Erasmus+ 2021-2027

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla pracowników niebędących kadrą akademicką w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu KA131-2022

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy administracji wydziałów oraz pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej, dalej zwanych jednostkami administracyjnymi.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/05/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz od 02/01/2024 dla kwalifikacji dodatkowej i maksymalnie do 30/06/2024.
    Wyjazdy niezrealizowane w ramach limitów do 31/12/2023 zostają przesunięte do rezerwy, wraz z zarezerwowanymi dla nich środkami.
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).
  7. Wszelkie dokumenty dot. mobilności są składane w oryginale do DSM oraz poprzez system DreamApply; dokumentów nie należy przesyłać za pomocą EZD.

II. Kwalifikacja

  1. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 19 wyjazdów.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 13/02-13/03/2023. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie: 02-30/10/2023.
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą.
  6. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tej samej jednostki.
  7. Dział Spraw Międzynarodowych przesyła pracownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT oraz rozpowszechnia tę informację poprzez strony internetowe DSM, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom równy dostęp do informacji.
  8. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym prorektora właściwego ds. współpracy międzynarodowej.
  9. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym oraz pytania dodatkowego opisanego w podpunkcie b), według poniższej skali punktowej:
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt,
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z obejmowanym stanowiskiem pracy: 0-3 pkt,
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym),
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): niepunktowane, ale wymagane (niewykazanie wartości dodatkowej w kontekście strategii modernizacji lub internacjonalizacji jest równoważne z błędnie złożoną aplikacją),
    • ocena zawartości programu pracy (np. realność wykonania postawionych zadań):
      • treningowy charakter mobilności – brak jednoznacznego wykazania takiego charakteru oznacza przyznanie 0 punktów za cały program i oznacza odrzucenie aplikacji – 0-1 pkt,
      • wskazanie umiejętności i/lub konkretnej wiedzy, która ma być przedmiotem szkolenia – 0-1 pkt,
      • szczegółowe rozpisanie czynności związanych ze szkoleniem (z uwzględnieniem podziału na dni szkoleniowe oraz efektywności wykorzystania czasu) – 0-3 pkt,
      • ocena realności pełnego wykonania przedstawionego programu 0-1 pkt,
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia oraz minimalnie 1 punktu za ocenę związku z obejmowanym stanowiskiem i minimalnie 9 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  2. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmieniona po zakończeniu kwalifikacji.
  3. W sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń i jeżeli uniemożliwia to rozstrzygnięcie przyznania miejsc na liście rankingowej dla danych pracowników, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 2 punktów dodanych pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich lub 1 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatniego roku akademickiego. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji wciąż nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
  4. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
  5. W wyniku kwalifikacji DSM tworzy protokół z kwalifikacji centralnej zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 03/04/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 20/11/2023 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
  2. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością dostarczenia do DSM kompletu dokumentów (jak w punkcie 38 Zasad), przy czym dokumenty MA oraz potwierdzenie planowanych dat pobytu muszą dodatkowo być dostarczone do DSM w wersji oryginalnej.[1] Komplet dokumentów można dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.
  3. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
  4. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

[1] Wersją oryginalną nie jest skan dokumentu. Dokument musi być podpisany oryginalnie długopisem lub elektroniczne. Jeśli dokument ma być podpisany elektronicznie to podpis musi być kwalifikowalny oraz możliwy do weryfikacji przez DSM. Informacje nt. podpisów kwalifikowalnych: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075\

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności, które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  4. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz  zaakceptowanego/podpisanego przez bezpośrednio przełożonego (kierownika, dyrektora działu, właściwego rektora) II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • dokumentów poświadczających wymagany zakres ubezpieczenia: obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  5. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  6. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem.
  7. Przed rozpoczęciem okresu mobilności pracownik może wypełnić test biegłości językowej OLS w języku mobilności (jeżeli dostępny). Uczestnik może brać udział w kursach językowych OLS począwszy od dnia uzyskania dostępu. Link do platformy OLS jest przesyłany zakwalifikowanym pracownikom przez DSM.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji,
    • dostarczenie potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca) – dopuszczalny skan,
    • oświadczenie green travel – jeśli dotyczy,
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskiej.

