations Office no later than 7 working days after the call for application is closed.
25. An applicant can appeal to the Dean of a Faculty/Director of the Doctoral School the decision of the committee within 5 working days from the decision being published. A decision of of the Dean of a Faculty/Director of the Doctoral School can be appealed within 5 days since the second decision was received to the Vi-ce Rector responsible for the international relations. A decision of the vice-rector responsible for the international relations is final and binding.
26. A candidate who received a positive decision from the qualification committee but does not have a certificate confirming his language competences can participate in the level test according to the rules established by the International Relations Department.
27. The International Relations Department within 14 days since the qualification ended sends application documents to the receiving HEIs.
28. The receiving HEIs verify sent applications within 14 days and assign scientific supervisors to the number of candidates within a limit set out in the project budget.
    IV. Erasmus+ grant agreement
29. An applicant becomes a participant of the Erasmus+ programme when signing the grant agreement. The grant agreement is a basis for the grant payment. A scholarship rate, the total amount of the co-financing, bank account details where scholarship should be paid, period of the mobility (period of co-financing) and obligations of the signing parties. The grant agreement is signed by the student/doctoral student and a legal representative of the University of Szczecin.
30. The grant agreement is signed, provided that a student/doctoral student presents the following documents:
    • Learning Agreement for Studies signed by a relevant coordinator for international exchange;
    • Consent for a mobility issued by the Dean of a faculty, the Rector’s plenipotentiary for doctoral studies and a supervisor, or by the Director of the Doctoral School and a supervisor;
    • Proof of required insurance.
31.  Students/doctoral students registered at several study programmes should settle their absence in advance, for example Dean’s leave, individual organisation of studies.
    V. Changes to Learning Agreement during the mobility
32. In case if the Learning Agreement cannot be fulfilled as approved before the mobility for reasons beyond the control of the student / doctoral student, it is allowed to make amendments such as changing, deleting and adding new subjects.
33. Changes introduced are subject to the approval of the home faculty/ Doctoral School within 1 month since classes at the partner HEI started. The changes are approved by signing „during the mobility” part of the Learning Agreement. Lack of approval or lack of request of approval and passing subjects not listed in LA may be construed as failure to meet the terms of the grant agreement and may result in return of the scholarship and lack of recognition of the unapproved subjects.
34. To make changes to the LA, the participant should fill in the ‚during mobility’ part of the LA, sign and get confirmation from the relevant coordinator at the partner HEI, upload the document to the online application system to receive approval from the coordinator at the University of Szczecin. The coordinator approves the changes by signing the document and uploading it to the online application system as well.
    VI. Settlement of the scholarship
35. Within two weeks of the end of the scholarship period, the participant must provide the following documents:
    – Original ‘Before the mobility’ part of Learning Agreement signed by both the sending and receiving institutions;
    – Original part of the ‚During mobility’ of the Learning Agreement signed by the both sending and receiving institutions, if relevant;
    – Original ‚Section to be completed after mobility’ part of the Learning Agreement signed by the receiving institution.
36. A student/doctoral student is obliged to fill in the on-line participant report.
37. A student/doctoral student is also obliged to contact the coordinator and settle/credit their stay abroad at the University of Szczecin.
38. The recognition of the period of stay abroad of the student / doctoral student as equivalent to their stay in their home institution is carried out in accordance with the Rules and Regulations of Studies/Doctoral Studies. The coordinator for international exchange fills Table E of „Section to be completed after the mobility” in and sends original of it to the International Relations Department.

Translation based on Polish text approved
by the Vice-Rector for Organization.
Original documents available
at the International Relations Dept. by request.