Wyjazdy krótkoterminowe / Short-term mobility

1. Do wyjazdu krótkoterminowego w Programie Erasmus+ uprawnione są osoby:
   1. formalnie zarejestrowane w Uniwersytecie Szczecińskim (US) jako studenci kierunku studiów prowadzących do otrzymania dyplomu studiów licencjackich/inżynierskich, magisterskich lub jako uczestnicy studiów doktoranckich/doktoranci w Szkole Doktorskiej Uniwersytetu Szczecińskiego (SD),
   2. które ukończyły studia w US, tzw. recent graduates – pod warunkiem przystąpienia do kwalifikacji na ostatnim roku studiów i zrealizowania praktyki w okresie 12 miesięcy od ukończenia studiów/SD,
   3. które pomyślnie przeszły proces rekrutacji i zostały zakwalifikowane do wyjazdu.
2. W momencie wyjazdu osoba zakwalifikowana do wyjazdu w programie Erasmus+ powinna mieć ukończony co najmniej pierwszy rok studiów I stopnia.
3. W trakcie trwania wyjazdu w programie Erasmus+ student/doktorant nie może przystąpić do egzaminu dyplomowego/obrony pracy dyplomowej/doktorskiej.
4. Wyjazd może być zrealizowany do uczelni partnerskich oraz instytucji zarejestrowanych w krajach uczestniczących w programie Erasmus+ tzw. krajach programu, uwzględnionych w Przewodniku po Programie.
5. Wyjazd na studia w Programie Erasmus+ może być zrealizowany tylko w ramach umowy z uczelnią partnerską, która przewiduje mobilność studentów/doktorantów „wyjazd na studia” z opcją Blended mobility i podpisaną przed podejściem do kwalifikacji. Uczelnia partnerska w krajach programu musi posiadać tzw. Kartę ECHE (Erasmus Charter for Higher Education), przyznaną przez Komisję Europejską, ważną na rok akademicki wyjazdu, uprawniającą do uczestnictwa w Programie.
6. Wyjazd na praktykę może być zrealizowany w instytucjach, takich jak uczelnie, instytuty naukowe, placówki badawcze, placówki oświatowe, przedsiębiorstwa, organizacje kościelne, stowarzyszenia, partie polityczne, organizacje pozarządowe i in. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii wymienionych na stronie https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies_en.
7. Okres mobilności trwa od 5 do 30 dni mobilności fizycznej, a w przypadku wyjazdu studentów mobilność musi również uwzględniać komponent wirtualny (w przypadku doktorantów jest to komponent opcjonalny) i jest realizowany w ramach danego roku akademickiego. Komponent wirtualny powinien być komplementarny względem mobilności fizycznej oraz promować zdalną konstruktywną współpracę z innymi studentami biorącymi udział w wymianie.
8. Wyjazdy w Programie Erasmus+ można zrealizować wielokrotnie w całkowitym okresie studiowania, przy czym maksymalny łączny okres pobytu na studiach i/lub praktyce wynosi 12 miesięcy na każdym stopniu studiów (I, II lub III), a w przypadku studenta jednolitych studiów magisterskich – 24 miesiące. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu stypendialnego zostanie odjęty okres, przez który student/doktorant przebywał w przeszłości jako stypendysta LLP-Erasmus lub Erasmus+ (ze stypendium lub bez).
9. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po Programie Erasmus+ (najbardziej aktualna wersja obowiązująca w momencie kwalifikacji) oraz z wytycznymi Narodowej Agencji Programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE): https://erasmusplus.org.pl/sektory/szkolnictwo-wyzsze/akcja-1-mobilnosc-edukacyjna

10. Kwalifikacja odbywa się w trybie ciągłym.
11. Podstawowymi kryteriami kwalifikacji są:

• znajomość języka, w którym realizowana będzie mobilność, co najmniej na poziomie B1 zgodnie z Common European Framework of Reference for Languages (CEFR);
• list motywacyjny.

