Służbowe wyjazdy zagraniczne

Strona główna
Służbowe wyjazdy zagraniczne

Procedury wyjazdowe obowiązujące wszystkich pracowników US oraz osoby niebędące pracownikami

UWAGA: Prosimy o niezwłoczne poinformowanie Działu Spraw Międzynarodowych w przypadku ANULOWANIA delegacji.

PRZED WYJAZDEM

Tworzymy nową koszulkę w EZD.
Wpisujemy nazwę koszulki, która umożliwi łatwą identyfikację sprawy (format używany przez DSM:
WZ – Nazwisko Imię / Kraj (Miasto) / dd-dd.mm.rrrr ).
W zakładce „Nowy” wybieramy „O-DM Wyjazd zagraniczny – wniosek wyjazdowy”.
- Jeżeli planują Państwo delegację samochodem prywatnym konieczne jest dołączenie do koszulki również „O-DM Wyjazd zagraniczny – wniosek o użycie samochodu prywatnego”.
Dokumenty należy uzupełnić (zaakceptować jako osoba delegowana)i przesłać na konto funkcyjne Działu Spraw Międzynarodowych w celu zarejestrowania koszulki.
Po nadaniu numeru koszulka zostanie Państwu oddana i będą mogli Państwo rozpocząć proces zbierania podpisów.

Dzięki nadaniu numeru sprawie na tym etapie i zwróceniu Państwu koszulki będą Państwo mieli wgląd w stan wniosku wyjazdowego.
Poprzednia procedura zakładająca nadanie numeru koszulki w jednym z ostatnich etapów powodowała, że sprawa znikała z Państwa zakładki „Przekazane”.

Dokumenty umieszczone w koszulce powinny być zaakceptowane przez osobę składającą dokumenty.
Zgody jakie należy uzyskać przed ostatecznym przekazaniem koszulki do DSM:
- zgoda przełożonego,
- zgoda dysponenta środków (jeśli dotyczy),
- opinia Działu Projektów (jeśli dotyczy),
- potwierdzenie Działu Finansowo-Księgowego o zabezpieczeniu środków na wyjazd (jeśli dotyczy).

Jeżeli Państwa wyjazd służbowy będzie tzw. wyjazdem bezkosztowym (np. finansowanie zewnętrzne) można zostawić pustą tabelkę we wniosku wyjazdowym.

Zaakceptowany wniosek należy przekazać na konto funkcyjne Działu Spraw Międzynarodowych.
DSM przekazuje wniosek do akceptacji Prorektor ds. Organizacji, przygotowuje polecenie wyjazdu służbowego (tzw. delegacja) oraz wszelkie zaliczki, o które Państwo wystąpią.

Jeżeli zgłoszą Państwo chęć uzyskania zaliczki w obcej walucie, konieczne jest dołączenie notatki (opcja notatka w EZD) w koszulce z danymi konta walutowego potrzebnymi do przelewu (numer IBAN konta bankowego, nazwa banku oraz SWIFT). Proszę również o umieszczenie informacji jeżeli zdecydują się Państwo na odbiór zaliczki dewizowej w gotówce.

Delegacja (fizyczny druk) zostanie przesłana do Państwa instytutu.

PO POWROCIE

PROSIMY NIE UZUPEŁNIAĆ CZĘŚCI KOSZTOWEJ POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO (TZW. DELEGACJI).
Ta część zostanie uzupełnionia przez pracownika DSM na podstawie załączonych dokumentów.

Dokumenty finansowe powinny być wystawione na dane Uniwersytetu Szczecińskiego (jeżeli jest taka możliwość) i być opisane. Opis powinien być załączony jako osobny plik i zaakceptowany przez osobę delegowaną. W przypadku dokumentów nieposiadających danych US i opłaconych elektronicznie konieczne jest dołączenie potwierdzenie transakcji bankowej.

Dokumenty konieczne do przekazania do DSM po powrocie:
– druk delegacji z wpisaną trasą przejazdu (data, godzina) podpisany przez osobę delegowaną – dopuszcza się przesłanie skanu w nowej koszulce,
– oświadczenie o posiłkach i ryczałtach – załącznik nr 3 do pobrania poniżej lub w EZD: „O-DM Wyjazd zagraniczny – oświadczenie o posiłkach”,
– wszelkie rachunki i faktury dotyczące delegacji (rachunki za konsumpcję nie są rozliczane – na utrzymanie podczas wyjazdu dostają Państwo diety, których wielkość zależy od kraju docelowego delegacji),
– krótkiego sprawozdania merytorycznego zaakceptowanego przez przełożonego.
W przypadku rozliczania zaliczki dewizowej zostanie do Państwa przesłany druk rozliczenia walutowego (po wyliczeniu przez pracownika DSM), który powinien zostać podpisany i zwrócony do DSM.

UWAGI KOŃCOWE:
– wniosek o użycie samochodu prywatnego powinien być złożony również w przypadku tzw. wyjazdów bezkosztowych,
– po powrocie będą Państwo mieli możliwość zwiększenia kwoty przekazanej na wyjazd na wniosku wyjazdowym, o ile będą dostępne do tego środki i uzyskają Państwo zgodę dysponenta środków,
– prosimy nie załączać faktur z odroczonym terminem płatności (nie opłacone), które powinny być opłacone przez Dział Finansowo-Księgowy. Takie dokumenty należy załączyć do osobnej koszulki wg procedur udostępnionych prze DF-K,
– daty delegacji podane na wniosku nie będą mogły być zmienione po powrocie – o wszelkich zmianach należy natychmiast informować DSM,
– wnioski należy składać najpóźniej 14 dni przed wyjazdem,
– dokumenty po powrocie należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji – dopuszcza się późniejszy termin w przypadku poinformowania o tym DSM.

UWAGA: Niektóre przeglądarki wymagają ściągnięcia załączników poprzez naciśnięcie prawego przycisku myszy i funkcję „zapisz jako/zapisz stronę jako”.