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for non-academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project KA131-2022

I. Formal criteria

  1. Non-academic staff employed in the US faculties and in the US administrative units listed in the organisational structure, hereinafter referred to as administrative units, are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility may last a minimum of 2 days and a maximum of 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. The mobility may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT training mobilities can be carried out starting from 01/05/2023 for the basic qualification and from 02/01/2024 for the additional qualification and by 30/06/2024.
    Mobilities not completed within the limits by 31/12/2023 are transferred to the reserve, together with the funds allocated to them.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).
  7. All mobility documents are submitted in the original version to the IRD and through DreamApply system; documents should not be sent via EZD.

II. Qualification

  1. The limit of STT mobilities for non-academic staff is 19 in total.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in an on-line application form in the DreamApply system (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualifications. The basic qualification takes place between 13/02 and 13/03/2023. Additional qualification will be conducted only in the case of vacancies between 02/10 and 30/10/2023.
  3. In the application referred to in point 9, the employee is obliged to use their work e-mail address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading in DA system the document(s) issued by a language school/registered language training company/registered language teacher.
  6. It is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit for mobility to one host institution to achieve a similar goal.
  7. The IRD sends information to employees of the US administrative units by e-mail about the possibility of applying for STT training mobilities and publishes this information on the IRD websites, allowing all eligible employees equal access to information.
  8. Qualification is conducted by a committee of at least three people, including the vice-rector responsible for international cooperation.
  9. If the application form under assessment is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is assessed, and the committee is then supplemented by an appointed person.
  10. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale:
    • assessment of the training objectives (clearly formulated and training-related objectives – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; a training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, widely understood exchange of experiences): 0-3 points
    • assessment of the justification regarding the relationship between the training and the employee’s position.
    • assessment of the justification for the connection between training activity and developing teaching skills and/or designing curricula (in the case of administrative staff, such a relationship is not indicated in the application form)
    • assessment of the added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): not scored (not demonstrating the added value in the context of the modernization or internationalization strategies is equivalent to an incorrectly submitted application),
    • assessment of the content of the training programme (e.g. the feasibility of performing the tasks set):
      • the mobility is implemented solely for training purposes – lack of clear evidence of this fact means 0 points for the entire programme and rejection of the application – 0-1 points,
      • indication of the skills and/or specific knowledge to be acquired during the training – 0-1 points,
      • detailed description of activities related to the training (taking into account the division into training days and working time efficiency) – 0-3 points,
      • assessment of the feasibility of full implementation of the presented programme 0-1 points,
    • assessment of the expected results (what and how the participant will implement after the mobility: 0-2 points, possibility to train other employees or implement the results: 0-1 points): 0-3 points.

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the training objectives and a minimum of 1 point for the assessment of the relationship between the mobility and the employee’s position and a minimum of 9 points in total will be rejected.

  1. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  2. The assessed substantive content of MA and the planned duration of the mobility cannot be changed once the qualification has been completed.
  3. An additional score of 2 points is given to an employee who did not complete STT mobility during the last two academic years or 1 point is given to an employee who did not complete STT mobility during the last academic year. The score is added by the International Relations Department (IRD) after the faculty qualification report is delivered.
    If the additional score does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the protocol is decisive.
  4. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already realized in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
  5. As a result of the qualification, the IRD creates a protocol of the central qualification including all the candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons according an approved template in electronic form in two variants:
    • Excel file generated on the basis of data from DA system,
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 03/04/2022 at the latest for the basic qualification and by 20/11/2022 at the latest for the additional qualification.

  1. In the case of mobilities from the basic list, the funds for STT mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional points) and within the pool of places covered by the limit.
  2. The funds in the reserve are allocated in accordance with the order in which a complete set of documents is delivered to the IRD (as in point 38 of the Rules), with the MA documents and confirmation of the planned dates of stay additionally being delivered to the IRD in the original version.[1] The complete set of documents should be delivered to the IRD not earlier than on the day of receiving information about being qualified for the mobility.
  3. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or via DA system) individual information about the results of qualification (also about being qualified under the reserve list) and further proceedings in connection with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.
  4. The candidate has the right to appeal against the committee decision within 5 working days from the announcement of the qualification result to the Vice-Rector for Organization, whose decision is final.