12. Kwalifikacja na wyjazd odbywa się dwuetapowo:

• na wydziale, z którego student/doktorant będzie chciał zrealizować wyjazd, przez koordynatorów ds. wymiany międzynarodowej lub w SD przez koordynatora szkoły doktorskiej ds. wymiany międzynarodowej (dalej „koordynator/zy”),
• weryfikacja znajomości języka obcego, w którym realizowana będzie mobilność.

13. Kwalifikacja dotyczy jednego kierunku studiów. Studenci zarejestrowani na kilku kierunkach zobowiązani są do uregulowania kwestii swojej nieobecności w sposób przyjęty na danym wydziale (indywidualna organizacja studiów, urlop dziekański).
14. Osoby przystępujące do kwalifikacji wypełniają formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA). W zgłoszeniu należy uwzględnić dokumenty: potwierdzające uprawnienie do stypendium socjalnego US, potwierdzające stopień niepełnosprawności i posiadane certyfikaty/uprawnienia językowe.
15. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje właściwy koordynator w ciągu 7 dni roboczych od złożenia aplikacji w DA. Akceptacja aplikacji w systemie DA oznacza wstępne zakwalifikowanie na wyjazd.
16. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji koordynatora w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.
17. Osoby, które pomyślnie przeszły kwalifikację na poziomie wydziału/SD, przystępują do weryfikacji języka obcego na zasadach określonych przez DSM.
18. Osoby zakwalifikowane informowane są przez DSM o dalszych formalnościach i dokumentach dotyczących wyjazdu.

19. Osoby wyjeżdżające mogą otrzymać dofinansowanie w postaci grantu, którego dzienna stawka uzależniona jest od długości pobytu. Stypendium wypłacane jest tylko za czas fizycznego pobytu w kraju instytucji goszczącej, a minimalny pobyt wynosi 5 dni.
20. Stawki dla krótkoterminowych wyjazdów do krajów programu zależą od projektu, w którym aktualnie wyjazdy są możliwe. Stawki dla różnych projektów są publikowane na stronie zasad mobilności krótkoterminowych w osobnej zakładce.
21. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że w momencie kwalifikacji wydziałowej są uprawnione przez US do otrzymywania stypendium socjalnego i/lub posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności, otrzymują dodatkowe jednorazowe wsparcie. Stawki dodatkowego wsparcia dla różnych projektów są publikowane na stronie zasad mobilności krótkoterminowych w osobnej zakładce.

link -> ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

22. Stawki na wsparcie indywidualne na koszty podróży dotyczą tylko studentów/doktorantów i absolwentów spełniających definicję „osoby z mniejszymi szansami” (znajdujące się w trudnej sytuacji materialnej oraz osoby z orzeczoną niepełnosprawnością).
    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en.
    Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu/autokaru, pociągiem lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu osoby, którym przysługuje ryczałt na koszty podróży mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży oraz ryczałt na koszty podróży w wysokości  stawki obejmującej „green travel”:

    ODLEGŁOŚĆ W KM	RYCZAŁT NA KOSZTY PODRÓŻY NA UCZESTNIKA	GREEN TRAVEL
    10 – 99	23 €	–
    100-499	180 €	210 €
    500-1999	275 €	320 €
    2000-2999	360 €	410 €
    3000-3999	530 €	610 €
    4000-7999	820 €	–
    8000  i więcej	1 500 €	–

Zasady rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM. (https://dsm.usz.edu.pl/erasmus/wyjazdy-krajow-programu/green-travel/)

23. Okres dofinansowania określa umowa stypendialna dotycząca wyjazdu. Dofinansowanie podróży „green travel” nie wlicza się do okresu pobytu w instytucji przyjmującej.
24. Stypendium przyznawane jest osobom zakwalifikowanym w kolejności dostarczenia kompletu dokumentów wymienionych w ust. 29 do DSM (decyduje data wpływu ostatniego z kompletu dokumentów) z niewykorzystanych/niealokowanych w danym projekcie KA131 środków na mobilności długoterminowe do momentu ich wyczerpania.
25. Przyznany uczestnikowi grant/wsparcie indywidualne stanowi dofinansowanie, którego celem jest wyrównanie różnicy pomiędzy kosztami utrzymania w kraju a kosztami utrzymania w kraju uczelni przyjmującej. Grant nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za granicą.

