STA

1. Do realizacji wyjazdów dydaktycznych (STA) uprawnieni są pracownicy badawczo-dydaktyczni i dydaktyczni realizujący zajęcia dydaktyczne w ramach dyscyplin badawczych prowadzonych przez wydziały US posiadające aktualne umowy Inter-instytucjonalne z uczelniami z krajów programu dotyczące wyjazdów nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w ramach Programu ERASMUS+.
2. Wyjazd STA może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
3. Minimalna liczba godzin dydaktycznych wynosi 8 godzin przy wyjeździe do 1 tygodnia i proporcjonalnie więcej przy wyjeździe powyżej 1 tygodnia.
4. Wyjazdy STA mogą być zrealizowane począwszy od 01/05/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz od 02/01/2024 dla kwalifikacji dodatkowej i maksymalnie do 30/06/2024.
   Wyjazdy niezrealizowane w ramach limitów do 31/12/2023 zostają przesunięte do rezerwy, wraz z zarezerwowanymi dla nich środkam.
5. Wyjazd następuje tylko do uczelni partnerskiej w oparciu o aktualną umowę międzyinstytucjonalną dotyczącą wyjazdów dydaktycznych w ramach Programu ERASMUS+. Umowa międzyinstytucjonalna musi zostać zawarta przed rozpoczęciem kwalifikacji.
6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).
7. Wszelkie dokumenty dot. mobilności są składane w oryginale do DSM oraz poprzez system DreamApply; dokumentów nie należy przesyłać za pomocą EZD.

8. Łączny limit wyjazdów STA wynosi 25, a podstawowy limit każdego z wydziałów wynosi 3 wyjazdy. Pracownicy dydaktyczni zatrudnieni w jednostkach centralnych (np. ACKJ, UCE) są kwalifikowani centralnie przez DSM, a podstawowy limit wyjazdów dla tych jednostek wynosi 1.
9. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STA wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 13-27/02/2023. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie 02-16/10/2023.
10. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
11. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
12. Pracownik może zrealizować jeden wyjazd STA w ramach projektu KA131-2022, chyba że po realizacji wszystkich wyjazdów z listy rezerwowej zostaną wolne środki do wykorzystania.
13. Koordynatorzy ds. wymiany międzynarodowej studentów i kadry akademickiej rozpowszechniają informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy STA i terminach kwalifikacji, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom badawczo-dydaktycznym i dydaktycznym równy dostęp do informacji.
14. Pracownicy zgłaszają się do kwalifikacji w ramach umowy międzyinstytucjonalnej w ramach dyscypliny badawczej, którą reprezentują. Pracownicy, którzy reprezentują więcej niż jedną dyscyplinę mają prawo do aplikowania w ramach każdej z nich.
15. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję na poziomie wydziału składającą się z trzech (gdy liczba koordynatorów na wydziale nie przekracza dwóch) albo z pięciu osób (gdy koordynatorów na wydziale jest trzech lub więcej), w tym wszystkich koordynatorów ds. wymiany powołanych dla dyscyplin prowadzonych przez dany wydział oraz Prodziekana ds. Studentów/Dziekana danego wydziału.
    Komisja powinna wyznaczyć przewodniczącego, odpowiedzialnego za dostarczenie i ewentualne korekty protokołu.
16. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
17. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Nauczania (Mobility Agreement – Staff Mobility for Teaching; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej:
    • ocena celów nauczania (cele jasno i dokładnie sformułowane): 0-2 pkt,
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): niepunktowane, ale wymagane (niewykazanie wartości dodatkowej w kontekście strategii modernizacji lub internacjonalizacji jest równoważne z błędnie złożoną aplikacją),
    • ocena zawartości programu zajęć:
      • • forma zajęć – zajęcia obejmują tylko zagadnienia teoretyczne 1 pkt, zajęcia przewidują aktywność/praktyczne wymiary do zrealizowania dla studentów 2 pkt,
        • liczba tematów zajęć z krótkim opisem (punktowanym osobno) – 1: 1-2pkt, 2: 3-4 pkt, 3 i więcej: 5-6 pkt,
        • opis wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych jakie powstaną lub będą wzmocnione u studenta dzięki uczestnictwu w zajęciach – 0-3 pkt,
    • ocena oczekiwanych rezultatów (co i w jaki sposób uczestnik będzie wdrażał po powrocie): 0-3 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów nauczania i minimalnie 9 punktów łącznie będą odrzucane.

18. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmieniona po zakończeniu kwalifikacji.
19. Zgłoszenia błędnie złożone (np. wybór języka mobilności niezgodnego z umową inter-instytucjonalną z daną uczelnią zagraniczną, błędny kod ISCED lub wydział) nie podlegają ocenie.
20. Uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 2 punktów dodanych pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STA w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich lub 1 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STA w ciągu ostatniego roku akademickiego. Punktacja doliczana jest przez Dział Spraw Międzynarodowych (DSM) po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji wydziałowej.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
21. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
22. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób. Przewodniczący komisji kwalifikacyjnej przesyła do DSM (osoby kontaktowej dla wyjazdów STA) protokół wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA,
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 13/03/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 30/10/2023 dla kwalifikacji dodatkowej.

23. Za termin przyjęcia prawidłowo złożonego protokołu przyjmuje się dzień wpłynięcia potwierdzeń e-mail całego składu komisji.
24. DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STA), w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołu, weryfikuje poprawność protokołu i zgodność treści MA z zasadami określonymi w Przewodniku po programie Erasmus+ oraz wytycznymi FRSE i przyjmuje protokół lub odsyła protokół przewodniczącemu komisji na wydziale do korekty.
25. Protokoły, które zgodnie z punktem 24 zostały odesłane do korekty uznaje się za przyjęte w dniu dostarczenia wersji pierwotnej, jeśli zostaną skorygowane w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji z DSM (osoby kontaktowej dla wyjazdów STA) o nieprawidłowościach.
26. Niewykorzystanie limitu wyjazdów, tj. brak nadesłania protokołów w terminie określonym w punkcie 22 Zasad lub niewykorzystanie wszystkich miejsc w ramach limitu w kwalifikacji podstawowej skutkuje automatycznym przeniesieniem środków przyznanych na wyjazdy danego wydziału do puli przeznaczonej na realizację wyjazdów rezerwowych.
27. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STA przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
28. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością dostarczenia do DSM kompletu dokumentów (jak w punkcie 42 Zasad), przy czym dokumenty MA oraz potwierdzenie planowanych dat pobytu muszą dodatkowo być dostarczone do DSM w wersji oryginalnej [1]. Komplet dokumentów należy dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.[1] Wersją oryginalną nie jest skan dokumentu. Dokument musi być podpisany oryginalnie długopisem lub elektroniczne. Jeśli dokument ma być podpisany elektronicznie to podpis musi być kwalifikowalny oraz możliwy do weryfikacji przez DSM. Informacje nt. podpisów kwalifikowalnych: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075
29. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STA) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji (także o zakwalifikowaniu w ramach rezerwy – lista rezerwowa) oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
30. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

31. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
32. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
33. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
34. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STA wynosi:
    

    Grupa	Kraje należące do danej grupy	Dzienna stawka w EUR
    1	Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja	180
    2	Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy	160
    3	Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry	140

35. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    

    Odległość	Ryczałt na koszty podróży na uczestnika	Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km	23 EUR
    100-499 km	180 EUR	210 EUR
    500-1999 km	275 EUR	320 EUR
    2000-2999 km	360 EUR	410 EUR
    3000-3999 km	530 EUR	610 EUR
    4000-7999 km	820 EUR
    8000 km lub więcej	1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

36. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
37. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STA) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
38. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

39. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
40. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
41. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
42. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz zaakceptowanego/podpisanego przez wyjeżdżającego pracownika, właściwego koordynatora ds. wymiany w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • dokumentów poświadczających wymagany zakres ubezpieczenia: obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
43. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
44. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STA) umowę stypendialną dla wyjazdu STA nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.
45. Przed rozpoczęciem okresu mobilności pracownik może wypełnić test biegłości językowej OLS w języku mobilności (jeżeli dostępny). Uczestnik może brać udział w kursach językowych OLS począwszy od dnia uzyskania dostępu. Link do platformy OLS jest przesyłany zakwalifikowanym pracownikom przez DSM.

46. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
47. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji – dot. tylko pracowników wyjeżdzających w ramach limitów wydziałowych,
    • dostarczenie potwierdzenia ukończenia mobilności wraz z terminem jej realizacji i liczbą przeprowadzonych jednostek zajęć (min. 8h zajęć na tydzień pobytu) – dopuszczalny skan,
    • oświadczenie green travel – jeśli dotyczy,
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskiej.

STA potw dat
STA MA

STA zasady zaakceptowane przez prorektora ds. organizacji

1. Research-teaching and teaching staff who conduct classes within the research disciplines taught by the faculties of the US which have valid Inter-institutional Agreements with universities from the programme countries concerning the mobility of academic staff for teaching within the ERASMUS+ Programme are entitled to take part in teaching mobility (STA).
2. STA mobility may last a minimum of 2 days and a maximum of 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
3. The minimum number of teaching hours is 8 hours per mobility lasting up to 1 week and proportionally more for mobility lasting over 1 week.
4. STA mobilities can be carried out starting from 01/05/2023 for the basic qualification and from 02/01/2024 for the additional qualification and by 30/06/2024.
   Mobilities not completed within the limits by 31/12/2023 are transferred to the reserve, together with the funds allocated to them.

5. The mobility can be carried out only in a partner university based on the current inter-institutional agreement concerning the mobility within ERASMUS+ Programme. An inter-institutional agreement must be concluded before the beginning of qualification.
6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).
7. All mobility documents are submitted in the original version to the IRD and through DreamApply system; documents should not be sent via EZD.

8. The total limit of STA mobilities is 25, and the basic limit for each of the faculties is 3 mobilities. Teaching staff employed in central units (e.g. ACKJ, UCE) are qualified centrally by the IRD, and the basic limit of mobilities for these units is 1.
9. Employees interested in the mobility apply for the STA mobility qualification by filling in an on-line application form in the DreamApply system (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualifications. The basic qualification takes place between 13/02 and 27/02/2023. Additional qualification will be conducted only in the case of vacancies between 02/10 and 16/10/2023.
10. In the application referred to in point 9, the employee is obliged to use their work e-mail address.
11. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
12. An employee may carry out one STA mobility under the KA131-2022 project, unless free funds are available after all mobilities from the reserve list have been completed.
13. Coordinators for international exchange of students and academic staff disseminate information about the possibility of applying for STA mobility and qualification deadlines, allowing all eligible research-teaching staff and teaching staff equal access to information.
14. Employees take part in the qualification under an inter-institutional agreement within the research discipline they represent. Employees who represent more than one discipline are entitled to apply within each of them.
15. Qualification is conducted by a committee at the faculty level consisting of three (when the number of coordinators at the faculty does not exceed two) or five people (when there are three or more coordinators in the faculty), including all international exchange coordinators appointed for the disciplines taught by a given faculty and the Vice-Dean for Student Affairs/Dean of a given faculty.
    The committee should appoint a chairperson responsible for the submission and possible corrections of the protocol.
16. If the application form under assessment is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is being assessed, and the committee is then supplemented by an appointed person.
17. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Teaching Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Teaching, MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale:
    • assessment of overall objectives of the mobility (clearly and precisely formulated): 0-2 points,
    • assessment of the added value of the mobility (in the context of the modernization and internationalization strategies of the institutions involved): not scored, but required (not demonstrating the added value in the context of the modernization or internationalization strategies is equivalent to an incorrectly submitted application),
    • assessment of the content of the teaching programme:
      • • form of classes – classes cover only theoretical issues 1 point, classes provide for activity/practical dimensions to be implemented for students 2 points,
        • number of topics with a short description (scored separately) – 1: 1-2 points, 2: 3-4 points, 3 and more: 5-6 points,
        • description of knowledge, skills and social competences that will be created or strengthened by students thanks to their participation in classes – 0-3 points,
    • assessment of the expected results (what and how the participant will implement after the mobility): 0-3 points.

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the teaching objectives and a minimum of 9 points in total will be rejected.

