Erasmus+ 2021-2027

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla kadry dydaktycznej w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu KA131-2023

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy badawczy, badawczo-dydaktyczni i dydaktyczni realizujący zajęcia dydaktyczne i prowadzący działalność naukową w ramach dyscyplin badawczych prowadzonych przez wydziały US.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/05/2024 dla kwalifikacji podstawowej oraz od 02/01/2025 dla kwalifikacji dodatkowej i maksymalnie do 15/07/2025.
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w najnowszej dostępnej wersji przewodnika po Programie Erasmus+ oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).
  7. Wszelkie dokumenty dot. mobilności są składane w oryginale do DSM oraz poprzez system DreamApply; dokumentów nie należy przesyłać za pomocą EZD.

II. Kwalifikacja

  1. Pracownicy dydaktyczni zatrudnieni w jednostkach centralnych (np. ACKJ, UCE) są kwalifikowani centralnie przez DSM.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 01-26/02/2024 (do godz. 15:00). Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie 01-15/10/2024 (do godz. 15:00).
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Pracownik może zrealizować jeden wyjazd STT w ramach projektu KA131-2023, chyba że po realizacji wszystkich wyjazdów z listy rezerwowej zostaną wolne środki do wykorzystania.
  6. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą i pracownicy, którzy potwierdzą fakt prowadzenia zajęć dydaktycznych w danym języku w sekcji uzasadnienie szkolenia.
  7. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tego samego wydziału.
  8. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję na poziomie wydziału składającą się z trzech (gdy liczba koordynatorów na wydziale nie przekracza dwóch) albo z pięciu osób (gdy koordynatorów na wydziale jest trzech lub więcej), w tym wszystkich koordynatorów ds. wymiany powołanych dla dyscyplin prowadzonych  przez dany wydział oraz Prodziekana ds. Studentów/Dziekana danego wydziału.
  9. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej:
    • cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń) – 0-1 pkt,
    • wykazanie związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów – 0-1 pkt,
    • uzasadnienie wyboru danej instytucji – 0-1 pkt,
    • wskazanie wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji) – 0-1 pkt,
    • wskazanie wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście internacjonalizacji) – 0-1 pkt,
    • program uwzględnia treningowy charakter mobilności – 0-1 pkt,
    • w programie wskazana jest umiejętności i/lub konkretnej wiedza, która ma być przedmiotem szkolenia – 0-1 pkt,
    • wykazanie przydatności ww. przedmiotu szkolenia z punktu widzenia prowadzonych badań i/lub dydaktyki – 0-1 pkt,
    • szczegółowe rozpisanie czynności związanych ze szkoleniem – 0-1 pkt,
    • efektywność wykorzystania czasu – program nie uwzględnia dni niewykorzystanych merytorycznie, np. dzień powitania i pożegnania – 0-1 pkt,
    • realność pełnego wykonania przedstawionego programu – 0-1 pkt,
    • wykazanie w ocenie oczekiwanych rezultatów możliwości bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy – 0-1 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmienione po zakończeniu kwalifikacji.
  2. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  3. Nie dopuszcza się składania zgłoszeń o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME przez dwóch/kilku pracowników, a także zgłoszeń tego samego pracownika składanych w latach poprzednich (nawet jeśli wyjazd nie został zrealizowany). Zgłoszenia raz ocenione przez komisję nie podlegają ponownej ocenie.
  4. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób. Przewodniczący komisji kwalifikacyjnej przesyła do Działu Spraw Międzynarodowych (DSM; osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) protokół wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA,
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 18/03/2024 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 04/11/2024 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. Za termin przyjęcia prawidłowo złożonego protokołu przyjmuje się dzień wpłynięcia potwierdzeń e-mail całego składu komisji.
  2. DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT), w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołu, weryfikuje poprawność protokołu i zgodność treści MA z zasadami określonymi w Przewodniku po programie Erasmus+ oraz wytycznymi FRSE i przyjmuje protokół lub odsyła protokół przewodniczącemu komisji na wydziale do korekty.
  3. Protokoły, które zgodnie z punktem 23 zostały odesłane do korekty uznaje się za przyjęte w dniu dostarczenia wersji pierwotnej, jeśli zostaną skorygowane w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji z DSM (osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) o nieprawidłowościach.
  4. W wyniku kwalifikacji powstaje lista podstawowa i rezerwowa. Na liście podstawowej automatycznie znajdują się osoby zakwalifikowane, które w ciągu dwóch poprzednich lat akademickich (nie licząc roku akademickiego, w którym jest składany wniosek) nie zrealizowali wyjazdu STT w projektach KA131.
  5. W ramach każdej z list, stypendia są przyznawane w kolejności dostarczania kompletu dokumentów (jak w punkcie 39 Zasad), przy czym deklaracja Green Travel musi dodatkowo być dostarczona do DSM w wersji oryginalnej.[1] Komplet dokumentów można dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.
  6. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
  7. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

[1] Wersją oryginalną nie jest skan dokumentu. Dokument musi być podpisany oryginalnie długopisem lub elektroniczne. Jeśli dokument ma być podpisany elektronicznie to podpis musi być kwalifikowalny oraz możliwy do weryfikacji przez DSM. Informacje nt. podpisów kwalifikowalnych: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz zaakceptowanego/podpisanego przez wyjeżdżającego pracownika, właściwego koordynatora ds. wymiany w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • dokumentów poświadczających wymagany zakres ubezpieczenia: obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  4. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  5. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.
  6. Przed rozpoczęciem okresu mobilności pracownik może wypełnić test biegłości językowej OLS w języku mobilności (jeżeli dostępny). Uczestnik może brać udział w kursach językowych OLS począwszy od dnia uzyskania dostępu. Link do platformy OLS jest przesyłany zakwalifikowanym pracownikom przez DSM.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji,
    • dostarczenie potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca) – dopuszczalny skan,
    • oświadczenie green travel – jeśli dotyczy,
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskiej.