26. Osoba zakwalifikowana na wyjazd staje się formalnie beneficjentem programu Erasmus+ podpisując umowę stypendialną (dalej: Uczestnik). Umowa stanowi podstawę do przekazania kwoty grantu na rachunek bankowy, którego numer podano w formularzu aplikacyjnym DA. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego grantu, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania uczestnika i uczelni macierzystej.
27. Uczestnik najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia mobilności podpisuje umowę finansową z uczelnią macierzystą.
28. Mobilności zaplanowane przez Uczestnika do kraju pochodzenia mogą być realizowane w przypadku braku innych chętnych na realizacje mobilności. Uczestnik wyjeżdżający do kraju pochodzenia ma mniejsze szanse na zdobycie dodatkowych kompetencji kulturowych, społecznych i językowych.
29. Warunkiem podpisania umowy stypendialnej jest:
    1. załączenie do formularza w DA:
       • • w przypadku wyjazdu na studia/mobilności mieszanej:
           • wygenerowanego Porozumienia o Programie Studiów – Online Learning Agreement (OLA) część „BEFORE THE MOBILITY” – podpisanego przez Uczestnika i zatwierdzonego wszystkimi elektronicznymi podpisami:
             • właściwego koordynatora w US,
             • przedstawiciela uczelni goszczącej;

           OLA można stworzyć na stronie https://learning-agreement.eu/ lub za pomocą ErasmusApp https://dsm.usz.edu.pl/erasmus-app/ .

           • listu/maila akceptacyjnego z uczelni przyjmującej potwierdzającego przyjęcie zgłoszenia/aplikacji wraz z informacją o datach pobytu fizycznego i komponentu wirtualnego;
           • w przypadku realizacji części lub całości mobilności w okresie roku akademickiego – zgody macierzystego wydziału/SD na wyjazd w określonym terminie, o którą można wnioskować po pozytywnym zdaniu sesji egzaminacyjnej w semestrze poprzedzającym wyjazd. Uczestnicy uczęszczający na seminaria powinni ponadto poinformować promotorów o wyjeździe oraz uzgodnić sposób kontaktu i rozliczenia seminarium. Uczestnicy są również zobowiązani do uzgodnienia sposobu zaliczenia ewentualnych różnic programowych;
           • przypadku realizacji całości mobilności w okresie innym niż podczas trwania roku akademickiego – dokumentu poświadczającego status studenta US w roku akademickim wyjazdu wydanego przez dziekanat właściwego wydziału/SD;
         • w przypadku wyjazdu na praktyki:
           • • Porozumienia o Programie Praktyki (Learning Agreement for Traineeship; LA) zawierającego informację o datach pobytu fizycznego i komponentu wirtualnego; zatwierdzonego wszystkimi podpisami:
               • Uczestnika,
               • właściwego koordynatora US,
               • przedstawiciela instytucji goszczącej.
           • w przypadku realizacji części lub całości praktyki w okresie roku akademickiego – zgody macierzystego wydziału/SD na wyjazd w określonym terminie wraz z określeniem trybu, w jakim nastąpi zaliczenie przez studenta/doktoranta okresu studiów, w którym realizowana była praktyka lub zaświadczenia z dziekanatu/skanu dyplomu z datą egzaminu dyplomowego/obrony pracy doktorskiej – w przypadku recent graduates,
           • w przypadku realizacji całości praktyki w okresie innym niż podczas trwania roku akademickiego – dokumentu poświadczającego status studenta US w roku akademickim wyjazdu wydanego przez dziekanat właściwego wydziału/SD lub zaświadczenia z dziekanatu/skanu dyplomu z datą egzaminu dyplomowego/obrony pracy doktorskiej – w przypadku recent graduates,
           • w przypadku recent graduates – podpisanego weksla in blanco wraz z podpisanym porozumieniem wekslowym;
       • w przypadku studentów/doktorantów ostatnich roczników realizujących mobilność w czasie trwania roku akademickiego – zgody promotora na wyjazd, jeśli dotyczy;
       • dokumentów poświadczających wymagany zakres ubezpieczenia: obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz w przypadku wyjazdu na praktyki ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej;
    2. w przypadku wyjazdu na praktyki – dostarczenie do DSM pełnego oryginału LA oraz, w przypadku recent graduates, oryginału weksla in blanco wraz z porozumieniem wekslowym.