18. The assessed substantive content of MA and the planned duration of the mobility cannot be changed once the qualification has been completed.
19. Incorrectly submitted applications (e.g. selection of the mobility language inconsistent with the inter-institutional agreement signed with a given foreign university, incorrect ISCED code or faculty) will not be assessed.
20. An additional score of 2 points is given to an employee who did not complete STA mobility during the last two academic years or 1 point is given to an employee who did not complete STA mobility during the last academic year. The score is added by the International Relations Department (IRD) after the faculty qualification report is delivered.
    If the additional score does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the protocol is decisive.
21. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already carried out in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
22. As a result of the qualification, a protocol including all the candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created. The chairperson of the faculty committee sends to the IRD (contact person for STA mobility) the protocol according to an approved template in electronic form in both variants:
    • Excel file generated on the basis of data from DA system,
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 13/03/2023 at the latest for the basic qualification and by 30/10/2023 at the latest for the additional qualification.

23. The date of acceptance of duly submitted protocol shall be the date on which e-mail confirmations of the entire committee are received.
24. The IRD (contact person for STA mobility), within 5 working days from receiving the protocol, verifies the correctness of the protocol and the compliance of the content of the MA with the rules defined in the Erasmus+ Programme Guide and FDES guidelines and accepts or sends the protocol back to the chairperson of the faculty committee for correction.
25. Protocols sent back for correction in accordance with point 24 shall be deemed accepted on the day of submission of the original version if they are corrected within 5 working days from receiving information from the IRD (contact person for STA mobility) about incorrect input.
26. Failure to use the mobility limits, i.e. failure to send the protocols within the time limit specified in point 22 of the rules, or failure to fill all the places within the basic qualification limit, results in the automatic transfer of funds allocated to the mobility of a given faculty to the pool allocated to reserve mobility.
27. In the case of mobilities from the basic list, the funds for STA mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional score) and within the pool of places covered by the limit.
28. The funds in the reserve are allocated in accordance with the order in which a complete set of documents is delivered to the IRD (as in point 42 of the Rules), with the MA documents and confirmation of the planned dates of stay additionally being delivered to the IRD in the original version. The complete set of documents should be delivered to the IRD not earlier than on the day of receiving information about being qualified for the mobility.
29. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STA mobility) sends to candidates (via e-mail and/or via DA system) individual information about the results of qualification (also about being qualified under the reserve list) and further proceedings in connection with the mobility including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.
30. The candidate has the right to appeal against the committee decision within 5 working days from the announcement of the qualification result to the Vice-Rector for Organization, whose decision is final.

31. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
32. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1 570, including any additional funds granted under the so-called “green travel”.
33. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
34. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STA mobility is:
    

    Group	Countries belonging to the group	Daily rate in EUR
    1	Denmark, Finland, Ireland, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden	180
    2	Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta, Netherlands, Portugal, Spain	160
    3	Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Republic of North Macedonia, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Turkey	140

35. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round trip is taken by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest sections of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    

    Distance	Lump sum for travel costs per participant	Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km	23 EUR
    100-499 km	180 EUR	210 EUR
    500-1999 km	275 EUR	320 EUR
    2000-2999 km	360 EUR	410 EUR
    3000-3999 km	530 EUR	610 EUR
    4000-7999 km	820 EUR
    8000 km or more	1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available on the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

36. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the implementation of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated to reserve mobilities.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution process.
37. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STA mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
38. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

39. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
40. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
41. The agreement specifies the rate and total amount of the scholarship received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
42. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the attachment of scans of the following documents in the DA:
    • MA according to the approved template with the same content in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by the employee, respective international exchange coordinator in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of the planned dates of stay according to the approved template,
    • documents confirming the required scope of insurance: obligatory health insurance,
    • Green Travel declaration – if applicable.
43. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
44. Having attached the required documents in the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STA mobility in the IRD (with the contact person for STA mobility) no later than 14 days and not earlier than two months before the planned departure.
45. Before the start of the mobility period, the staff member may complete the OLS language assessment in the language of the mobility (if available). The Participant can take part in OLS language courses starting from the day of gaining access. A link to the OLS platform is sent to qualified employees by the IRD.

46. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
47. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification – applies only to employees leaving within faculty limits,
    • delivery of the original confirmation of completing the mobility with the dates of its realization and the number of classes conducted (at least 8 hours of classes per week of stay) – scan is acceptable,
    • green travel statement – if applicable,
    • completing an on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

STA confirmation of dates
STA MA