Rozliczanie kosztów rzeczywistych

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2022
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (kopia potwierdzona za zgodność oryginałem powinna zostać dostarczona do DSM wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” na koszty bezpośrednio związane z niepełnosprawnością, które przekraczają kwotę dopłaty uzupełniającej do stawki wsparcia indywidualnego dla uczestników z mniejszymi szansami. Są to dodatkowe środki na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł.
2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie odrębnego wniosku (według wzoru Narodowej Agencji, NA), wypełnionego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych (DSM). Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
3. Uczestnik zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podaniem źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
   1. Uczestnik wymaga niestandardowego transportu do i z miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
   2. Uczestnik wymaga specjalnego wsparcia w trakcie realizacji mobilności przez osobę towarzyszącą przez cały okres lub część trwania mobilności (np. koszty podroży, zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, etc.); pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
   3. Uczestnik wymaga wsparcia profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia); praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość finansowania w tym samym czasie kosztów osoby towarzyszącej;
   4. Uczestnik musi korzystać z niestandardowych materiałów dydaktycznych podczas kształcenia lub realizacji praktyki czy realizacji wyjazdu szkoleniowego lub dydaktycznego w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów);
   5. Uczestnik wymaga specjalnej opieki medycznej w czasie realizacji mobilności, potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim, z którego wynika zakres niezbędnej opieki (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji – bez których wyjazd za granicę nie byłby możliwy);
   6. Niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (niezbędne jest udokumentowanie w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza); w przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, możliwe jest dofinansowanie maksymalnie 50% kosztów najmu mieszkania lub pokoju; w innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie najmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.
5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego; każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym w przypadku wątpliwości NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia.
6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania.
7. Rozliczenie dodatkowych kosztów następuje na karcie rozliczenia osób z niepełnosprawnościami (według wzoru) i będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
   1. nazwę i adres organu wystawiającego dokument,
   2. kwotę i walutę,
   3. datę wystawienia.
8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na Uczestnika mobilności, a także opisane czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
9. Wykaz dokumentów lub innych dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
   1. koszty podróży (Uczestnik lub osoba towarzysząca):
      1. jeśli bilet jest imienny – bilet z ceną i datą przejazdu (jeśli nie ma ceny na bilecie, niezbędny bilet i faktura);
      2. jeśli bilet nie jest imienny (przejazd koleją lub autobusem) – bilet i oświadczenie Uczestnika, że podróż dotyczy danej mobilności;
      3. podróż samochodem – stawka wynikająca z kalkulatora odległości Komisji Europejskiej, na podstawie oświadczenia;
   2. pobyt osoby towarzyszącej – zakwaterowanie i inne związane z pobytem: na podstawie rachunków lub faktur;
   3. profesjonalny opiekun Uczestnika – faktura lub rachunek;
   4. specjalne materiały dydaktyczne, jeżeli nie zapewni ich instytucja goszcząca – faktura lub rachunek;
   5. specjalna opieka medyczna Uczestnika, w tym rehabilitacja – faktura lub rachunek;
   6. inne koszty wnioskowane przez Uczestnika (jeżeli są zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza) – faktura lub rachunek.
10. Do wszystkich wyżej wskazanych dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do DSM najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

zatwierdzone dn. 21/10/2022 (zasady zaakceptowane przez prorektora ds. organizacji)

RULES FOR OBTAINING ADDITIONAL FUNDING IN THE FORM OF REAL COSTS
under the agreement KA131-2022
students/doctoral students/recent graduates/staff with disability

1. The Participant with a certified degree of disability (a certified true copy should be attached to the application for additional funding and submitted to the IRD) has the right to receive additional funding through the inclusion support category to cover costs directly related to disability that exceed the top-up amount to individual support for participants with fewer opportunities. This additional funding covers expenses directly related to disability, without which the participation in the mobility would not be possible, and is not provided by the receiving university/institution or other sources.
2. The amount of additional funding is calculated based on a separate application (a template is provided by the National Agency, the NA) that should be filled in and submitted to the International Relations Department (the IRD) by the Participant. The application must be submitted immediately after the participant is qualified for the mobility and no later than 7 weeks prior to the start of the mobility.
3. The Participant must specify in detail their needs resulting from disability that require covering non-standard travel and subsistence costs. For each so-called additional cost the participant must provide a detailed justification along with the amount of expected expenses and provide a source on the basis of which this amount was calculated.
4. Additional funding may be granted for covering disability related costs, without which the participation in the mobility would not be possible, and applies to the following situations:
   1. the Participant requires non-standard transport from and to their destination (non-standard travel costs);
   2. the Participant requires the support of an accompanying person during the entire or part of the mobility period (e.g. travel costs, accommodation, meals, local transport, etc.); the stay of an accompanying person excludes the possibility of covering the costs of salary received by a professional local personal assistant at the same time;
   3. the Participant requires the support of a professional local personal assistant (salary costs); the support of a professional local personal assistant excludes the possibility of covering expenses incurred by the accompanying person at the same time;
   4. the Participant must use non-standard didactic materials during the mobility for studies or traineeship, or during the mobility for training or teaching in the receiving institution (costs of non-standard materials);
   5. the Participant requires special medical care during the mobility which is confirmed by a medical certificate specifying the scope of the necessary care (costs of medical care, rehabilitation – without which the participant could not travel abroad);
   6. the Participant’s disability requires them to cover other costs without which the participation in the mobility would not be possible (to be justified in the form of a recommendation issued by a disability assessment board or a physician); if the participant’s disability certificate grants the right to occupy a separate room, they may receive additional funding for renting a flat or a room (a maximum of 50% of the costs of renting a flat or a room); otherwise additional funding for renting a flat or a room will not be awarded.
5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department at the University of Szczecin; each application submitted to the National Agency (the NA) will be examined on a case-by-case basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification if in doubt.
6. The NA defines the types of costs for which additional funding is awarded and the amount of this funding.
7. The additional costs will be settled using additional funding settlement form for the participant with fewer opportunities (a template is provided). This settlement will be based on real costs according to source documents that should include:
   1. name and address of the issuing authority,
   2. amount and currency,
   3. date of issue.
8. The bill or invoice should be issued to the Participant who should describe the cost and sign the bill or invoice.
9. The list of source documents or other documents eligible for cost recognition:
   1. travel expenses (the Participant or an accompanying person):
      1. a personal ticket with the price and date of travel (if the ticket does not include the price, the ticket and invoice must be submitted);
      2. a bearer ticket (travelling by train or bus) – the participant must submit the ticket and the declaration that the travel refers to a given mobility;
      3. travelling by car – the lump sum calculated using the European Commission distance calculator, based on the declaration;
   2. stay of an accompanying person – accommodation and other expenses: based on bills or invoices;
   3. the Participant’s professional personal assistant – invoice or bill;
   4. non-standard didactic materials unless provided by the receiving institution – invoice or bill;
   5. special medical care required by the participant, including rehabilitation – invoice or bill;
   6. other costs specified by the Participant in their application (if recommended in the disability certificate or by a physician) – invoice or bill.
10. To all the above-mentioned documents, confirming that the Participant covered additional disability related costs, the Participant should attach a confirmation of payment (or a transfer).
11. All the documents must bear the Participant’s original signature and must be submitted to the IRD no later than within 14 days from the end of the mobility.

To download:
1. application for additional funding
2. funding settlement form

approved on 21/10/2022