30. W przypadku krótkoterminowej mobilności studentów na studia lub mieszanej (studia połączone z praktyką) liczba punktów ECTS w OLA powinna wynieść minimum 3.
31. Przed wyjazdem na stypendium Uczestnik, którego mobilność trwa co najmniej 14 dni jest zobowiązany do wykonania testu językowego w platformie Online Language Support (OLS).

32. Uczestnik ma prawo do dokonania zmian w (O)LA w terminie nie później niż do 7 dni od rozpoczęcia mobilności.
33. Zmiany wprowadza się tworząc nowe (O)LA część „BEFORE THE MOBILITY”.
34. Zmiany mogą być wprowadzone pod warunkiem uzyskania zgody macierzystego wydziału/SD (koordynatora) w terminie 7 dni od rozpoczęcia mobilności. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której Uczestnik zmienia samowolnie (O)LA nie informując o zmianach uczelni. Może to zostać potraktowane jako niedotrzymanie warunków umowy i prowadzić w konsekwencji do konieczności zwrotu grantu oraz nieuznania zrealizowanych, ale niezaakceptowanych uprzednio przedmiotów/efektów.
35. Aby dokonać zmian w (O)LA Uczestnik powinien:
    1. jak najszybciej skontaktować się z koordynatorem (poczta elektroniczna) i uzyskać wstępną zgodę na proponowaną zmianę,
    2. uzyskać potwierdzenie od koordynatora na właściwym dokumencie zmian,
    3. uzyskać potwierdzenie od koordynatora uczelni partnerskiej (w przypadku wyjazdu na studia)/osoby odpowiedzialnej w instytucji przyjmującej (w przypadku wyjazdu na praktyki) na właściwym dokumencie zmian.
36. Po zatwierdzeniu zmian Uczestnik powinien załączyć zatwierdzony dokument (O)LA (wszystkie podpisy łącznie z własnym) w DA.

37. W ciągu dwóch tygodni od daty kończącej okres stypendialny Uczestnik ma obowiązek dostarczyć do DSM w oryginale:
    1. w przypadku wyjazdu na praktyki, gdy wprowadzane były zmiany do LA – nowe LA część „BEFORE THE MOBILITY”,
    2. (O)LA część „AFTER THE MOBILITY” zatwierdzony przez instytucję przyjmującą.
38. Uczestnik ma też obowiązek wypełnienia ankiety on-line dotyczącej pobytu na stypendium, do której link zostanie mu przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskiej.
39. Uczestnik powracający z pobytu na stypendium zobowiązany jest do nawiązania kontaktu z koordynatorem i rozliczenia/zaliczenia pobytu na US.
40. Data początkowa pobytu uznana/rozliczona przez US nie może być wcześniejsza niż data podpisania umowy stypendialnej przez Uczestnika.