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project KA131-2023

I. Formal criteria

  1. Research, research-teaching, and teaching staff who conduct classes and research activity within the research disciplines taught by the faculties of the US are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility may last a minimum of 2 days and a maximum of 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. The mobility may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT training mobilities can be carried out starting from 01/05/2024  for the basic qualification and from 02/01/2025 for the additional qualification and by 15/07/2025.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme guide and with the guidelines of the National Agency of the Programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).
  7. All mobility documents are submitted in the original version to the IRD and through DreamApply system; documents should not be sent via EZD.

II. Qualification

  1. Teaching staff employed in central units (e.g. ACKJ, UCE) are centrally qualified by the IRD.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in an on-line application form in the systemie DreamApply (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualifications. The basic qualification takes place between 01 and 26/02/2024 (until 15:00). Additional qualification will be conducted only in the case of vacancies between 01 and15/10/2024 (until 15:00).
  3. In the application referred to in point 9, the employee is obliged to use their work e-mail address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. An employee may carry out one STT mobility under the KA131-2023 project, unless free funds remain after all mobilities from the reserve list have been completed.
  6. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DA system the document(s) issued by a language school/registered language training company/registered language teacher.
  7. It is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit for mobility to one host institution to achieve a similar goal.
  8. Qualification is conducted by a committee at the faculty level consisting of three (when the number of coordinators at the faculty does not exceed two) or five people (when there are three or more coordinators in the faculty), including all international exchange coordinators appointed for the disciplines taught by a given faculty and the Vice-Dean for Student Affairs/Dean of a given faculty.
  9. If the application form under assessment is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is being assessed, and the committee is then supplemented by an appointed person.
  10. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale:
    • clearly formulated and training-related goals – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; the training goal does not include information, promotional or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, widely understood exchange of experiences – 0-1 points,
    • demonstrating the link between training and development of teaching skills and/or the ability to create study programmes – 0-1 points,
    • justification for the choice of a given institution – 0-1 points,
    • indication of the added value of mobility (in the context of the modernization strategy) – 0-1 points,
    • indication of the added value of mobility (in the context of internationalization) – 0-1 points,
    • the programme takes into account the training nature of the mobility – 0-1 points,
    • the programme indicates the skills and/or specific knowledge that will be the subject of training – 0-1 points,
    • demonstrating the usefulness of the above-mentioned training subject from the point of view of research and/or teaching – 0-1 points,
    • detailed description of training activities – 0-1 points,
    • efficient use of time – the programme does not take into account days not used substantively, e.g. greeting and farewell days – 0-1 points,
    • feasibility of full implementation of the presented programme – 0-1 points,
    • demonstrating, in the evaluation of expected results, the possibility of direct use of the results in own work – 0-1 points.

Applications which cannot be awarded a minimum of 6 points in total will be rejected.

  1. The assessed substantive content of MA and the planned duration of the mobility cannot be changed once the qualification has been completed.
  2. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  3. It is not allowed to submit applications with identical content of MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME by two/several employees, as well as applications from the same employee submitted in previous years (even if the mobility has not been carried out). Applications once assessed by the committee are not subject to re-assessment.
  4. As a result of the qualification, a protocol including all the candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created. The chairperson of the faculty committee sends to the IRD (the contact person for STT mobility) the protocol according to an approved template in electronic form in both variants:
    • Excel file generated on the basis of data from the DA system,
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 18/03/2024 at the latest for the basic qualification and by 04/11/2024 at the latest for the additional qualification.

  1. The date of acceptance of a correctly submitted protocol shall be the date on which the e-mail confirmations of the entire committee are received.
  2. The IRD (contact person for STT mobility), within 5 working days from receiving the protocol, verifies the correctness of the protocol and the compliance of the content of the MA with the rules defined in the Erasmus+ Programme Guide and FDES guidelines and accepts or sends the protocol back to the chairperson of the faculty committee for correction.
  3. Protocols sent back for correction in accordance with point 25 shall be deemed accepted on the day of submission of the original version if they are corrected within 5 working days of receiving information from the IRD (contact person for STT mobility) about incorrect input.
  4. As a result of the qualifications, a basic and a reserve lists are created. The basic list automatically includes qualified persons who have not completed a STT mobility in KA131 projects during the two previous academic years (not counting the academic year in which the application is submitted).
  5. Within each list, scholarships are awarded in the order in which the complete set of documents is provided (as in point 39 of the Rules), but the Green Travel declaration must also be submitted to IRD in its original version.[1] The set of documents should be delivered to the IRD not earlier than on the day of receiving information about being qualified for the mobility.
  6. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or via DA system) individual information about the results of qualification and further proceedings in connection with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.
  7. The candidate has the right to appeal against the committee decision within 5 working days from the announcement of the qualification result to the Vice-Rector for Organization, whose decision is final.

[1] The original version is not a scan of the document. The document must be signed originally in pen or electronically. If the document is to be signed electronically, the signature must be eligible and verifiable by the IRD. Information on eligible signatures: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution process.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the attachment of scans of the following documents in the DA
    • MA according to an approved template with same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by the employee, respective international exchange coordinator in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • documents confirming the required scope of insurance: obligatory health insurance,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  4. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  5. Having attached the required documents at the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility in the IRD (with the contact person for STA mobility) no later than 14 days and not earlier than two months before the planned departure.
  6. Before the start of the mobility period, the staff member may complete the OLS language assessment in the language of the mobility (if available). The Participant can take part in OLS language courses starting from the day of gaining access. A link to the OLS platform is sent to qualified employees by the IRD.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification,
    • delivery of the confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution) – scan is acceptable,
    • green travel statement – if applicable,
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla kadry dydaktycznej w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu KA131-2022

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy badawczy, badawczo-dydaktyczni i dydaktyczni realizujący zajęcia dydaktyczne i prowadzący działalność naukową w ramach dyscyplin badawczych prowadzonych przez wydziały US.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/05/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz od 02/01/2024 dla kwalifikacji dodatkowej i maksymalnie do 30/06/2024.
    Wyjazdy niezrealizowane w ramach limitów do 31/12/2023 zostają przesunięte do rezerwy, wraz z zarezerwowanymi dla nich środkami
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).
  7. Wszelkie dokumenty dot. mobilności są składane w oryginale do DSM oraz poprzez system DreamApply; dokumentów nie należy przesyłać za pomocą EZD.

