logo

Rozliczanie kosztów rzeczywistych

KA131-2026

English version below

Do czasu opracowania wytycznych przez Narodową Agencję Programu Erasmus dla projektów z konkursu 2026, wnioskowanie oraz rozliczanie dofinansowania w formie kosztów rzeczywistych odbywa się na zasadach dla projektu KA131-2025, które znajdują się poniżej.

English version

Until the National Agency for the Erasmus Programme develops guidelines for projects under the 2026 call, the application process and the financial reporting of funding based on real costs shall follow the rules established for KA131-2025 projects, as provided below.

KA131-2025

English version below

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2025
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

  1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (orzeczenie powinno zostać dostarczone do DSM do wglądu wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” na koszty bezpośrednio związane z niepełnosprawnością, które przekraczają kwotę dopłaty uzupełniającej do stawki wsparcia indywidualnego dla uczestników z mniejszymi szansami. Są to dodatkowe środki na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł.
  2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie odrębnego wniosku (według wzoru Narodowej Agencji, NA), wypełnionego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych (DSM). Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
  3. Uczestnik zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podaniem źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
  4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
    1. niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu, które przekraczają stawki ryczałtowe);
    2. niepełnosprawność wymaga zamieszkania w oddzielnym pokoju, co wynika z orzeczenia o stopniu niepełnosprawności – w tym przypadku NA dofinansuje maksymalnie 50% faktycznie poniesionych kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane;
    3. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróży osoby towarzyszącej oraz koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej – zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
    4. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie;
    5. niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, bez której pobyt za granicą nie byłby możliwy) – przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej;
    6. niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć.
  5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego; każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym w przypadku wątpliwości NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia.
  6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania. DSM poinformuje Uczestnika o kwocie dodatkowego wsparcia (dodatkowego w stosunku do ryczałtu wynikającego z planowanego czasu trwania pobytu za granicą).
  7. Rozliczenie dodatkowych kosztów następuje na karcie rozliczenia osób z niepełnosprawnościami (według wzoru) i będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
    1. nazwę i adres organu wystawiającego dokument,
    2. kwotę i walutę,
    3. datę wystawienia.
  8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na:
    Uniwersytet Szczeciński
    al. Papieża Jana Pawła II 22a, 70-453 Szczecin
    NIP: 851-020-80-05
    Rachunek lub faktura powinny być opisane – czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
  9. Wykaz dokumentów lub innych dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
    1. koszty specjalnego transportu Uczestnika – faktura lub rachunek;
    2. koszty zamieszkania Uczestnika w oddzielnym pokoju – faktura lub rachunek (max. 50% faktycznie poniesionych kosztów);
    3. pobyt osoby towarzyszącej:
      1. koszty podróży – na podstawie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, w którym określono datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu osoby towarzyszącej. Kwota ryczałtowa wg kalkulatora odległości (standardowa lub podwyższona z tytułu podróży niskoemisyjnymi środkami transportu);
      2. koszty pobytu – na podstawie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, w którym określono datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu osoby towarzyszącej:
        • do 60 dnia pobytu osoby towarzyszącej – kwota ryczałtowa wg stawek dziennych dla mobilności pracowników;
        • od 61 dnia pobytu osoby towarzyszącej – wg kosztów rzeczywistych na podstawie faktury lub rachunku;
    4. koszty wynagrodzenia profesjonalnego opiekuna miejscowego (zatrudnienie opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie) – faktura lub rachunek;
    5. koszty specjalnej opieki medycznej Uczestnika – faktura lub rachunek;
    6. inne koszty wnioskowane przez Uczestnika (jeżeli są zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza) – faktura lub rachunek.
  10. Do wszystkich wyżej wskazanych dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
  11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do DSM najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

zatwierdzone dn. 19/12/2025 (zasady zaakceptowane przez prorektora ds. organizacji)

English version

RULES FOR OBTAINING ADDITIONAL FUNDING IN THE FORM OF REAL COSTS
under the agreement KA131-2025
students/doctoral students/recent graduates/staff with disability

