logo

Dla Erasmus Club

Zasady rozliczania wydatków Erasmus Club

  1. Przed rozpoczęciem każdego semestru, przewodniczący Erasmus Club (EC) powinien złożyć w Dziale Spraw Międzynarodowych (DSM):
  2. Aby otrzymać fundusze na planowany wydatek należy złożyć w DSM podanie dot. refundacji/dofinansowania wg wzoru. Suma wydatków EC nie może przekroczyć kwoty przyznanej w planie wydatków na wsparcie organizacyjne (OS) w danym projekcie.
  3. Przed każdym złożeniem podania należy sprawdzić czy towar/usługa jest objęty umową przetargową US (http://www.zp.univ.szczecin.pl).
  4. Podania o refundację/dofinansowanie zakupu towarów/usług, które nie wymagają złożenia zamówienia przez DSM należy składać u Koordynatora Uczelnianego programu Erasmus+: kraje programu minimum dwa tygodnie przez planowanym wydarzeniem.
  5. Podania o refundację/dofinansowanie zakupu towarów/usług, które wymagają złożenia zamówienia przez DSM należy składać u Koordynatora Uczelnianego programu Erasmus+: kraje programu trzy tygodnie przez wydarzeniem, przy czym należy do nich dołączyć wypełniony formularz zamówienia odpowiedni dla tej umowy.
    W przypadku dostarczenia podania w terminie krótszym niż trzy tygodnie, DSM nie ponosi odpowiedzialności za niedostarczenie ich w terminie wydarzenia.
  6. Rozliczenie zakupu towarów/usług:
    • przyznane dofinansowanie uczelniana organizacja studencka może wykorzystać:
      • w formie faktur płatnych przelewem (z odroczonym terminem płatności, min. 14 dni),
      • w formie dokonanego przez Uniwersytet Szczeciński zwrotu poniesionych wydatków, na podstawie faktur i rachunków;
    • faktury i rachunki, o których mowa w ust. 6 pkt. a) muszą być wystawione na dane:
      Uniwersytet Szczeciński
      Aleja Papieża Jana Pawła II 22A
      70-453 Szczecin
      NIP: 851-02-08-005;
    • każda faktura i rachunek musi zawierać opis, na odwrocie (w górnej części), potwierdzający wykorzystanie środków dla potrzeb EC na zadanie, na które zostało przyznane dofinansowanie (podać nazwę, liczbę uczestników z US). Opis na fakturach i rachunkach musi zostać podpisany przez osobę, która zapłaciła za towar/usługę;
    • faktura/rachunek musi być dostarczona do DSM w oryginale;
    • zarówno kwota brutto faktury/rachunku musi być mniejsza niż 5 000,00 PLN, jak i kwota brutto dot. jednej usługi (niezależnie od liczby faktur/rachunków) musi być mniejsza niż 5 000,00 PLN;
    • w przypadku zwrotu poniesionych wydatków:
      • pod opisem zadania należy podać dane osoby, która dokonała zapłaty w celu wykonania refundacji (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, dane bakowe: nazwa banku, numer rachunku, waluta rachunku, ew. numer SWIFT/BIC);
      • jeżeli faktura/rachunek została zapłacona przelewem, należy dołączyć potwierdzenie przelewu;
  7. Podania oraz rozliczenia wydatków mogą być składane wyłącznie przez studentów/doktorantów US. Wydatki poniesione przez osoby niebędące studentami/doktorantami US nie podlegają rozliczeniu w DSM.

dokumenty do pobrania

zał. 1 sprawozdanie
zał. 2 ramowy plan zadań
zał. 3 podanie

Zasady rozliczania wydatków zatw. w 2015r.

  1. Aby otrzymać fundusze na planowany wydatek należy złożyć w Dziale Spraw Międzynarodowych PODANIE ESN US SZCZECIN DOT. REFUNDACJI/DOFINANSOWANIA. Suma wydatków ESN US SZCZECIN nie może przekroczyć kwoty przyznanej dla ESN w planie wydatków na wsparcie organizacyjne (OS) w danym roku akademickim.
  2. Przed każdym złożeniem podania należy sprawdzić czy towar/usługa jest objęty umową przetargową US ( http://www.zp.univ.szczecin.pl ) oraz określić, czy dany towar/usługa wymaga złożenia zamówienia przez Dział Spraw Międzynarodowych (DSM składa zamówienia przede wszystkim na zakup gadżetów/materiałów promocyjnych oraz druk publikacji).
  3. Podania o refundację/dofinansowanie zakupu towarów/usług, które nie wymagają złożenia zamówienia w firmie/instytucji przez Dział Spraw Międzynarodowych należy składać u Koordynatora Uczelnianego programu Erasmus minimum dwa tygodnie przez planowanym wydarzeniem.W przypadku, gdy wydatek jest związany z podróżą krajową lub zagraniczną reprezentanta ESN Szczecin, obowiązuje ZARZĄDZENIE Nr 2/2015 REKTORA UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO z dnia 12 stycznia 2015r. w sprawie podróży służbowych, co oznacza m.in.:
      • zastąpienie podania wnioskiem wyjazdowym według wzoru zatwierdzonego przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej dla danego roku akademickiego. Wniosek powinien być dodatkowo zaopiniowany przez opiekuna koła.
      • obowiązek podpisania umowy cywilno-prawnej dotyczącej wyjazdu (załącznik nr 1 do Zarządzenia) według wzoru zatwierdzonego przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej dla danego roku akademickiego. Umowa, z podpisem osoby realizującej wyjazd, powinna być załączona do wniosku.
      • konieczność rozliczenia wydatków na podstawie druku polecenia wyjazdu służbowego (delegacji).