II. Kwalifikacja

  1. Limit wyjazdów STT pracowników badawczych, badawczo-dydaktycznych i dydaktycznych dla poszczególnych wydziałów jest równy limitowi wyjazdów dydaktycznych STA tych jednostek, tj. wynosi 3 wyjazdy. Pracownicy dydaktyczni zatrudnieni w jednostkach centralnych (np. ACKJ, UCE) są kwalifikowani centralnie przez DSM, a podstawowy limit wyjazdów dla tych jednostek wynosi 1.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 13-27/02/2023. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie 02-16/10/2023.
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Pracownik może zrealizować jeden wyjazd STT w ramach projektu KA131-2022, chyba że po realizacji wszystkich wyjazdów z listy rezerwowej zostaną wolne środki do wykorzystania.
  6. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą i pracownicy, którzy potwierdzą fakt prowadzenia zajęć dydaktycznych w danym języku w sekcji uzasadnienie szkolenia.
  7. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tego samego wydziału.
  8. Koordynatorzy ds. wymiany międzynarodowej studentów i kadry akademickiej rozpowszechniają informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy STT i terminach kwalifikacji, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom badawczym, badawczo-dydaktycznym i dydaktycznym równy dostęp do informacji.
  9. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję na poziomie wydziału składającą się z trzech (gdy liczba koordynatorów na wydziale nie przekracza dwóch) albo z pięciu osób (gdy koordynatorów na wydziale jest trzech lub więcej), w tym wszystkich koordynatorów ds. wymiany powołanych dla dyscyplin prowadzonych  przez dany wydział oraz Prodziekana ds. Studentów/Dziekana danego wydziału.
    Komisja powinna wyznaczyć przewodniczącego, odpowiedzialnego za dostarczenie i ewentualne korekty protokołu.
  10. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  11. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej:
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-4 pkt,
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku, gdy taki związek został wskazany w formularzu aplikacyjnym, oceniany na podstawie uzasadnienia: spełnienie jednego warunku 1 pkt, spełnienie obu warunków 2 pkt): 0-2 pkt,
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji; uzasadnienie wyboru danej instytucji, wykazanie, że prowadzi działania, których nie ma na US): niepunktowane, ale wymagane (niewykazanie wartości dodatkowej w kontekście strategii modernizacji lub internacjonalizacji jest równoważne z błędnie złożoną aplikacją),
    • ocena zawartości programu pracy:
      • treningowy charakter mobilności – brak jednoznacznego wykazania takiego charakteru oznacza przyznanie 0 punktów za cały program i oznacza odrzucenie aplikacji – 0-1 pkt,
      • wskazanie umiejętności i/lub konkretnej wiedzy, która ma być przedmiotem szkolenia – 0-1 pkt,
      • ocena przydatności ww. przedmiotu szkolenia z punktu widzenia prowadzonych badań i/lub dydaktyki – 0-1 pkt,
      • szczegółowe rozpisanie czynności związanych ze szkoleniem (z uwzględnieniem podziału na dni szkoleniowe oraz efektywności wykorzystania czasu) – 0-3 pkt,
      • ocena realności pełnego wykonania przedstawionego programu 0-1 pkt,
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy): 0-2 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 9 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmienione po zakończeniu kwalifikacji.
  2. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  3. Uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 2 punktów dodanych pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich lub 1 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatniego roku akademickiego. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji wydziałowej.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
  4. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
  5. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób. Przewodniczący komisji kwalifikacyjnej przesyła do Działu Spraw Międzynarodowych (DSM; osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) protokół wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA,
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 13/03/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 30/10/2023 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. Za termin przyjęcia prawidłowo złożonego protokołu przyjmuje się dzień wpłynięcia potwierdzeń e-mail całego składu komisji.
  2. DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT), w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołu, weryfikuje poprawność protokołu i zgodność treści MA z zasadami określonymi w Przewodniku po programie Erasmus+ oraz wytycznymi FRSE i przyjmuje protokół lub odsyła protokół przewodniczącemu komisji na wydziale do korekty.
  3. Protokoły, które zgodnie z punktem 25 zostały odesłane do korekty uznaje się za przyjęte w dniu dostarczenia wersji pierwotnej, jeśli zostaną skorygowane w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji z DSM (osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) o nieprawidłowościach.
  4. Niewykorzystanie limitu wyjazdów, tj. brak nadesłania protokołów w terminie określonym w punkcie 23 Zasad lub niewykorzystanie wszystkich miejsc w ramach limitu w kwalifikacji podstawowej skutkuje automatycznym przeniesieniem środków przyznanych na wyjazdy danego wydziału do puli przeznaczonej na realizację wyjazdów rezerwowych.
  5. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
  6. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością dostarczenia do DSM kompletu dokumentów (jak w punkcie 43 Zasad), przy czym dokumenty MA oraz potwierdzenie planowanych dat pobytu muszą dodatkowo być dostarczone do DSM w wersji oryginalnej.[1] Komplet dokumentów można dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.
  7. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji (także o zakwalifikowaniu w ramach rezerwy – lista rezerwowa) oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
  8. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

[1] Wersją oryginalną nie jest skan dokumentu. Dokument musi być podpisany oryginalnie długopisem lub elektroniczne. Jeśli dokument ma być podpisany elektronicznie to podpis musi być kwalifikowalny oraz możliwy do weryfikacji przez DSM. Informacje nt. podpisów kwalifikowalnych: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  4. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz zaakceptowanego/podpisanego przez wyjeżdżającego pracownika, właściwego koordynatora ds. wymiany w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • dokumentów poświadczających wymagany zakres ubezpieczenia: obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  5. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  6. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.
  7. Przed rozpoczęciem okresu mobilności pracownik może wypełnić test biegłości językowej OLS w języku mobilności (jeżeli dostępny). Uczestnik może brać udział w kursach językowych OLS począwszy od dnia uzyskania dostępu. Link do platformy OLS jest przesyłany zakwalifikowanym pracownikom przez DSM.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji – dot. tylko pracowników wyjeżdżających w ramach limitów wydziałowych,
    • dostarczenie potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca) – dopuszczalny skan,
    • oświadczenie green travel – jeśli dotyczy,
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskiej.

