Po powrocie osoba delegowana ma obowiązek rozliczenia się w Dziale Spraw Międzynarodowych ze zrealizowanej podróży służbowej w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji.
Wszystkie zagraniczne rachunki, faktury, bilety, etc. powinny być opisane i opatrzone parafką pracownika. Refundacja poniesionych kosztów następuje po przedłożeniu oryginału faktury lub rachunku z dołączonym dowodem dokonania wpłaty. Jako fakturę lub rachunek traktuje się także elektroniczne potwierdzenie dokonania zakupu wraz z dowodem wpłaty.
UWAGA!!! W przypadku odbycia podróży samolotem należy dołączyć karty pokładowe lub bilet lotniczy z potwierdzeniem dokonania wpłaty.
Druk delegacji powinien być uzupełniony i podpisany na odwrocie (należy uzupełnić tylko miejscowości, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu – koszty przejazdu, jak i inne rubryki na odwrocie delegacji są uzupełniane przez DSM). Należy również podać godzinę i datę przekroczenia granicy.
Jak wypełnić druk delegacji po powrocie?
Do rozliczenia należy dołączyć oświadczenie o zapewnionych posiłkach i noclegach – załącznik nr 3 do Zarządzenia
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi (miejscówka, kuszetka, opłata lotniskowa, itp.), a w przypadku samochodu prywatnego naliczany jest ryczałt za przejechane kilometry.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu lub ryczałt równy 1/4 wysokości diety hotelowej.
W celu rozliczenia opłaty konferencyjnej należy przedstawić fakturę, w której powinny być wyszczególnione pozycje czego dotyczyła (np. w opłacie zawarte były materiały, noclegi, wyżywienie).
Do dokumentów księgowych załączyć należy sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu skierowane do Prorektora ds. Nauki, uprzednio zatwierdzone przez Dyrektora Instytutu.
Dodatkowo osoba delegowana, na:
- kwerendy biblioteczne, badania/konsultacje naukowe, rozmowy dot. współpracy, itp., dla których nie jest sporządzany program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia potwierdzenia pobytu;
udział w konferencji, kongresie, seminarium, warsztatach, sympozjum itp., dla której sporządzany jest program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia programu/harmonogramu