  1. The Participant with a certified degree of disability (the certification should be presented at the IRD along with the application for additional funding) has the right to receive additional funding through the inclusion support category to cover costs di-rectly related to disability that exceed the top-up amount to individual support for par-ticipants with fewer opportunities. This additional funding covers expenses directly re-lated to disability, without which the participation in the mobility would not be possible, and is not provided by the receiving university/institution or other sources.
  2. The amount of additional funding is calculated based on a separate application (a template is provided by the National Agency, the NA) that should be filled in and submitted to the International Relations Department (the IRD) by the Participant. The application must be submitted immediately after the participant is qualified for the mobility and no later than 7 weeks prior to the start of the mobility.
  3. The Participant must specify in detail their needs resulting from disability that require covering non-standard travel and subsistence costs. For each so-called additional cost the participant must provide a detailed justification along with the amount of expected expenses and provide a source on the basis of which this amount was calculated.
  4. Additional funding may be granted for covering disability related costs, without which the participation in the mobility would not be possible, and applies to the following situations:
    1. the disability requires special transport for the mobility Participant to the destination (special transport costs exceeding the flat rates);
    2. disability requires accommodation in a separate room, as specified in the disability certificate – in this case, the NA will cover up to 50% of the actual costs of renting a flat or room. In other cases, additional funds for renting a flat or room will not be granted;
    3. disability requires support for the mobility Participant by an accompanying person for part or all of the stay abroad (travel costs of the accompanying person and costs related to the stay of the accompanying person – accommodation, meals, local transport, etc.). The stay of an accompanying person excludes the possibility of covering the costs of a local carer at the same time;
    4. disability requires support for the mobility Participant by a professional local carer (salary costs). The work of a professional local carer excludes the possibility of covering the costs of an accompanying person at the same time;
    5. disability requires special medical care for the mobility Participant on site (costs of medical care, rehabilitation, without which the stay abroad would not be possible) – the award of funding in this category requires the submission of a medical certificate indicating the necessary scope of special medical care;
    6. the disability requires the mobility Participant to incur other costs without which the mobility could not be carried out.
  5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department at the University of Szczecin; each application submitted to the National Agency (the NA) will be examined on a case-by-case basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification if in doubt.
  6. The NA defines the types of costs for which additional funding is awarded and the amount of this funding. The IRD informs the Participant about the awarded additional funding (additional to the lump sum resulting from the planned duration of stay abroad).
  7. The additional costs will be settled using additional funding settlement form for the participant with fewer opportunities (a template is provided). This settlement will be based on real costs according to source documents that should include:
    1. name and address of the issuing authority,
    2. amount and currency,
    3. date of issue.
  8. The bill or invoice should be issued to:
    University of Szczecin
    al. Papieża Jana Pawła II 22a, 70-453 Szczecin
    VAT: 851-020-80-05
    The Participant should describe the cost and sign the bill or invoice.
  9. The list of source documents or other documents eligible for cost recognition:
    1. special transport costs incurred by the Participant – invoice or receipt;
    2. costs of the Participant’s accommodation in a separate room – invoice or receipt (max. 50% of the actual costs incurred);
    3. stay of an accompanying person:
      1. travel costs – based on a certificate signed by the host organisation, specifying the start and end dates of the accompanying person’s stay. Lump sum according to the distance calculator (standard or increased for low-emission means of transport);
      2. accommodation costs – based on a certificate signed by the host organisation specifying the start and end dates of the accompanying person’s stay:
        • up to the 60th day of the accompanying person’s stay – a lump sum according to the daily rates for staff mobility
        • from the 61st day of the accompanying person’s stay – according to actual costs based on an invoice or receipt
    4. costs of remuneration for a professional local carer (the employment of a local carer excludes the possibility of covering the costs of an accompanying person at the same time) – invoice or receipt;
    5. costs of special medical care for the Participant – invoice or receipt;
    6. other costs requested by the Participant (if recommended in the disability certificate or by a doctor) – invoice or receipt.
  10. To all the above-mentioned documents, confirming that the Participant covered additional disability related costs, the Participant should attach a confirmation of payment (or a transfer).
  11. All the documents must bear the Participant’s original signature and must be submitted to the IRD no later than within 14 days from the end of the mobility.

To download:
1. application for additional funding
2. funding settlement form

 

approved on 19/12/2025

KA131-2024

English version below

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2024
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