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project KA131-2022

I. Formal criteria

  1. Research, research-teaching, and teaching staff who conduct classes and research activity within the research disciplines taught by the faculties of the US are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility may last a minimum of 2 days and a maximum of 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. The mobility may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT training mobilities can be carried out starting from 01/05/2023 for the basic qualification and from 02/01/2024 for the additional qualification and by 30/06/2024.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).
  7. All mobility documents are submitted in the original version to the IRD and through DreamApply system; documents should not be sent via EZD.

II. Qualification

  1. The limit of STT mobilities of research, research-teaching, and teaching staff for individual faculties is equal to the limit of STA mobilities of these faculties, i.e. it is 3 mobilities. Teaching staff employed in central units (e.g. ACKJ, UCE) are qualified centrally by the IRD, and the basic limit of mobilities for these units is 1.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in an on-line application form in the systemie DreamApply (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualifications. The basic qualification takes place between 13/02 and 27/02/2023. Additional qualification will be conducted only in the case of vacancies between 02/10 and 16/10/2023.
  3. In the application referred to in point 9, the employee is obliged to use their work e-mail address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. An employee may carry out one STT mobility under the KA131-2022 project, unless free funds remain after all mobilities from the reserve list have been completed.
  6. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DA system the document(s) issued by a language school/registered language training company/registered language teacher.
  7. It is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit for mobility to one host institution to achieve a similar goal.
  8. Coordinators for international exchange of students and academic staff disseminate information about the possibility of applying for STT mobility and qualification deadlines, allowing all eligible research, research-teaching and teaching staff equal access to information.
  9. Qualification is conducted by a committee at the faculty level consisting of three (when the number of coordinators at the faculty does not exceed two) or five people (when there are three or more coordinators in the faculty), including all international exchange coordinators appointed for the disciplines taught by a given faculty and the Vice-Dean for Student Affairs/Dean of a given faculty.
    The committee should appoint a chairperson responsible for the submission and possible corrections of the protocol.
  10. If the application form under assessment is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is being assessed, and the committee is then supplemented by an appointed person.
  11. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale:
    • assessment of the training objectives (clearly formulated and training-related objectives – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; a training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, widely understood exchange of experiences): 0-4 points
    • assessment of the justification for the connection between training activity and developing teaching skills and/or designing curricula (when such a connection is indicated in the application form, it is evaluated on the basis of the justification: fulfilling one condition 1 point, fulfilling both conditions 2 points): 0-2 points
    • assessment of the added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved; justification for the selection of a given institution, demonstrating that a given institution carries out activities that are not present at the home university): not scored, but required (not demonstrating the added value in the context of the modernization or internationalization strategies is equivalent to an incorrectly submitted application),
    • assessment of the content of the training programme:
      • the mobility is implemented solely for training purposes – lack of clear evidence of such nature means 0 points for the entire programme and rejection of the application – 0-1 points,
      • indication of the skills and/or specific knowledge to be acquired during the training – 0-1 points,
      • assessment of the usefulness of the above-mentioned subject of training from the point of view of research and/or didactics – 0-1 points,
      • detailed description of activities related to the training (taking into account the division into training days and working time efficiency) – 0-3 points,
      • assessment of the feasibility of full implementation of the presented programme 0-1 points,
    • assessment of the expected results (what and how the participant will implement after the mobility): 0-2 points.

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the training objectives and a minimum of 9 points in total will be rejected.

  1. The assessed substantive content of MA and the planned duration of the mobility cannot be changed once the qualification has been completed.
  2. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  3. An additional score of 2 points is given to an employee who did not complete STT mobility during the last two academic years or 1 point is given to an employee who did not complete STT mobility during the last academic year. The score is added by the International Relations Department (IRD) after the faculty qualification report is delivered.
    If the additional score does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the protocol is decisive.
  4. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already carried out in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
  5. As a result of the qualification, a protocol including all the candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created. The chairperson of the faculty committee sends to the IRD (the contact person for STT mobility) the protocol according to an approved template in electronic form in both variants:
    • Excel file generated on the basis of data from the DA system,
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 13/03/2023 at the latest for the basic qualification and by 30/10/2023 at the latest for the additional qualification.

  1. The date of acceptance of a correctly submitted protocol shall be the date on which the e-mail confirmations of the entire committee are received.
  2. The IRD (contact person for STT mobility), within 5 working days from receiving the protocol, verifies the correctness of the protocol and the compliance of the content of the MA with the rules defined in the Erasmus+ Programme Guide and FDES guidelines and accepts or sends the protocol back to the chairperson of the faculty committee for correction.
  3. Protocols sent back for correction in accordance with point 25 shall be deemed accepted on the day of submission of the original version if they are corrected within 5 working days of receiving information from the IRD (contact person for STT mobility) about incorrect input.
  4. Failure to use the mobility limits, i.e. failure to send the protocols within the time limit specified in point 22 of the rules, or failure to fill all the places within the basic qualification limit, results in the automatic transfer of funds allocated to the mobility of a given faculty to the pool allocated to reserve mobility.
  5. In the case of mobilities concerning the basic list, the funds for STT mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional score) and within the pool of places covered by the limit.
  6. The funds in the reserve are allocated in accordance with the order in which a complete set of documents is delivered to the IRD (as in point 43 of the Rules), with the MA documents and confirmation of the planned dates of stay additionally being delivered to the IRD in the original version.[1] The complete set of documents should be delivered to the IRD not earlier than on the day of receiving information about being qualified for the mobility.
  7. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or via DA system) individual information about the results of qualification (also about being qualified under the reserve list) and further proceedings in connection with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.
  8. The candidate has the right to appeal against the committee decision within 5 working days from the announcement of the qualification result to the Vice-Rector for Organization, whose decision is final.