    Wydatki związane z podróżą krajową lub zagraniczną mogą być realizowane tylko przez studentów US i nie mogą dotyczyć wycieczek krajowych lub/i zagranicznych, w których uczestnikami byliby studenci uczelni zagranicznych realizujący pobyt na studia/praktykę w US w ramach programu Erasmus+, Mobilność Edukacyjna lub/i studenci ESN US SZCZECIN.

  4. Podania o refundację/dofinansowanie zakupu towarów/usług, które wymagają złożenia zamówienia w firmie/instytucji przez Dział Spraw Międzynarodowych należy składać u osoby kontaktowej dla przyjazdów studentów w programie Erasmus+ trzy tygodnie przez wydarzeniem, przy czym:
    1. jeżeli na towar/usługę jest podpisana umowa przetargowa US, należy do nich dołączyć wypełniony formularz zamówienia odpowiedni dla tej umowy;
    2. jeżeli na towar/usługę nie ma podpisanej umowy przetargowej US, pole „Firma/instytucja, w której dokonany będzie zakup towaru/usługi” w PODANIU ESN US SZCZECIN DOT. REFUNDACJI/DOFINANSOWANIA należy zostawić puste (DSM złoży zapytania ofertowe do min. 3 firm, z których wybierze najkorzystniejszą ofertę i skontaktuje się z ESN US Szczecin w sprawie złożenia konkretnego zamówienia);W przypadku dostarczenia podania w terminie krótszym niż trzy tygodnie, materiały zostaną zamówione i DSM nie ponosi odpowiedzialności za niedostarczenie ich w terminie wydarzenia.
  5. Rozliczenie zakupu towarów/usług odbywa się na podstawie oryginałufaktury/rachunku za zakup towarów/usług, przy czym:
    1. faktura/rachunek musi być wystawiona na US (Uniwersytet Szczeciński, al. Papieża Jana Pawła II 22a, 70-453 Szczecin, NIP 851-020-80-05);
    2. faktura/rachunek musi być dostarczona do Działu Spraw Międzynarodowych (DSM, Uniwersytet Szczeciński, al. Papieża Jana Pawła II 31, 70-453 Szczecin);
    3. zarówno kwota brutto faktury/rachunku musi być mniejsza niż 2 000,00 PLN, jak i kwota brutto dot. jednej usługi (niezależnie od liczby faktur/rachunków) musi być mniejsza niż 2 000,00 PLN;
    4. faktura/rachunek musi być opisana na odwrocie i podpisana przez osobę, która zapłaciła za towar/usługę; w opisie należy podać informację dot. wydarzenia (nazwa, data, ilość uczestników), dane osoby, która dokonała zapłaty do dokonania refundacji (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, dane bakowe: nazwa banku, numer rachunku, waluta rachunku, ew. numer SWIFT/BIC;
    5. jeżeli faktura/rachunek została zapłacona przelewem, należy dołączyć potwierdzenie przelewu;
    6. jeżeli towar/usługa był przewidziany na wydarzenie związane z udziałem studentów zagranicznych, należy dołączyć listę imienną uczestników z podpisami oraz z podziałem na uczelnie;
    7. DSM refunduje jedynie zapłacone kwoty – nie płaci faktur płatnych przelewem.

 

Obowiązkowa umowa cywilno-prawna przy wyjeździe ESN 20182019
WNIOSEK_WYJAZDOWY ESN 20182019
PODANIE ESN US SZCZECIN
Samodzielna Sekcja Zamówień Publicznych US
WNIOSEK_WYJAZDOWY ESN 20172018
Obowiązkowa umowa cywilno-prawna przy wyjeździe ESN 20172018

© Copyright - Uniwersytet Szczeciński