[1] The original version is not a scan of the document. The document must be signed originally in pen or electronically. If the document is to be signed electronically, the signature must be eligible and verifiable by the IRD. Information on eligible signatures: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075\

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution proc.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
  4. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the attachment of scans of the following documents in the DA:
    • MA according to an approved template with the same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by the employee, respective international exchange coordinator in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • documents confirming the required scope of insurance: obligatory health insurance,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  5. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  6. Having attached the required documents at the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility in the IRD (with the contact person for STA mobility) no later than 14 days and not earlier than two months before the planned departure.
  7. Before the start of the mobility period, the staff member may complete the OLS language assessment in the language of the mobility (if available). The Participant can take part in OLS language courses starting from the day of gaining access. A link to the OLS platform is sent to qualified employees by the IRD.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification – applies only to employees leaving within faculty limits,
    • delivery of the original confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution) – scan is acceptable,
    • green travel statement – if applicable,
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla pracowników niebędących kadrą akademicką w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu nr 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy administracji wydziałów oraz pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej dalej zwanych jednostkami administracyjnymi.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/08/2022 i maksymalnie do 30/09/2023, w tym od 01/08/2022do 31/12/2022 dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 01/08/2022 do 30/09/2023 dla wyjazdów rezerwowych.
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).

II. Kwalifikacja

  1. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 19 wyjazdów.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie  23/05 – 06/06/2022. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona jest w terminie: 29/08 – 12/09/2022.
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 8 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą.
  6. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tej samej jednostki.
  7. Dział Spraw Międzynarodowych (DSM; osoba kontaktowa do wyjazdów STT) przesyła kierownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT oraz rozpowszechnia tę informację poprzez strony internetowe DSM, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom równy dostęp do informacji.
  8. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym prorektora właściwego ds. współpracy międzynarodowej.
  9. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej (wartości dyskretne, tj. punktacja: 0, 1, 2, 3):
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym)
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): 0-2 pkt
    • ocena zawartości programu pracy (np. realność wykonania postawionych zadań): 0-3 pkt
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt
    • uzasadnienie wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą: 0-2 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  2. W sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń i jeżeli uniemożliwia to rozstrzygnięcie przyznania miejsc na liście rankingowej dla danych pracowników, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 0,5 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji wciąż nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
  3. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
  4. W wyniku kwalifikacji DSM tworzy protokół z kwalifikacji centralnej zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 20/06/2022 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 23/09/2022 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
  2. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączenia skanu zatwierdzonego przez wszystkie strony dokumentu.
    • Pracownik zakwalifikowany w kwalifikacji podstawowej w ramach puli rezerwowej (ponad limit) załącza  w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 35 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 12/07/2022. Dokumenty załączone przed tą datą nie będą brane pod uwagę.
    • Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w kwalifikacji dodatkowej załącza w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 35 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 14/10/2022. Dokumenty załączone przed tym terminem nie będą brane pod uwagę.
  3. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności, które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  4. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz  zaakceptowanego/podpisanego przez bezpośrednio przełożonego (kierownika, dyrektora działu, właściwego rektora) II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • potwierdzenia z instytucji przyjmującej (akceptowana forma e-mail) stwierdzające jednoznacznie w jakiej formie realizowana będzie mobilność: z konicznością fizycznego pobytu face to face/formie mieszanej (na miejscu oraz online) – nie może być wystawione wcześniej niż 2 miesiące przed mobilnością.
      W przypadku realizacji mobilności tylko w formie zdalnej/on-line/wirtualnej wyjazd nie jest zasadny,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  5. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  6. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji,
    • dostarczenie oryginału potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca),
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskie.

dokumenty do pobrania

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for non-academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project no. 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Formal criteria

  1. Employees of administration of faculties and employees of the administrative units of the US listed in the organisational structure, hereinafter referred to as administrative units, are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility can last minimum 2 days and maximum 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. Training may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT mobilities can be carried out from 01/08/2022 and up to 30/09/2023, including from 01/08/2022 to 31/12/2022 for departures within the granted limits and from 01/08/2022 to 30/09/2023 for reserve mobility.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).