[1] The original version is not a scan of the document. The document must be signed originally in pen or electronically. If the document is to be signed electronically, the signature must be eligible and verifiable by the IRD. Information on eligible signatures: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution process.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
  4. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the attachment of scans of the following documents in the DA
    • MA according to an approved template with same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by the employee, respective international exchange coordinator in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • documents confirming the required scope of insurance: obligatory health insurance,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  5. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  6. Having attached the required documents at the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility in the IRD (with the contact person for STA mobility) no later than 14 days and not earlier than two months before the planned departure.
  7. Before the start of the mobility period, the staff member may complete the OLS language assessment in the language of the mobility (if available). The Participant can take part in OLS language courses starting from the day of gaining access. A link to the OLS platform is sent to qualified employees by the IRD.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification – applies only to employees leaving within faculty limits,
    • delivery of the original confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution) – scan is acceptable,
    • green travel statement – if applicable,
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download

English version below

Zasady realizacji zagranicznych wyjazdów szkoleniowych (STT) dla kadry dydaktycznej w ramach Programu ERASMUS+ Akcja Kluczowa 1 – Mobilność Edukacyjna w Uniwersytecie Szczecińskim (US) w ramach projektu nr 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Kryteria formalne

  1. Do realizacji wyjazdów szkoleniowych (STT) uprawnieni są pracownicy badawczy, badawczo-dydaktyczni i dydaktyczni realizujący zajęcia dydaktyczne i prowadzący działalność naukową w ramach dyscyplin badawczych prowadzonych przez wydziały US.
  2. Wyjazd STT może trwać minimalnie 2 dni i maksymalnie 2 miesiące (z wyłączeniem czasu podróży), przy czym okres finansowania wyjazdu wynosi minimalnie 2 dni i maksymalnie 5 dni.
  3. Szkolenie może być realizowane w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu.
  4. Celem wyjazdu STT jest doskonalenie zawodowe w partnerskiej instytucji szkolnictwa wyższego lub innej organizacji w jednym z krajów programu w formie szkoleń zagranicznych (z wyłączeniem konferencji, sympozjów, seminariów) oraz praktycznego doświadczenia edukacyjnego (job shadowing/obserwacja).
  5. Wyjazdy STT mogą być zrealizowane począwszy od 01/08/2022 i maksymalnie do 30/09/2023, w tym od 01/08/2022 do 31/12/2022 dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów oraz od 01/08/2022 do 30/09/2023 dla wyjazdów rezerwowych.
  6. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce (NA) – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE).

II. Kwalifikacja

  1. Limit wyjazdów STT pracowników badawczych, badawczo-dydaktycznych i dydaktycznych dla poszczególnych wydziałów jest równy limitowi wyjazdów dydaktycznych STA tych jednostek, tj. wynosi 3 wyjazdy.
  2. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie  23/05 – 06/06/2022. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona jest w terminie: 29/08 – 12/09/2022.
  3. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 8 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
  4. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
  5. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą i pracownicy, którzy potwierdzą fakt prowadzenia zajęć dydaktycznych w danym języku w sekcji uzasadnienie szkolenia.
  6. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tego samego wydziału.
  7. Koordynatorzy ds. wymiany międzynarodowej studentów i kadry akademickiej rozpowszechniają informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy STT i terminach kwalifikacji, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom badawczym, badawczo-dydaktycznym i dydaktycznym równy dostęp do informacji.
  8. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję na poziomie wydziału składającą się z trzech (gdy liczba koordynatorów na wydziale nie przekracza dwóch) albo z pięciu osób (gdy koordynatorów na wydziale jest trzech lub więcej), w tym wszystkich koordynatorów ds. wymiany powołanych dla dyscyplin prowadzonych  przez dany wydział oraz Prodziekana ds. Studentów/Dziekana danego wydziału.
    Komisja powinna wyznaczyć przewodniczącego, odpowiedzialnego za dostarczenie i ewentualne korekty protokołu.
  9. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
  10. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej (wartości dyskretne, tj. punktacja: 0, 1, 2, 3):
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku, gdy taki związek został wskazany w formularzu aplikacyjnym, oceniany na podstawie uzasadnienia: spełnienie jednego warunku 1 pkt, spełnienie obu warunków 2 pkt): 0-2 pkt
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): 0-1 pkt
    • ocena zawartości programu pracy (np. realność wykonania postawionych zadań): 0-3 pkt
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia i minimalnie 6 punktów łącznie będą odrzucane.

  1. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
  2. W sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń i jeżeli uniemożliwia to rozstrzygnięcie przyznania miejsc na liście rankingowej dla danych pracowników, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 0,5 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji wydziałowej.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji wciąż nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
  3. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
  4. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób. Przewodniczący komisji kwalifikacyjnej przesyła do Działu Spraw Międzynarodowych (DSM; osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) protokół wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 20/06/2022 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 23/09/2022 dla kwalifikacji dodatkowej.

  1. Za termin przyjęcia prawidłowo złożonego protokołu przyjmuje się dzień wpłynięcia potwierdzeń e-mail całego składu komisji.
  2. DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT), w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołu, weryfikuje poprawność protokołu i zgodność treści MA z zasadami określonymi w Przewodniku po programie Erasmus+ oraz wytycznymi FRSE i przyjmuje protokół lub odsyła protokół przewodniczącemu komisji na wydziale do korekty.
  3. Protokoły, które zgodnie z punktem 22 zostały odesłane do korekty uznaje się za przyjęte w dniu dostarczenia wersji pierwotnej, jeśli zostaną skorygowane w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji z DSM (osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) o nieprawidłowościach.
  4. Niewykorzystanie limitu wyjazdów, tj. brak nadesłania protokołów lub niewykorzystanie wszystkich miejsc w ramach limitu w kwalifikacji podstawowej skutkuje automatycznym przeniesieniem środków przyznanych na wyjazdy danego wydziału do puli przeznaczonej na realizację wyjazdów rezerwowych.
  5. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
  6. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością (datą i godziną) załączenia skanu zatwierdzonego przez wszystkie strony dokumentu MA.
    • Pracownik zakwalifikowany w kwalifikacji podstawowej w ramach puli rezerwowej (ponad limit) załącza  w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 39 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 12/07/2022. Dokumenty załączone przed tą datą nie będą brane pod uwagę.
    • Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w kwalifikacji dodatkowej załącza w systemie DA skan zatwierdzonego (jak w punkcie 39 niniejszych zasad) MA nie wcześniej niż 14/10/2022. Dokumenty załączone przed tym terminem nie będą brane pod uwagę.
  7. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji (także o zakwalifikowaniu w ramach rezerwy – lista rezerwowa) oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.

