Erasmus+ 2021-2027

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla pracowników niebędących kadrą akademicką w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu nr 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy administracji wydziałów oraz pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej dalej zwanych jednostkami administracyjnymi.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/08/2022 i maksymalnie do 30/09/2023, w tym od 01/08/2022do 31/12/2022 dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 01/08/2022 do 30/09/2023 dla wyjazdów rezerwowych.
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).

II. Kwalifikacja

  1. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 19 wyjazdów.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie  23/05 – 06/06/2022. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona jest w terminie: 29/08 – 12/09/2022.
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 8 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą.
  6. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tej samej jednostki.
  7. Dział Spraw Międzynarodowych (DSM; osoba kontaktowa do wyjazdów STT) przesyła kierownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT oraz rozpowszechnia tę informację poprzez strony internetowe DSM, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom równy dostęp do informacji.
  8. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym prorektora właściwego ds. współpracy międzynarodowej.
  9. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej (wartości dyskretne, tj. punktacja: 0, 1, 2, 3):
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym)
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): 0-2 pkt
    • ocena zawartości programu pracy (np. realność wykonania postawionych zadań): 0-3 pkt
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt
    • uzasadnienie wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą: 0-2 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  2. W sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń i jeżeli uniemożliwia to rozstrzygnięcie przyznania miejsc na liście rankingowej dla danych pracowników, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 0,5 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji wciąż nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
  3. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
  4. W wyniku kwalifikacji DSM tworzy protokół z kwalifikacji centralnej zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 20/06/2022 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 23/09/2022 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
  2. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączenia skanu zatwierdzonego przez wszystkie strony dokumentu.
    • Pracownik zakwalifikowany w kwalifikacji podstawowej w ramach puli rezerwowej (ponad limit) załącza  w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 35 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 12/07/2022. Dokumenty załączone przed tą datą nie będą brane pod uwagę.
    • Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w kwalifikacji dodatkowej załącza w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 35 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 14/10/2022. Dokumenty załączone przed tym terminem nie będą brane pod uwagę.
  3. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności, które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  4. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz zaakceptowanego/podpisanego przez wyjeżdżającego pracownika, właściwego koordynatora ds. wymiany w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • potwierdzenia z instytucji przyjmującej (akceptowana forma e-mail) stwierdzające jednoznacznie w jakiej formie realizowana będzie mobilność: z konicznością fizycznego pobytu face to face/formie mieszanej (na miejscu oraz online) – nie może być wystawione wcześniej niż 2 miesiące przed mobilnością.
      W przypadku realizacji mobilności tylko w formie zdalnej/on-line/wirtualnej wyjazd nie jest zasadny,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  5. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  6. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji,
    • dostarczenie oryginału potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca),
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskie.

dokumenty do pobrania

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for non-academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project no. 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Formal criteria

  1. Employees of administration of faculties and employees of the administrative units of the US listed in the organisational structure, hereinafter referred to as administrative units, are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility can last minimum 2 days and maximum 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. Training may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT mobilities can be carried out from 01/08/2022 and up to 30/09/2023, including from 01/08/2022 to 31/12/2022 for departures within the granted limits and from 01/08/2022 to 30/09/2023 for reserve mobility.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).

II. Qualification

  1. The limit of STT mobilities for employees of administrative units is 19 mobilities in total.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in the on-line application form in the DreamApply system (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualification. The basic qualification takes place between 23/05 – 06/06/2022. The additional qualification is carried out 29/08 – 12/09/2022.
  3. In the application referred to in point 8, the employee is obliged to use their work email address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DA.
  6. For a mobility to one host institution in order to achieve a similar goal, it is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit.
  7. International Relations Department (IRD) (the contact person for STT mobilities) sends to the heads of US administrative units via electronic mail an information concerning the possibility of applying for STT mobilities and disseminates this information on IRD’s websites, allowing all eligible staff equal access to information.
  8. Qualification is conducted by a committee of at least three people, including the vice-rector responsible for international cooperation.
  9. If the application form being assessed is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is assessed, and the committee is then additionally supplemented by an appointed person.
  10. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale (discrete values, i.e. scores: 0, 1, 2, 3):
    • assessment of the overall objectives of the mobility (clearly and precisely formulated objectives – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; the training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, generally formulated exchange of experiences): 0-3 points
    • assessment of the justification for the connection between training activity and teaching classes and/or designing curricula (in the case of administration employees, such a relationship is not indicated in the application form)
    • assessment of the added value of mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-2 point
    • assessment of the content of the training programme (e.g. the feasibility of completing the set tasks): 0-3 points
    • assessment of expected outcomes (possibility to use the results directly in one’s own work: 0-2 points, possibility to train other staff or to implement the results: 0-1 point): 0-3 points
    • justification for the mobility in connected with the performed work: 0-2 points

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the learning objectives and a minimum of 6 points in total will be rejected.