WZÓR-porozumienie-wekslowe
WZÓR-weksel-in-blanco
WZÓR LA praktyka
WZÓR-podanie-do-dziekana

karta studenta Erasmusa PL

zasady zaakceptowane przez prorektora

1. The following persons are eligible for short-term mobility in the Erasmus+ programme:
   1. formally registered at the University of Szczecin (US) as students and enrolled in studies leading to
      a bachelor’s/engineer’s or master’s degree, or enrolled in doctoral studies/doctoral students attending the Doctoral School of the University of Szczecin (DS),
   2. those who have graduated from the US, so-called recent graduates, provided that they enter the qualification in the last year of studies and complete the traineeship within 12 months of graduation (both students and doctoral students),
   3. those who have successfully passed the recruitment process and have been qualified for the mobility.
2. At the time of the departure, a person qualified for the mobility in the Erasmus+ programme should have completed at least the first year of the first-cycle studies.
3. During the Erasmus+ study mobility, the student/doctoral student may not take the diploma examination or defend their diploma/doctoral thesis.
4. The mobility can be carried out at partner universities and in institutions registered in countries participating in the Erasmus+ programme, so called programme countries, included in the Programme Guide.
5. Mobility for studies in the Erasmus+ programme can be carried out only under an agreement with a partner university which provides for student/doctoral student “mobility for studies” together with the Blended mobility option and which has been signed prior to the qualification. The partner university in the programme country must hold a so-called ECHE Charter (Erasmus Charter for Higher Education) granted by the European Commission, valid for the academic year of the mobility, and making the university eligible to participate in the Programme.
6. Mobility for traineeship can be carried out in such institutions as universities, scientific institutes, research institutions, educational institutions, enterprises, church organisations, associations, political parties, NGOs, etc. The traineeship cannot be carried out in the institutions of the European Union, institutions managing Union programmes listed at https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies_en.
7. The mobility period lasts from 5 to 30 days of physical mobility, and in the case of students it has to include a virtual component (in the case of doctoral students it is optional) and be carried out during the academic year. The virtual component should be complementary to the physical mobility and promote online cooperation and teamwork with other students taking part in the exchange.
8. Mobility in the Erasmus+ programme can be carried out several times during the entire period of study, with the maximum total duration of the mobility for studies and/or traineeship being 12 months at each level of study (1st, 2nd, or 3rd cycle), and in the case of a student attending a uniform master’s degree programme – 24 months. In each case, the period when a student/doctoral student has already participated in the LLP-Erasmus or Erasmus+ programme (with or without a scholarship) will be deducted from the maximum total duration.
9. The mobility must be carried out in accordance with the rules laid down in the Erasmus+ Programme Guide (the most current version in effect at the time of qualification) and with the guidelines of the National Agency of the Programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES): https://erasmusplus.org.pl/sektory/szkolnictwo-wyzsze/akcja-1-mobilnosc-edukacyjna.

10. Qualification is carried out on a continuous basis.
11. The primary qualification criteria are as follows:

• knowledge of the language in which the mobility will be carried out, at least level B1 according to the Common European Framework of Reference for Languages (CEFR);
• motivation letter.

12. Qualification for mobility involves the following two stages:

• qualification conducted at the student’s/doctoral student’s faculty from which the student/doctoral student will carry out the mobility, by the coordinators for international exchange or at the DS by the Doctoral School coordinator for international exchange (hereinafter „coordinator/s”),
• verification of knowledge of the foreign language in which the mobility will be carried out.

13. The qualification applies to one course of study. Students registered in several courses are obliged to regulate their absence in the way adopted in the given faculty (individual study organisation, dean’s leave).
14. Persons participating in the qualification fill in an on-line application form in the DreamApply (DA) system. The application should include the following documents: confirming the entitlement to the US social scholarship, confirming the degree of disability and the language certificates/qualifications held.
15. The decision about the qualification is made by the relevant coordinator within 7 working days of the application submission in the DA. The application acceptance in the DA means pre-qualification for the mobility.
16. The candidate has the right to appeal against the coordinator’s decision within 5 working days of the announcement of the qualification result, to the Vice-Rector for Organisation, whose decision is final.
17. Those who have successfully passed the qualification at the faculty/DS level, proceed to the foreign language verification in accordance with the rules determined by the IRD.
18. The qualified persons are informed by the IRD about further formalities and documents related to the mobility.