III. Aspekty finansowe

  1. Uczestnik otrzyma stypendium tylko za czas fizycznego pobytu za granicą.
  2. Maksymalna łączna kwota dofinansowania pojedynczego wyjazdu to 1 570 EUR, wliczając ewentualne dodatkowe środki przyznane w ramach tzw. green travel.
  3. Kwota stypendium zawiera ryczałt na wsparcie indywidualne (koszty utrzymania) oraz ryczałt na podróż (koszty podróży).
  4. Ryczałt na koszty utrzymania wypłacany jest tylko na dni pobytu w instytucji przyjmującej. Uczestnikowi realizującemu mobilność w formie zdalnej/on-line/wirtualnej z kraju macierzystego (bez wyjazdu za granicę) stypendium na czas trwania mobilności nie przysługuje. Dzienna ryczałtowa stawka ryczałtu na wsparcie indywidualne Erasmus+ dla wyjazdów STT wynosi:
    Grupa Kraje należące do danej grupy Dzienna stawka w EUR
    1 Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja 180
    2 Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 160
    3 Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna, Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry 140
  5. Kwota ryczałtu na koszty podróży zależna jest od odległości dzielącej miejsce rozpoczęcia podróży (siedziba US, tj. Szczecin) do miejsca docelowego (lokalizacja instytucji przyjmującej) według stawek przedstawionych w poniższej tabeli. Jeżeli podróż w obie strony przebiega środkami transportu o niskiej emisji tzw. „green travel”, czyli najdłuższe odcinki trasy pokonywane są za pomocą autobusu, pociągu, roweru lub poprzez wspólne korzystanie z samochodu, uczestnicy Programu mogą ubiegać się o ryczałt na koszty podróży w wysokości stawki obejmującej „green travel”:
    Odległość Ryczałt na koszty podróży na uczestnika Ryczałt na koszty podróży z uwzględnieniem „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km lub więcej 1500 EUR

    Właściwa stawka ryczałtu na podróż określana jest na podstawie kalkulatora on-line dostępnego pod adresem internetowym Komisji Europejskiej (KE): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    Dodatkowo uczestnicy wybierający podróż „green travel” mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie indywidualne na koszty utrzymania na maksymalnie dodatkowe 4 dni w podróży.

    Zasady przyznawania oraz rozliczania „green travel” są dostępne na stronie DSM.

  6. Kwota nierozdzielona, jak również powstające w trakcie realizacji wyjazdów ewentualne dalsze rezerwy grantu, wynikające z krótszych niż pierwotnie planowano pobytów, zrealizowania mniejszej niż zaplanowana liczby wyjazdów, rezygnacji pracowników z wyjazdu – zostanie przeniesiona do puli środków przeznaczonych na wyjazdy rezerwowe.
    W miarę możliwości uczelnia podejmie starania, żeby zwiększyć wysokość środków na wyjazdy pracowników poprzez dokonanie przeniesień z puli środków przyznanych na wsparcie mobilności (OS) oraz poprzez ubieganie się o dodatkowe środki przyznawane przez FRSE w procesie redystrybucji.
  7. Kandydaci zobowiązani są do powiadomienia DSM (osobę kontaktową dla wyjazdów STT) o ewentualnej rezygnacji z wyjazdów w formie informacji mailowej.
  8. Osoby, które udokumentują w aplikacji DA, że posiadają stwierdzony stopień niepełnosprawności mogą ubiegać się o dodatkowe wsparcie na podstawie wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów określającego potrzeby wynikające bezpośrednio z niepełnosprawności które:
    • są inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą,
    • nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł,
    • są niezbędne do realizacji wyjazdu.

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH

IV. Przystąpienie do programu Erasmus+: podpisanie umowy stypendialnej

  1. W czasie realizacji mobilności pracownik nie może przebywać na zwolnieniu/urlopie na US.
  2. Umowa stanowi podstawę do przekazania wskazanej w umowie kwoty (EUR) stypendium na rachunek bankowy podany w formularzu aplikacyjnym DA.
  3. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium w walucie EUR, termin pobytu, okres finansowania oraz wzajemne zobowiązania pracownika i uczelni macierzystej, w tym obowiązek rozliczenia się.
  4. Warunkiem zawarcia umowy stypendialnej jest pomyślny wynik kwalifikacji i załączenie skanów następujących dokumentów w systemie DA:
    • MA wg zatwierdzonego wzoru o treści identycznej w sekcji I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME z treścią tej sekcji w formularzu aplikacyjnym DA, kompletnego pod względem formalnym (uzupełnionego w wymaganych sekcjach) oraz zaakceptowanego/podpisanego przez wyjeżdżającego pracownika, właściwego koordynatora ds. wymiany w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise oraz przez uczelnię goszczącą w sekcji II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • potwierdzenia planowanych dat pobytu wg zatwierdzonego wzoru,
    • potwierdzenia z instytucji przyjmującej (akceptowana forma e-mail) stwierdzające jednoznacznie w jakiej formie realizowana będzie mobilność: z konicznością fizycznego pobytu face to face/formie mieszanej (na miejscu oraz online) – nie może być wystawione wcześniej niż 2 miesiące przed mobilnością.
      W przypadku realizacji mobilności tylko w formie zdalnej/on-line/wirtualnej wyjazd nie jest zasadny,
    • deklaracja Green Travel – jeśli dotyczy.
  5. Należy zachować termin minimum 5 dni przerwy między różnymi mobilnościami realizowanymi w ramach Programu.
  6. Po załączeniu w systemie DA wymaganych dokumentów pracownik zawiera w DSM (u osoby kontaktowej dla wyjazdów STT) umowę stypendialną dla wyjazdu STT nie później niż na 14 dni i nie wcześniej niż dwa miesiące przed planowanym wyjazdem.

V. Rozliczenie ze stypendium

  1. W ciągu 14 dni po powrocie z instytucji przyjmującej, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia wyjazdu w DSM.
  2. Obowiązkowe elementy rozliczenia z wyjazdu to:
    • dostarczenie oryginału uzupełnionego i zatwierdzonego MA złożonego podczas kwalifikacji,
    • dostarczenie oryginału potwierdzenia ukończenia szkolenia wraz z terminem jego realizacji (wystawia/potwierdza instytucja przyjmująca),
    • uzupełnienie ankiety on-line, do której link zostanie przesłany przez odpowiedni system Komisji Europejskie.