  1. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  2. In the event that the same number of points for the qualitative assessment is awarded for two or more applications, and if this prevents the award of places on the ranking list for the given employees, an additional score of 0.5 points is taken into account for the employee who did not complete the STT mobility within the last two academic years. Points are added by IRD upon delivery of the qualification protocol.
    In a situation where the addition of additional scores still does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the ranking list is decisive.
  3. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already realized in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
  4. As a result of the qualification, a protocol including all candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created according to the required model in electronic form in two variants:
    • Excel file generated on the basis of data from the DA
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 20/06/2022 at the latest for the basic qualification and by 23/09/2022 at the latest for the additional qualification.

  1. In case of mobilities from the basic list, the funds for STT mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional points) and within the pool of places covered by the limit.
  2. The funds in the reserve are allocated according to the order (date and time) of enclosing the scan of the MA document approved by all parties.
    • An employee qualified in the basic qualification within the reserve pool (above the limit) shall include in the DA a scan of the approved (as in point 35 of these rules) MA not earlier than 12/07/2022. Documents attached before this date will not be taken into account.
    • An employee qualified for a mobility in the additional qualification shall include in the DA a scan of the approved MA (as in point 35 of these rules) not earlier than on 14/10/2022. Documents submitted before this date will not be taken into account.
  3. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or DA) individual information about the results of the qualification and further proceedings connected with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution proc.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
  4. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the inclusion of scans of the following documents in the DA:
    • MA according to an approved template with the same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by respective supervisor (manager, department director, proper rector) in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • confirmation from the host institution (e-mail is acceptable) stating unambiguously in which form the mobility will be carried out: with the necessity of physical presence face to face/blended (on-site and on-line) – it cannot be issued earlier than 2 months prior the mobility.
      In case of mobility carried out remotely/on-line/virtual only, the physical departure is not justified,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  5. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  6. Having attached the required documents in the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility at the IRD (with the contact person for STT mobility) no later than 14 days before the planned departure.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification,
    • delivery of the original confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution),
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download

Erasmus+ 2014-2020

English version below

Aneks nr 1 do Zasad realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 - Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2020/21 przez pracowników nie będących kadrą akademicką

Aneks nr 1 do Zasad realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 - Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2020/21 przez pracowników nie będących kadrą akademicką

Niniejszym postanawia się, że:

  1. Zmianie ulega nazwa Zasad realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2020/21 przez pracowników nie będących kadrą akademicką. Nowa nazwa otrzymuje brzmienie:

Zasady realizacji przez pracowników nie będących kadrą akademicką wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim, projekt nr 2020-1-PL01-KA103-079006 w roku akademickim 2020/21 oraz 2021/22

  1. Punkt 18 Zasad otrzymuje brzmienie:

Wyjazdy szkoleniowe STT mogą być zrealizowane począwszy od 14 lutego 2021r. i maksymalnie do 31 lipca 2022r. w tym od 14 lutego 2021r. do 31 lipca 2022r. dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 14 maja 2021r. do 31 lipca 2022r. dla wyjazdów rezerwowych.

  1. Punkt 24 Zasad otrzymuje brzmienie:

Po załączeniu w systemie DreamApply wymaganych dokumentów pracownik zawiera w Dziale Spraw Międzynarodowych (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu szkoleniowego STT nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem i w nieprzekraczalnym terminie 30 czerwca 2022r.

Pozostałe warunki Zasad pozostają bez zmian.

Zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) do krajów programu w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 - Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2020/21 przez pracowników nie będących kadrą akademicką

ZASADY OGÓLNE

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych STT uprawnieni są pracownicy administracji wydziałów oraz pracownicy jednostek administracyjnych US wyodrębnionych w strukturze organizacyjnej  dalej zwanych jednostkami administracyjnymi.
  2. Wyjazd szkoleniowy STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni, a kwota przyznanego dofinansowania wynosi maksymalnie 1 330 EUR.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu. W roku akademickim 2020/2021 są to następujące kraje:
  • kraje Unii Europejskiej : Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Łotwa, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Wielka Brytania, Węgry, Włochy.
  • kraje spoza Unii Europejskiej: Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Turcja, Republika Macedonii Północnej, Serbia

Celem wyjazdu szkoleniowego STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).