19. Those who will carry out the mobility may receive funding in the form of a grant, the daily rate of which depends on the duration of the mobility. The scholarship is paid only for the duration of physical stay in the host institution’s country, and the minimum stay is 5 days.
20. Rates for short-term mobility to programme countries depend on the project in which mobilities are currently available. Rates for different projects are published on the website with the formal procedures for short-term mobilities in a separate tab.
21. Applicants who will document in their DA application that at the time of the faculty qualification they are entitled by the US to a social scholarship and/or have a confirmed degree of disability, receive additional one-time individual support. Rates of the additional support for different projects are published on the website with the formal procedures for short-term mobilities in a separate tab.

link -> RULES FOR OBTAINING ADDITIONAL FUNDING IN THE FORM OF REAL COSTS

22. Individual support rates for travel costs apply only to students/doctoral candidates and recent graduates who meet the definition of „persons with fewer opportunities” (those in a difficult financial situation and those with a declared disability).
    The appropriate travel lump sum rate is determined using an on-line calculator available at the European Commission (EC) website: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en.
    If the round trip is made by low-emission means of transport, so-called „green travel”, i.e. the longest sections of the route are travelled by bus/coach, train, or carpooling, persons eligible for the travel allowance may apply for additional individual support for subsistence costs for up to additional 4 days of travel and a lump sum for travel at the “green travel” rate:

    DISTANCE IN KM	LUMP SUM FOR TRAVEL COSTS PER PARTICIPANT	GREEN TRAVEL
    10 – 99	23 €	–
    100-499	180 €	210 €
    500-1999	275 €	320 €
    2000-2999	360 €	410 €
    3000-3999	530 €	610 €
    4000-7999	820 €	–
    8000  and more	1 500 €	–

The „green travel” settlement rules are available on the IRD website. (https://dsm.usz.edu.pl/erasmus/wyjazdy-krajow-programu/green-travel/)

23. The scholarship period is specified in the scholarship agreement concerning the mobility. Co-financing of the „green travel” is not included in the period of stay at the host institution.
24. The scholarship is awarded to qualified applicants in the order in which the set of documents specified in par. 29 has been delivered to the IRD (the date when the last document is received by the IRD is considered decisive) from unused/unallocated long-term mobility funds in a given KA131 project until they are exhausted.
25. The grant/individual support is awarded to the participant as additional funding to compensate for the difference between the cost of living in their home country and the cost of living in the country of the host institution. The grant does not cover the full costs of staying abroad.

26. A person qualified for the mobility becomes formally a beneficiary of the Erasmus+ programme by signing a scholarship agreement (hereinafter: a Participant). The agreement is the basis for the transfer of the grant amount to the bank account number provided in the DA application form. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received, the duration of stay, the funding period and the mutual obligations of the student and the home university.
27. The participant signs a financial agreement with the home university at least 14 days before the planned start date of mobility.
28. Mobility planned by a Participant to their home country may be carried out if there are no other applicants for this mobility. Participants going to their country of origin are less likely to acquire additional cultural, social, and language competences.
29. The conditions for the scholarship agreement to be signed are as follows:
    1. attaching the following documents to the application in the DA:
       • • in the case of mobility for studies/blended mobility:
           • a generated Online Learning Agreement (OLA) part “BEFORE THE MOBILITY” –  signed by the Participant and validated with all electronic signatures:
             • the relevant US coordinator,
             • a representative of a host university;

           OLA can be created at https://learning-agreement.eu/ or via ErasmusApp https://dsm.usz.edu.pl/erasmus-app/ .