English version

Rules for the implementation of training mobility (STT) for academic staff within the framework of ERASMUS+ Key Action 1 - Educational Mobility at the University of Szczecin (US) within the project no. 2021-1-PL01-KA131-HED-000010088

I. Formal criteria

  1. Research, research-teaching, and teaching who conduct classes and research activity within the research disciplines taught by the faculties of the US are entitled to take part in training mobility (STT).
  2. STT mobility can last minimum 2 days and maximum 2 months (excluding travel time), with a minimum funding period of 2 days and a maximum of 5 days.
  3. The mobility may be carried out at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries.
  4. The aim of the STT mobility is to provide professional development at a partner higher education institution or other organisation in one of the programme countries in the form of training abroad (excluding conferences, symposia, seminars) and practical learning experience (job shadowing/observation).
  5. STT training mobilities can be carried out from 01/08/2022 and up to 30/09/2023, including from 01/08/2022 to 31/12/2022 for departures within the granted limits and from 01/08/2022 to 30/09/2023 for reserve mobility.
  6. The mobility must be carried out in accordance with the rules set out in the Erasmus+ Programme Guide and with the guidelines of the National Agency of the programme in Poland (NA) – Foundation for the Development of the Education System (FDES).

II. Qualification

  1. The limit of STT mobilities of research, research-teaching, and teaching staff for individual faculties is equal to the limit of STA mobilities of these faculties, i.e. it is 3 mobilities.
  2. Employees interested in the mobility apply for the STT mobility qualification by filling in the on-line application form in the DreamApply system (DA) and submitting it within the deadlines set for the basic and additional qualification. The basic qualification takes place between 23/05 – 06/06/2022. The additional qualification is carried out 29/08 – 12/09/2022.
  3. In the application referred to in point 8, the employee is obliged to use their work email address.
  4. One employee may submit one application for the basic qualification and one application for each additional qualification, provided that the host institutions for both mobilities are different.
  5. For language training courses may apply employees who, at the time of submitting the application, can document the fact of formal learning of the language in question for a minimum of 3 full months within the last 12 months by uploading the document(s) issued by the language school/registered language training company/registered trainer in the DA, and employees who can confirm the fact of conducting classes in a given language in the training justification section.
  6. For a mobility to one host institution in order to achieve a similar goal, it is possible to qualify no more than 2 employees of the same unit.
  7. International exchange coordinators for students and academic staff disseminate information about the possibility of applying for STT mobilities and about qualification deadlines, allowing all eligible research, research-teaching, and teaching staff equal access to information.
  8. Qualification is conducted by a commission at the faculty level consisting of three (when the number of coordinators at the faculty does not exceed two) or five people (when there are three or more coordinators at the faculty), including all international exchange coordinators appointed for the disciplines conducted by a given faculty and the Vice-Dean for Student Affairs/Dean of a given faculty.
    The committee should appoint its president, responsible for the submission and possible corrections of the protocol.
  9. If the application form being assessed is the one of an employee who is also a member of the selection committee, this person leaves the committee for the time the application is assessed, and the committee is then additionally supplemented by an appointed person.
  10. The qualification is based on the assessment of the content of the Individual Training Programme (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), section PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, described by the employee in the application form according to the following point scale (discrete values, i.e. scores: 0, 1, 2, 3):
    • assessment of the training objectives (clearly formulated and actually training objectives – the purpose of the mobility is to acquire specific knowledge and/or skills; the training objective does not include information and promotion or organizational activities, e.g. signing an agreement or discussing the terms of cooperation, generally formulated exchange of experiences): 0-3 points
    • assessment of the justification for the connection between training activity and developing teaching skills and/or designing curricula (when such a connection is indicated in the application form, it is evaluated on the basis of the justification: fulfilling one condition 1 point, fulfilling both conditions 2 points): 0-2 points
    • assessment of the added value of the mobility (in the context of the modernisation and internationalisation strategies of the institutions involved): 0-1 point
    • assessment of the content of the training programme (e.g. the feasibility of completing the set tasks): 0-3 points
    • assessment of the expected outcomes (possibility to use the results directly in one’s own work: 0-2 points, possibility to train other staff or to implement the results: 0-1 point): 0-3 points

Applications which cannot be awarded a minimum of 1 point for the assessment of the learning objectives and a minimum of 6 points in total will be rejected.

  1. Incorrectly submitted applications will not be assessed.
  2. In the event that the same number of points for the qualitative assessment is awarded for two or more applications, and if this prevents the award of places on the ranking list for the given employees, an additional score of 0.5 points is taken into account for the employee who did not complete the STT mobility within the last two academic years. Points are added by the International Relations Department (IRD) upon delivery of the protocol of the faculty qualification.
    In a situation where the addition of additional scores still does not determine the allocation of places on the ranking list, the order of names on the ranking list is decisive.
  3. Applications with the same content of the MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME for different mobilities of the same employee (including mobilities already realized in previous years) or submitted by two or more employees will be rejected.
  4. As a result of the qualification, a protocol including all candidates taking part in the qualification and a ranking list of the qualified persons are created. The president of the faculty committee sends to the IRD (the contact person for STT mobility) the protocol according to an approved template in electronic form in both variants:
    • Excel file generated on the basis of data from the DA
    • in the form of an e-mail in which the protocol is a pasted section (not attached) with pre-completed confirmations from the entire committee

by 20/06/2022 at the latest for the basic qualification and by 23/09/2022 at the latest for the additional qualification.