  1. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 40 wyjazdów.
  2. Limit zostaje utrzymany do dnia zakończenia kwalifikacji dodatkowej.Niewykorzystanie limitu wyjazdów, tj. brak odpowiedniej ilości zgłoszeń lub pomyślnego przejścia kwalifikacji odpowiedniej ilości  pracowników prowadzi do automatycznego przeniesienia środków przyznanych na wyjazdy do puli przeznaczonej na realizację wyjazdów rezerwowych.
  3. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/programme-guide/introduction/how-to-read-programme-guide_pl) oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.
  4. Do dnia 31 października 2020r.:
  • Dział Spraw Międzynarodowych publikuje na stronie dsm.usz.edu.pl w sekcji „Dla pracowników” zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych STT oraz  wzory wymaganych dokumentów.
  • Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa do wyjazdów STT) przesyła kierownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT.

KWALIFIKACJA PODSTAWOWA I DODATKOWA

  1. Pracownicy jednostek administracyjnych zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply dostępny na stronie Działu Spraw Międzynarodowych wybierając _Administracja w terminie: 1–10 stycznia 2021r. dla kwalifikacji podstawowej i w terminie 1-11 kwietnia 2021r. dla kwalifikacji dodatkowej.
  2. Zgłoszenie zawiera część merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training),PROPOSED MOBILITY PROGRAMME oraz uzasadnienia zasadności realizacji wybranego przez pracownika szkolenia w stosunku do zajmowanego stanowiska pracy.
  3. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym Prorektora ds. Organizacji.
  4. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training) oraz uzasadnienia wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej (wartości dyskretne, tj. punktacja: 0, 1, 2, 3):
    a) ocena celów szkoleniaoverall objectives of the mobility(cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt
    b) ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów/Training activity to develop pedagogical and/or curriculum design skills (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym)
    c) ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji)/ Added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-2 pkt
    d) ocena zawartości programu pracy/ activities to be carried out (np. realność wykonania postawionych zadań): 0-3 pkt
    e) ocena oczekiwanych rezultatów/ Expected outcomes and impact (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt
    f) uzasadnienie wyjazdu szkoleniowego w związku z wykonywaną pracą: 0-2 pkt

Dodatkowo, obowiązują następujące zasady kwalifikacji:

– jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w kwalifikacji dodatkowej;

– w zgłoszeniu o którym mowa w punkcie 8 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail, zgodnie z Zarządzeniem Rektora Nr 92/2016 z dnia 1.11.2016r. §4, ustanawiającym sposób komunikacji z pracownikiem;

– zgłoszenia o identycznej treści PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane;

– zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie;

– zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane;

– na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w systemie DreamApply dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą;

– w sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 0,5 punktu w sytuacji, gdy pracownik nie zrealizował wyjazdu szkoleniowego STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich. Punktacja doliczana jest przez Dział Spraw Międzynarodowych przy tworzeniu protokołu z kwalifikacji dla pracowników administracji.

  1. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz lista rankingowa zakwalifikowanych osób. Dział Spraw Międzynarodowych tworzy protokół z kwalifikacji centralnej wg wymaganego wzoru:

 w formie elektronicznej (plik excel wygenerowany z systemu DreamApply)

– oraz w następującej formie elektronicznej: zatwierdzony przez komisję protokół skopiowany do treści e-mail opatrzony potwierdzeniami jego treści całego składu komisji

w terminie do 1 lutego 2021r. dla kwalifikacji podstawowej i do dnia 30 kwietnia 2021r. dla kwalifikacji dodatkowej.  Protokół z każdorazowej kwalifikacji centralnej przechowywany jest w Dziale Spraw Międzynarodowych.

