English version below

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2021
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

    1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (kopia potwierdzona za zgodność oryginałem powinna zostać dostarczona do DSM wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać, niezależnie od otrzymanej stawki ryczałtowej, dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników”.
    2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie wniosku (wg wzoru Narodowej Agencji), przygotowanego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych. Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
    3. Uczestnik mobilności zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
    4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
      1. Uczestnik wymaga niestandardowego transportu do i z miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
      2. Uczestnik wymaga specjalnego wsparcia w trakcie realizacji mobilności przez osobę towarzyszącą przez cały okres lub część trwania mobilności (np. koszty podroży, zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, etc.). Możliwość finasowania jednocześnie kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie jest wykluczone.
      3. Uczestnik wymaga wsparcia profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość finasowania w tym samym czasie kosztów osoby towarzyszącej.
      4. Uczestnik musi korzystać z niestandardowych materiałów dydaktycznych podczas kształcenia lub realizacji praktyki, czy realizacji wyjazdu szkoleniowego lub dydaktycznego w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów).
      5. Uczestnik wymaga specjalnej opieki medycznej w czasie realizacji mobilności, potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim, z którego wynika zakres niezbędnej opieki (koszty opieki lekarskiej w miejscu docelowym, rehabilitacji, leków – bez których wyjazd za granicę nie byłby możliwy).
      6. Niepełnosprawność wymaga niestandardowego ubezpieczenia na czas wyjazdu (koszty specjalnego ubezpieczenia).
    5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego. Każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia w przypadku wątpliwości.
    6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania.
    7. Rozliczenie dodatkowych kosztów będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
      1. nazwę i adres organu wystawiające dokument,
      2. kwotę i walutę,
      3. datę wystawienia.
    8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na Uczestnika mobilności, opisane czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
    9. Wykaz dokumentów/ dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
      1. Koszty podróży (Uczestnik lub/i osoba towarzysząca) – bilet imienny z ceną i datą przejazdu (jeśli nie ma ceny na bilecie niezbędny sam bilet i faktura). Przejazd koleją lub autobusem – jeśli bilet nie jest imienny wraz z biletem niezbędne jest oświadczenie Uczestnika, że podróż dotyczy danej mobilności. Podróż samochodem – stawka wynikająca z kalkulatora odległości Komisji Europejskiej, na podstawie oświadczenia.
      2. Pobyt osoby towarzyszącej – zakwaterowanie i inne związane z pobytem: na podstawie rachunków lub faktur.
      3. Profesjonalny opiekun Uczestnika – faktura lub rachunek.
      4. Specjalne materiały dydaktyczne, jeżeli nie zapewni ich instytucja goszcząca – faktura lub rachunek.
      5. Specjalna opieka medyczna Uczestnika, rehabilitacja, zakup leków – faktura lub rachunek.
      6. Specjalne ubezpieczenie Uczestnika – faktura lub rachunek.
      7. Jeżeli zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza, także inne koszty wnioskowane przez Uczestnika – faktura lub rachunek.
    10. Do wszystkich ww. dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych, związanych z niepełnosprawnością kosztów, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
    11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do Działu Spraw Międzynarodowych najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.
    12. Rozliczenie kosztów następuje na arkuszu rekomendowanym przez Narodową Agencję.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

 

zatwierdzone dn. 22/11/2021

English version

RULES OF OBTAINING ADDITIONAL CO-FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS
within the project KA131-2021
students/doctoral students/recent graduates/employees with disabilities

    1. A Participant with a confirmed disability (a certified copy of confirmation should be delivered to the IRD along with co-funding application) has a right to receive, regardless of the lump sum, additional amount in the category “inclusion support”.
    2. The additional amount is calculated on the basis of a request (on National Agency’s template), prepared by the Participant and submitted in the International Relations Department. The request has to be submitted immediately after the Participant is qualified for mobility and no later than 7 weeks prior to beginning of mobility.
    3. The Participant is obliged to specify in detail the needs resulting from the disability, which result in other than standard costs related to travel and subsistence. Each so-called additional cost requires a detailed justification along with the amount of expected expenses and the source on the basis of which the amount of expenses was calculated.
    4. The granting of additional funds to cover the costs related to the disability will take place if it is not possible to carry out the mobility without taking them into account and it concerns the following situations:
      1. The Participant requires non-standard transport to and from the destination (special transport costs);
      2. The Participant requires special support during the implementation of the mobility by the accompanying person for the entire period or part of the mobility (e.g. travel costs, accommodation, meals, local transport, etc.). The possibility of financing the local tutor’s labour costs at the same time is excluded.
      3. The Participant requires the support of a professional local tutor (salary costs). The work of a professional local tutor excludes the possibility of financing the costs of an accompanying person at the same time.
      4. The Participant must use non-standard didactic materials during studies or traineeship, or training or didactic mobility at the host institution (costs of special materials).
      5. The Participant requires special medical care during the mobility, confirmed by a medical certificate, which shows the scope of the necessary care (costs of medical care at the destination, rehabilitation, medicines – without which it would not be possible to travel abroad).
      6. Disability requires non-standard insurance for the time of mobility (special insurance costs).
    5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department of the University of Szczecin. Each application submitted to the National Agency (NA) will be considered on an individual basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification in case of doubt.
    6. The NA defines the types of costs for which additional financing, and its amount, is granted.
    7. The settlement of additional costs will be the settlement of real costs in accordance with the financial documents, which specify:
      1. the name and address of the issuing authority,
      2. amount and currency,
      3. date of issue.
    8. The bill or invoice should be issued to the mobility Participant who should describe what the cost concerns and sign the document.
    9. List of documents / financial evidence eligible for cost recognition:
      1. Travel costs (Participant and / or accompanying person) – a personal ticket with the price and date of travel (if there is no price on the ticket, the ticket itself and the invoice are required). Travel by train or bus – if the ticket is not named, the Participant must declare that the journey relates to the given mobility, together with the ticket. Travel by car – the lump sum resulting from the distance calculator of the European Commission, based on the declaration.
      2. Stay of an accompanying person – accommodation and other related to the stay: on the basis of bills or invoices.
      3. Professional tutor of the Participant – invoice or bill.
      4. Special teaching materials, if not provided by the host institution – invoice or bill.
      5. Special medical care of the Participant, rehabilitation, purchase of medications – invoice or bill.
      6. Special insurance of the Participant – invoice or bill.
      7. If recommended in the certificate of disability or by a doctor, also other costs requested by the Participant – invoice or bill.
    10. To all of the above documents confirming incurring additional costs related to the disability, a confirmation of payment (or a transfer) must be attached.
    11. All documents must be delivered with the Participant’s original signatures to the International Relations Department no later than 14 days from the end of the mobility.
    12. Costs are settled on a sheet recommended by the National Agency.

To download:
1. co-funding application
2. settlement sheet

 

approved on 22/11/2021