  1. The date of acceptance of a correctly submitted protocol shall be the date on which the e-mail confirmations of the entire committee are received.
  2. The IRD (contact person for STT mobility), within 5 working days from receiving the protocol, verifies the correctness of the protocol and the compliance of the content of the MA with the rules defined in the Erasmus+ Programme Guide and FDES guidelines and accepts or sends the protocol back to the president of the faculty committee for correction.
  3. Protocols that were sent back for correction in accordance with point 22 shall be deemed accepted on the day of delivery of the original version if they are corrected within 5 working days of receiving information from the IRD (contact person for STT mobility) about the irregularities.
  4. Failure to use the mobility limits, i.e. failure to send the protocols or not filling all the places within the basic qualification limit, results in the automatic transfer of funds allocated to the mobility of a given faculty to the pool allocated to reserve mobility.
  5. In case of mobilities concerning the basic list, the funds for STT mobilities within the allocated limits are granted in accordance with the order of the ranking list (considering additional points) and within the pool of places covered by the limit.
  6. The funds in the reserve are allocated according to the order (date and time) of enclosing the scan of the MA document approved by all parties.
    • An employee qualified in the basic qualification within the reserve pool (above the limit) shall include in the DA a scan of the approved (as in point 39 of these rules) MA not earlier than 12/07/2022. Documents attached before this date will not be taken into account.
    • An employee qualified for a mobility in the additional qualification shall include in the DA a scan of the approved MA (as in point 39 of these rules) not earlier than on 14/10/2022. Documents submitted before this date will not be taken into account.
  7. On the basis of the accepted protocol, the IRD (contact person for STT mobilities) sends to candidates (via e-mail and/or DA) individual information about the results of the qualification (also about qualifying for the reserve list) and further proceedings connected with the mobility, including the obligation to conclude an individual scholarship agreement.

III. Financial aspects

  1. The participant will receive a scholarship only for the duration of the physical stay abroad.
  2. The maximum total amount of co-financing for a single mobility is EUR 1570, including any additional funds granted under the so-called ”green travel”.
  3. The scholarship includes a lump sum for individual support (subsistence allowance) and a lump sum for travel (travel costs).
  4. The subsistence allowance is paid only for dates of stay in the host institution. Participants realizing only remote/on-line/virtual mobility from their home country (without going abroad) are not entitled to a scholarship for the duration of the mobility. The daily flat rate for Erasmus+ individual support for STT mobility is:
    Group Countries belonging to the group Daily rate in EUR
    1 Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden 180
    2 Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta,
    Netherlands, Portugal, Spain
    160
    3 Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania,
    Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, North Macedonia, Turkey
    140
  5. The lump sum for travel costs depends on the distance between the place of departure (seat of the US,  i.e. Szczecin) and the destination (location of the host institution) according to the rates presented in the table below. If the round route takes place by means of low-emission transport, the so-called „green travel”, i.e. the longest parts of the route are covered by bus, train, bicycle or by carpooling, Programme participants can apply for a lump sum for travel costs in the amount of the rate including „green travel”:
    Distance Lump sum for travel costs per participant Lump sum for travel costs including „green travel”
    0-99 km 23 EUR
    100-499 km 180 EUR 210 EUR
    500-1999 km 275 EUR 320 EUR
    2000-2999 km 360 EUR 410 EUR
    3000-3999 km 530 EUR 610 EUR
    4000-7999 km 820 EUR
    8000 km or more 1500 EUR

    The appropriate lump sum for the travel is determined on the basis of the online calculator available at the website of the European Commission (EC): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

    In addition, participants choosing a „green travel” may apply for additional individual support for subsistence allowance for a maximum of additional 4 days of travel.

    The rules for granting and settling a „green travel” are available on the IRD website.

  6. The non-allocated amount, as well as any further grant reserves arising during the realization of mobilities, resulting from shorter than originally planned stays, lesser than planned number of mobilities, resignation of employees from mobility – will be transferred to the pool of funds allocated for reserve mobility.
    Whenever possible, the university will make efforts to increase the amount of funds for employee mobilities by making transfers from the pool of funds allocated to the organizational support (OS) and by applying for additional funds to be allocated by the FDES in the redistribution process.
  7. Candidates are obliged to inform the IRD (contact person for STT mobility) about their resignation from the mobility in the form of an e-mail information.
  8. Applicants who document in the DA application that they have a confirmed degree of disability may apply for additional support on the basis of a request to co-finance additional costs, specifying the needs resulting directly from the disability, which:
    • are other than standard travel and subsistence costs during the stay abroad,
    • are not provided by the host university/institution or are not financed from other sources,
    • are necessary for the mobility.

RULES FOR OBTAINING FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS

IV. Accession to the Erasmus + programme: signing a scholarship agreement

  1. During the mobility, the employee may not be on a leave of absence at the US.
  2. The agreement constitutes the basis for the transfer of the scholarship amount (EUR) indicated in the agreement to the bank account specified in the DA application form.
  3. The agreement specifies the rate and total amount of the grant received in EUR, the dates of the stay, the funding period and the mutual obligations of the employee and the home university, including the obligation to settle the mobility.
  4. The signing of the scholarship agreement is conditional on a successful qualification and the inclusion of scans of the following documents in the DA:
    • MA according to an approved template with the same content as in Section I: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME as the content of this section in the DA application form, formally complete (filled in the required sections) and approved/signed by the employee, respective international exchange coordinator in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The sending institution/enterprise and by the host university in section II. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES: The receiving institution,
    • confirmation of planned dates of stay according to an approved template,
    • confirmation from the host institution (e-mail is acceptable) stating unambiguously in which form the mobility will be carried out: with the necessity of physical presence face to face/blended (on-site and on-line) – it cannot be issued earlier than 2 months prior the mobility.
      In case of mobility carried out remotely/on-line/virtual only, the physical departure is not justified,
    • Green Travel declaration – if applicable.
  5. There should be a minimum 5-day break between the various mobility activities carried out under the Programme.
  6. Having attached the required documents in the DA, the employee shall conclude a scholarship agreement for the STT mobility at the IRD (with the contact person for STA mobility) no later than 14 days and not earlier than two months before the planned departure.

V. Settlement of the scholarship

  1. Within 14 days after returning from the host institution, the employee is obliged to settle the mobility in the IRD.
  2. The mandatory elements of the mobility settlement are as follows:
    • delivery of the completed and approved original MA document which had been submitted during qualification,
    • delivery of the original confirmation of completing the training with the dates of its realization (issued/confirmed by the host institution),
    • completing the on-line questionnaire, the link to which will be sent by the relevant system of the European Commission.

documents to download