           • acceptance letter/email from the host university confirming the acceptance of the application and including the dates of both physical stay and a virtual component;
           • if any part of the mobility or the entire mobility will be carried out during the academic year – a consent of the home faculty/DS to the student’s mobility in the specified period which can be applied for after successfully passing the examination session in the semester preceding the departure. Participants attending seminars should also inform their supervisors about the mobility and agree on the method of contact and settlement of the seminar; participants are also required to agree on how any curriculum differences are to be credited;
           • if the entire mobility is carried out in a period other than during the academic year – a document confirming the status of a student of the US in the given academic year issued by the dean’s office of the relevant faculty/DS;
         • in the case of mobility for traineeship:
           • • Learning Agreement for Traineeship (LA) including information on the dates of both physical stay and a virtual component; validated with all the signatures:
               • a Participant,
               • a relevant US coordinator,
               • a representative of a host institution.
           • if any part of the traineeship or the entire traineeship is carried out during the academic year – a consent of the home faculty/DS to the student’s mobility in the specified period and to the manner in which the student will be credited for the period of studies during which the traineeship was carried out, or a certificate from the dean’s office/a scan of the diploma with the date of the diploma examination/thesis defence – in the case of recent graduates,
           • if the entire traineeship is carried out in a period other than during the academic year – a document confirming the status of a student of the US in the given academic year issued by the dean’s office of the relevant faculty/DS or a certificate from the dean’s office/a scan of the diploma with the date of the diploma exam/thesis defence – in the case of recent graduates,
           • in the case of recent graduates – a signed blank promissory note together with a signed promissory note agreement;
       • in the case of students/doctoral students in their final year of studies who will complete their traineeships during the academic year – the supervisor’s consent to their mobility;
       • documents providing evidence of the insurance coverage required: obligatorily health insurance, accident insurance, and in the case of traineeship – a third party liability insurance;
    2. in the case of traineeship mobility – delivering to the IRD the full original of the LA and, in the case of recent graduates, the original blank promissory note together with the promissory note agreement.

30. In the case of short-term mobility for studies/blended mobility (studies combined with traineeship) the number of ECTS credits in the OLA should be min. 3.
31. Before the mobility lasting at least 14 days, the Participant is obliged to take a language test in the Online Language Support (OLS) platform.

32. The Participant has the right to amend the (O)LA no later than 7 days after the start of mobility.
33. Changes are introduced by creating a new (O)LA part „BEFORE THE MOBILITY”.
34. Changes can be introduced subject to the approval of the home faculty/the DS (coordinator) within 7 days after the start of mobility. It is unacceptable that the Participant arbitrarily changes the (O)LA without informing the university about the changes. This may be treated as a failure to comply with the terms of the agreement and consequently lead to the need to return the grant and the non-recognition of completed but not previously accepted courses/effects.
35. In order to make changes to the (O)LA, the Participant has to:
    1. contact the coordinator (email) as soon as possible (beginning of semester) and get preliminary approval for the proposed change,
    2. obtain the approval of the coordinator on the relevant document,
    3. obtain the approval of the partner university coordinator (in the case of studies) or representative of a host institution (in the case of traineeships) on the relevant document.
36. After approving the changes, the Participant should upload the approved (O)LA document (all the signatures, including the Participant’s) in the DA.

37. Within two weeks of the end of the mobility, the Participant must provide the following original documents to the IRD:
    1. In the case of mobility for traineeship, if any changes were introduced to the LA – the new LA „BEFORE THE MOBILITY”,
    2. (O)LA part „AFTER THE MOBILITY” approved by the host institution.
38. The participant is required to complete an on-line questionnaire about the mobility, the link to which will be sent to them by the relevant system of the European Commission.
39. The participant returning from the mobility is also obliged to contact the coordinator and settle/credit their mobility at the US.
40. The start date of the mobility as recognised/accounted for by the US cannot be earlier than the date when the participant signed the scholarship agreement.

TEMPLATE-promissory note agreement
TEMPLATE-blank permissory note
TEMPLATE-LA traineeship
TEMPLATE-request to dean

Erasmus Student Charter ENG

lista certyfikatów zwalniających z testu poziomującego
wzór zaświadczenia z wydziału o znajomości języka

zasady zatwierdzone przez prorektora

list of certificates exempting from placement test
template of the faculty statement regarding the language level