  1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (orzeczenie powinno zostać dostarczone do DSM do wglądu wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” na koszty bezpośrednio związane z niepełnosprawnością, które przekraczają kwotę dopłaty uzupełniającej do stawki wsparcia indywidualnego dla uczestników z mniejszymi szansami. Są to dodatkowe środki na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł.
  2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie odrębnego wniosku (według wzoru Narodowej Agencji, NA), wypełnionego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych (DSM). Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
  3. Uczestnik zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podaniem źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
  4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
    1. niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu, które przekraczają stawki ryczałtowe);
    2. niepełnosprawność wymaga zamieszkania w oddzielnym pokoju, co wynika z orzeczenia o stopniu niepełnosprawności – w tym przypadku NA dofinansuje maksymalnie 50% faktycznie poniesionych kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane;
    3. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróży osoby towarzyszącej oraz koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej – zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
    4. niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie;
    5. niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, bez której pobyt za granicą nie byłby możliwy) – przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej;
    6. niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć.
  5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego; każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym w przypadku wątpliwości NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia.
  6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania.
  7. Rozliczenie dodatkowych kosztów następuje na karcie rozliczenia osób z niepełnosprawnościami (według wzoru) i będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
    1. nazwę i adres organu wystawiającego dokument,
    2. kwotę i walutę,
    3. datę wystawienia.
  8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na Uczestnika mobilności, a także opisane czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
  9. Wykaz dokumentów lub innych dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
    1. koszty specjalnego transportu Uczestnika – faktura lub rachunek;
    2. koszty zamieszkania Uczestnika w oddzielnym pokoju – faktura lub rachunek (max. 50% faktycznie poniesionych kosztów);
    3. pobyt osoby towarzyszącej:
      1. koszty podróży – na podstawie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, w którym określono datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu osoby towarzyszącej. Kwota ryczałtowa wg kalkulatora odległości (standardowa lub podwyższona z tytułu podróży niskoemisyjnymi środkami transportu);
      2. koszty pobytu – na podstawie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą, w którym określono datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu osoby towarzyszącej:
        • do 60 dnia pobytu osoby towarzyszącej – kwota ryczałtowa wg stawek dziennych dla mobilności pracowników;
        • od 61 dnia pobytu osoby towarzyszącej – wg kosztów rzeczywistych na podstawie faktury lub rachunku;
    4. koszty wynagrodzenia profesjonalnego opiekuna miejscowego (zatrudnienie opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie) – faktura lub rachunek;
    5. koszty specjalnej opieki medycznej Uczestnika – faktura lub rachunek;
    6. inne koszty wnioskowane przez Uczestnika (jeżeli są zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza) – faktura lub rachunek.
  10. Do wszystkich wyżej wskazanych dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
  11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do DSM najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

zatwierdzone dn. 09/07/2025 (zasady zaakceptowane przez prorektora ds. organizacji)

English version

RULES FOR OBTAINING ADDITIONAL FUNDING IN THE FORM OF REAL COSTS
under the agreement KA131-2024
students/doctoral students/recent graduates/staff with disability

  1. The Participant with a certified degree of disability (the certification should be presented at the IRD along with the application for additional funding) has the right to receive additional funding through the inclusion support category to cover costs di-rectly related to disability that exceed the top-up amount to individual support for par-ticipants with fewer opportunities. This additional funding covers expenses directly re-lated to disability, without which the participation in the mobility would not be possible, and is not provided by the receiving university/institution or other sources.
  2. The amount of additional funding is calculated based on a separate application (a template is provided by the National Agency, the NA) that should be filled in and submitted to the International Relations Department (the IRD) by the Participant. The application must be submitted immediately after the participant is qualified for the mobility and no later than 7 weeks prior to the start of the mobility.
  3. The Participant must specify in detail their needs resulting from disability that require covering non-standard travel and subsistence costs. For each so-called additional cost the participant must provide a detailed justification along with the amount of expected expenses and provide a source on the basis of which this amount was calculated.
  4. Additional funding may be granted for covering disability related costs, without which the participation in the mobility would not be possible, and applies to the following situations:
    1. the disability requires special transport for the mobility Participant to the destination (special transport costs exceeding the flat rates);
    2. disability requires accommodation in a separate room, as specified in the disability certificate – in this case, the NA will cover up to 50% of the actual costs of renting a flat or room. In other cases, additional funds for renting a flat or room will not be granted;
    3. disability requires support for the mobility Participant by an accompanying person for part or all of the stay abroad (travel costs of the accompanying person and costs related to the stay of the accompanying person – accommodation, meals, local transport, etc.). The stay of an accompanying person excludes the possibility of covering the costs of a local carer at the same time;
    4. disability requires support for the mobility Participant by a professional local carer (salary costs). The work of a professional local carer excludes the possibility of covering the costs of an accompanying person at the same time;
    5. disability requires special medical care for the mobility Participant on site (costs of medical care, rehabilitation, without which the stay abroad would not be possible) – the award of funding in this category requires the submission of a medical certificate indicating the necessary scope of special medical care;
    6. the disability requires the mobility Participant to incur other costs without which the mobility could not be carried out.
  5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department at the University of Szczecin; each application submitted to the National Agency (the NA) will be examined on a case-by-case basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification if in doubt.
  6. The NA defines the types of costs for which additional funding is awarded and the amount of this funding.
  7. The additional costs will be settled using additional funding settlement form for the participant with fewer opportunities (a template is provided). This settlement will be based on real costs according to source documents that should include:
    1. name and address of the issuing authority,
    2. amount and currency,
    3. date of issue.
  8. The bill or invoice should be issued to the Participant who should describe the cost and sign the bill or invoice.
  9. The list of source documents or other documents eligible for cost recognition:
    1. special transport costs incurred by the Participant – invoice or receipt;
    2. costs of the Participant’s accommodation in a separate room – invoice or receipt (max. 50% of the actual costs incurred);
    3. stay of an accompanying person:
      1. travel costs – based on a certificate signed by the host organisation, specifying the start and end dates of the accompanying person’s stay. Lump sum according to the distance calculator (standard or increased for low-emission means of transport);
      2. accommodation costs – based on a certificate signed by the host organisation specifying the start and end dates of the accompanying person’s stay:
        • up to the 60th day of the accompanying person’s stay – a lump sum according to the daily rates for staff mobility
        • from the 61st day of the accompanying person’s stay – according to actual costs based on an invoice or receipt
    4. costs of remuneration for a professional local carer (the employment of a local carer excludes the possibility of covering the costs of an accompanying person at the same time) – invoice or receipt;
    5. costs of special medical care for the Participant – invoice or receipt;
    6. other costs requested by the Participant (if recommended in the disability certificate or by a doctor) – invoice or receipt.
  10. To all the above-mentioned documents, confirming that the Participant covered additional disability related costs, the Participant should attach a confirmation of payment (or a transfer).
  11. All the documents must bear the Participant’s original signature and must be submitted to the IRD no later than within 14 days from the end of the mobility.