  1. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej,dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów szkoleniowych STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej oraz w ramach puli miejsc objętych limitem. W przypadku wyjazdów rezerwowych, tj. dla wyjazdów osób zakwalifikowanych ponad limit, środki na realizację wyjazdów szkoleniowych STT przyznawane są od 1 marca 2021r. zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączania skanu Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement- Staff Mobility for Training) w systemie DreamApply. Dokumenty załączane przed tą datą nie są brane pod uwagę.
  2. Na podstawie protokołu Dział Spraw Międzynarodowych (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DreamApply) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji, kwocie przyznanego stypendium (także o zakwalifikowaniu w ramach rezerwy – lista rezerwowa, lub o grancie zerowym) oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.

PULA REZERWOWA

  1. Zakwalifikowany na wyjazd w ramach puli rezerwowej pracownik w terminie od 1 marca 2021r. załącza w systemie DreamApply skan zatwierdzonego (zgodnie punktem nr 19 niniejszych zasad) Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig). Dokumenty załączone przed tą datą nie będą brane pod uwagę.
  2. Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w kwalifikacji dodatkowej załącza w systemie DreamApply skan zatwierdzonego (zgodnie z punktem nr 19 niniejszych zasad) Indywidualnego Programu Nauczania (Mobility Agreement- Staff Mobility for Teaching) nie wcześniej niż przed otrzymaniem informacji o zakwalifikowaniu jak w punkcie nr Dokumenty załączane przed tym terminem nie będą brane pod uwagę.
  3. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączenia skanu dokumentu w systemie jak w punktach powyżej.

REALIZACJA

  1. Wyjazdy szkoleniowe STT mogą być zrealizowane począwszy od 14 lutego 2021r. i maksymalnie do 30 września 2021r. w tym od 14 lutego 2021r. do 31 lipca 2021r. dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 14 maja 2021r. do 30 września 2021r. dla wyjazdów
  2. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DreamApply:
  • Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig) wg. zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią identyczną  do tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DreamApply, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz  zaakceptowanego/podpisanego przez bezpośrednio przełożonego (kierownika, dyrektora działu, właściwego rektora) II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez instytucję goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution.
  • POTWIERDZENIA PLANOWANYCH DAT POBYTU dot. wyjazdu STT wg zatwierdzonego wzoru
  • Potwierdzenia z instytucji przyjmującej (akceptowana treść e-mail) stwierdzające jednoznacznie w jakiej formie realizowana będzie mobilność: z koniecznością fizycznego pobytu face to face/zdalnej (wirtualnej, on-line)/formie łączonej (hybrydowej). W przypadku realizacji mobilności tylko w formie zdalnej/on-line/wirtualnej wyjazd nie jest zasadny.
  1. Wysokość przyznanego dofinansowania i sposób jego wypłaty określają odrębne zasady przyjęte w US.
  2. Potwierdzenie planowanych dat pobytu przez instytucję przyjmującą/goszczącą może nastąpić najpóźniej na 14 dni przed planowanym wyjazdem, wymaga jednak załączenia w systemie DreamApply: skanu zatwierdzonego Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement– Staff Mobility for Trainig) z potwierdzonym terminem realizacji lub kopii informacji e-mail/indywidualnego zaproszenia z potwierdzonym terminem realizacji Indywidualnego Programu z instytucji przyjmującej/goszczącej.
  3. W czasie realizacji mobilności pracownik musi pozostawać w czynnym stosunku pracy z uczelnią macierzystą (nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie).
  4. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między mobilnościami realizowanymi w ramach programu.
  5. Po załączeniu w systemie DreamApply wymaganych dokumentów pracownik zawiera w Dziale Spraw Międzynarodowych (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu szkoleniowego STT nie później niż na 14 dni przed planowanym wyjazdem i w nieprzekraczalnym  terminie 31 sierpnia 2021r.

FINANSOWANIE

  1. Umowa stanowi podstawę do przekazania kwoty stypendium (waluta EUR) na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DreamApply.
  2. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota  w walucie EUR otrzymanego stypendium, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  3. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas faktycznego pobytu za granicą.

ROZLICZENIE ZE ZREALIZOWANEJ MOBILNOŚCI

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w Dziale Spraw Międzynarodowych.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia wyjazdu to:
  • dostarczenie do DSM oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego Programu Szkolenia (Staff Mobility for Training- Mobility Agreement) złożonego podczas kwalifikacji,
  • złożenie w DSM  potwierdzenia ukończenia szkolenia ze wskazanym  terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca/goszcząca),
  • uzupełnienie ankiety on-line.