II. Qualification

  1. The limit of STT mobilities for employees of administrative units is 19 mobilities in total.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in the on-line application form in the DreamApply system (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualification. The basic qualification takes place between 23/05 – 06/06/2022. The additional qualification is carried out 29/08 – 12/09/2022.
  3. In the application referred to in point 8, the employee is obliged to use their work email address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DA.
  6. For a mobility to one host institution in order to achieve a similar goal, it is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit.
  7. International Relations Department (IRD) (the contact person for STT mobilities) sends to the heads of US administrative units via electronic mail an information concerning the possibility of applying for STT mobilities and disseminates this information on IRD’s websites, allowing all eligible staff equal access to information.
  8. Qualification is conducted by a committee of at least three people, including the vice-rector responsible for international cooperation.
  9. If the application form being assessed is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is assessed, and the committee is then additionally supplemented by an appointed person.
  10. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale (discrete values, i.e. scores: 0, 1, 2, 3):
    • assessment of the overall objectives of the mobility (clearly and precisely formulated objectives – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; the training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, generally formulated exchange of experiences): 0-3 points
    • assessment of the justification for the connection between training activity and teaching classes and/or designing curricula (in the case of administration employees, such a relationship is not indicated in the application form)
    • assessment of the added value of mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-2 point
    • assessment of the content of the training programme (e.g. the feasibility of completing the set tasks): 0-3 points
    • assessment of expected outcomes (possibility to use the results directly in one’s own work: 0-2 points, possibility to train other staff or to implement the results: 0-1 point): 0-3 points
    • justification for the mobility in connected with the performed work: 0-2 points

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the learning objectives and a minimum of 6 points in total will be rejected.

  1. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  2. In the event that the same number of points for the qualitative assessment is awarded for two or more applications, and if this prevents the award of places on the ranking list for the given employees, an additional score of 0.5 points is taken into account for the employee who did not complete the STT mobility within the last two academic years. Points are added by IRD upon delivery of the qualification protocol.
    In a situation where the addition of additional scores still does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the ranking list is decisive.
  3. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already realized in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
  4. As a result of the qualification, a protocol including all candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created according to the required model in electronic form in two variants:
    • Excel file generated on the basis of data from the DA
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 20/06/2022 at the latest for the basic qualification and by 23/09/2022 at the latest for the additional qualification.

  1. In case of mobilities from the basic list, the funds for STT mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional points) and within the pool of places covered by the limit.
  2. The funds in the reserve are allocated according to the order (date and time) of enclosing the scan of the MA document approved by all parties.
    • An employee qualified in the basic qualification within the reserve pool (above the limit) shall include in the DA a scan of the approved (as in point 35 of these rules) MA not earlier than 12/07/2022. Documents attached before this date will not be taken into account.
    • An employee qualified for a mobility in the additional qualification shall include in the DA a scan of the approved MA (as in point 35 of these rules) not earlier than on 14/10/2022. Documents submitted before this date will not be taken into account.
  3. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or DA) individual information about the results of the qualification and further proceedings connected with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution proc.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
  4. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the inclusion of scans of the following documents in the DA:
    • MA according to an approved template with the same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by respective supervisor (manager, department director, proper rector) in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • confirmation from the host institution (e-mail is acceptable) stating unambiguously in which form the mobility will be carried out: with the necessity of physical presence face to face/blended (on-site and on-line) – it cannot be issued earlier than 2 months prior the mobility.
      In case of mobility carried out remotely/on-line/virtual only, the physical departure is not justified,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  5. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  6. Having attached the required documents in the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility at the IRD (with the contact person for STT mobility) no later than 14 days before the planned departure.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification,
    • delivery of the original confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution),
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download

🇵🇱 Odbyte szkolenia w ramach Erasmus+ STT można uwzględnić w ocenie okresowej pracowników niebędących nauczycielami akademickimi w Uniwersytecie Szczecińskim.

🇬🇧 The completed trainings under Erasmus + STT can be included in the periodic assessment of employees who are not academic teachers at the University of Szczecin.