REZYGNACJA

  1. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia Dział Spraw Międzynarodowych (osobę kontaktową dla wyjazdów STT)o ewentualnej rezygnacji w wyjazdów w formie informacji mailowej. Rezygnacja z wyjazdu powoduje przeniesienie środków przeznaczonych na dany wyjazd do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.

English version

The rules for carrying out training mobility (STT) to the programme countries within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin in the academic year 2020/21 for Non- Academic Staff

GENERAL RULES

  1. Employees of faculty administrations and employees of the administrative units of the University of Szczecin separated in the organisational structure, hereinafter referred to as administrative units, are authorised to carry out STT mobilities.
  2. An STT training mobility can last minimum 2 days and maximum 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days and a maximum financing in the amount of EUR 1,330.
  3. The mobility may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the Program Countries. For the academic year 2020/2021, these countries include:
  • countries of the European Union: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, United Kingdom.
  • countries outside the European Union: Iceland, Liechtenstein, Norway, Turkey, Republic of North Macedonia, Serbia

The aim of the STT mobility is to provide in-service training at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).

  1. The limit of STT training mobilities for employees of administrative units is 40 mobilities in total.
  2. The limit is maintained until the end of the additional qualification. Failure to use the mobility limit, ie the lack of the appropriate number of applications or the successful transition of the qualifications of the appropriate number of employees, results in an automatic transfer of funds granted for mobilities of a given faculty to the pool intended for realisation of reserve mobilities.
  3. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/programme-guide/introduction/how-to-read-programme-guide_pl) and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland – Foundation for the Development of the Education System.
  4. By 31 October 2020:
  • On the website: http://dsm.usz.edu.pl, the International Office publishes  the formal procedures for STT training mobilities to the programme countries and specimens of the required documents in the “For employees” section.
  • International Office (the contact person for STT mobilities) sends the heads of US administrative units via electronic mail an information concerning the possibility of applying for STT training mobilities.

PRIMARY AND SUPPLEMENTARY QUALIFICATION

  1. Administrative units employees interested in the mobilities apply for the STT training mobility qualification by filling in the on-line application form in the DreamApply systemavailable on the website of the Department of International Office by selecting _Administartion in the period: 1–10 January 2021 for the basic qualification and from 1-11 April 2021 for an additional qualification.
  2. The application includes the content part of the Individual Mobility Agreement – Staff Mobility for Training, PROPOSED MOBILITY PROGRAMME and job-related justification.
  3. The qualification procedure is conducted by a committee of at least three persons, including the Vice-Rector for Organisation.
  4. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training) described by the employee in the application form according to the following point scale (discrete values, i.e. scores: 0, 1, 2, 3):
    • assessment of the overall objectives of the mobility (objectives clearly and precisely formulated- the purpose of the trip is to acquire specific knowledge and / or skills; the training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing a contract or discussing the terms of cooperation, generally formulated exchange of experiences): 0-3 points
    • Assessment of the justification for the connection between training activity to develop pedagogical and/or curriculum design skills ((in the case of administration employees, such a relationship is not indicated in the application form)
    • assessment of the added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved)/Added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-2 point
    • assessment of the content of the training programme/ activities to be carried out (e.g. the feasibility of completing the tasks set): 0-3 points
    • assessment of expected outcomes and impact (possibility to use the results directly in one’s own work: 0-2 points, possibility to train other staff or to implement the results: 0-1 point): 0-3 points
    • the job-related justification for the mobility: 0-2 points

In addition, the following eligibility rules shall apply:

– one employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification,

– in the application referred to in item 10, the employee is obliged to use the official email address, in accordance with the Order of the Rector No. 92/2016 dated 01/11/2016 § 4, establishing the method of communication with an employee,

– applications with identical PROPOSED MOBILITY PROGRAMME content for different mobilities of the same employee (including already completed mobilities) or by two or more employees will be rejected,

– Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the learning objectives and a minimum of 6 points in total will be rejected,

– Employees, who, at the time of submitting the application, can prove that they have formally studied the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months can apply for the language training courses by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DreamApply system;

– In the event that an identical number of points is awarded for the qualitative assessment of two or more applications, an additional score of 0.5 points is taken into account if the employee has not carried out a STT training mobility in the last two academic years. The score is added by the International Office upon delivery of the faculty qualification report.

  1. As a result of the qualification, a ranking list is created listing all candidates who have qualified and a ranking list of those who have qualified. The International Office generates the ranking list on the central qualification according to the required model:

in electronic form (excel file generated from the DreamApply system)

– and in the following electronic form: the ranking list approved by the committee copied to the content of the e-mail with confirmations of its content by the entire committee members by 1 February 2021 for the basic qualification and by 30 April 2021 for the supplementary qualification. The ranking list of each central qualification are kept in the International Office.

  1. In case of mobilities concerning the primary list, the funds for STT training mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional points) and within the envelope of places covered by the limit. In case of reserve mobilities, i.e. for the mobilities of persons qualified over the limit and mobilities from supplementary qualifications, funds for STT training mobilities are granted from 1 March 2021according to the order (date and time) of uploading a scan of the approved The student has to upload the approved Mobility Agreement- Staff Mobility for Training in the DreamApply system. Documents enclosed before that date shall not be taken into consideration.
  2. By virtue of the accepted ranking list, the  International Office (the contact person for STT training mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or DreamApply system) individual information about the results of the qualification, the amount of the scholarship granted (also about qualifying for the reserve list or a zero grant) and further proceedings connected with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.

RESERVE MOBILITIES

  1. A staff member, who has been qualified for a mobility within the reserve envelope shall attach a scan of the approved (as in item 19 of these rules) Individual Mobility Agreement – Staff Mobility for Training in the DreamApply system by 1 March 2021. Documents enclosed before that date shall not be taken into consideration.
  2. A staff member qualified for the mobility in the supplementary qualification shall attach a scan of the approved (as in point 19 of these rules) Individual Mobility Agreement – Staff Mobility for Training in the DreamApply system not earlier than before receiving the information about the qualification. Documents enclosed before that date shall not be taken into consideration.
  3. Funds within the reserve are allocated in accordance with the order (date and time) in which the scans approved by all parties to the document pursuant to the points above are attached.

IMPLEMENTATION

  1. STT training mobilities can be carried out from 14 February 2021 and by 30 September 2021 at the latest, including from 14 February 2021 to 31 July 2021 for mobilities  within the allocated limitsand from 15 May 2021 to 30 September 2021 for reserve mobilities.
  2. The scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the inclusion of scans of the following documents in the DreamApply system:
  • Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training) according to an approved template with the same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME with the content identical to this section in the DreamApply application form, formally complete (filled in the required sections) and  approved/signed by respective supervisor (manager, department director, proper rector) II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution.
  • CONFIRMATION OF PLANNED DATES OF STAY concerning the STT mobility according to the approved model
  • Confirmation from the host institution (e-mail is acceptable) stating unambiguously in which form the mobility will be carried out: with the necessity of physical presence face to face/remote (virtual, on-line)/combined (hybrid) form. If the mobility is carried out remotely/on-line/virtual only, the trip is not justified.
  1. The amount of the grant awarded and the method of its paying shall be determined by separate rules adopted by the University of Szczecin.
  2. Confirmation of the planned dates of stay by the host institution can be done at the latest 14 days before the planned departure, but it requires the Individual Mobility Agreement – Staff Mobility for Training to be uploaded to the DreamApply system with the confirmed date of implementation or a copy of the e-mail/individual invitation with the confirmed date of implementation from the host institution.
  3. During the mobility, an employee must be in an active employment relationship with the home university (they cannot be on leave).
  4. A break of at least 5 days must be observed between mobilities within the framework of the programme.
  5. Having attached the required documents in the DreamApply system, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT training mobility at the International Office (at the contact person for STT mobilities) no later than 14 days before the planned departure and by 31 August 2021.

FINANCING

  1. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DreamApply application form.
  2. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the duration of the stay, the funding period and the mutual obligations of the staff member and the home university, including the obligation to settle accounts.
  3. The participant will receive a scholarship only for the duration of the actual stay abroad.

SETTLEMENT OF THE MOBILITY

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to account for the trip to the Department of International Office.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
  • submission of the completed and approved original copy of Staff Mobility for Training – Mobility Agreement submitted during the qualification process,
  • submission of the original copy of the confirmation of completion of the Training Programme, including the date of completion,
  • completing the on-line survey.

RESIGNATION

  1. Candidates are obliged to inform the Department for International Office (the contact person for STT mobilities) about any withdrawal from the mobility in the form of an e-mail information.Resignation from the mobility will result in the funds allocated for the individual lump sum being transferred to the envelope of funds destined for reserve mobilities.