To download:
1. application for additional funding
2. funding settlement form

 

approved on 09/07/2025

KA131-2022

English version below

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2022
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

  1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (kopia potwierdzona za zgodność oryginałem powinna zostać dostarczona do DSM wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” na koszty bezpośrednio związane z niepełnosprawnością, które przekraczają kwotę dopłaty uzupełniającej do stawki wsparcia indywidualnego dla uczestników z mniejszymi szansami. Są to dodatkowe środki na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł.
  2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie odrębnego wniosku (według wzoru Narodowej Agencji, NA), wypełnionego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych (DSM). Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
  3. Uczestnik zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podaniem źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
  4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
    1. Uczestnik wymaga niestandardowego transportu do i z miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
    2. Uczestnik wymaga specjalnego wsparcia w trakcie realizacji mobilności przez osobę towarzyszącą przez cały okres lub część trwania mobilności (np. koszty podroży, zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, etc.); pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie;
    3. Uczestnik wymaga wsparcia profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia); praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość finansowania w tym samym czasie kosztów osoby towarzyszącej;
    4. Uczestnik musi korzystać z niestandardowych materiałów dydaktycznych podczas kształcenia lub realizacji praktyki czy realizacji wyjazdu szkoleniowego lub dydaktycznego w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów);
    5. Uczestnik wymaga specjalnej opieki medycznej w czasie realizacji mobilności, potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim, z którego wynika zakres niezbędnej opieki (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji – bez których wyjazd za granicę nie byłby możliwy);
    6. Niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (niezbędne jest udokumentowanie w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza); w przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, możliwe jest dofinansowanie maksymalnie 50% kosztów najmu mieszkania lub pokoju; w innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie najmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.
  5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego; każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym w przypadku wątpliwości NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia.
  6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania.
  7. Rozliczenie dodatkowych kosztów następuje na karcie rozliczenia osób z niepełnosprawnościami (według wzoru) i będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
    1. nazwę i adres organu wystawiającego dokument,
    2. kwotę i walutę,
    3. datę wystawienia.
  8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na Uczestnika mobilności, a także opisane czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
  9. Wykaz dokumentów lub innych dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
    1. koszty podróży (Uczestnik lub osoba towarzysząca):
      1. jeśli bilet jest imienny – bilet z ceną i datą przejazdu (jeśli nie ma ceny na bilecie, niezbędny bilet i faktura);
      2. jeśli bilet nie jest imienny (przejazd koleją lub autobusem) – bilet i oświadczenie Uczestnika, że podróż dotyczy danej mobilności;
      3. podróż samochodem – stawka wynikająca z kalkulatora odległości Komisji Europejskiej, na podstawie oświadczenia;
    2. pobyt osoby towarzyszącej – zakwaterowanie i inne związane z pobytem: na podstawie rachunków lub faktur;
    3. profesjonalny opiekun Uczestnika – faktura lub rachunek;
    4. specjalne materiały dydaktyczne, jeżeli nie zapewni ich instytucja goszcząca – faktura lub rachunek;
    5. specjalna opieka medyczna Uczestnika, w tym rehabilitacja – faktura lub rachunek;
    6. inne koszty wnioskowane przez Uczestnika (jeżeli są zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza) – faktura lub rachunek.
  10. Do wszystkich wyżej wskazanych dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
  11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do DSM najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

zatwierdzone dn. 21/10/2022 (zasady zaakceptowane przez prorektora ds. organizacji)

English version

RULES FOR OBTAINING ADDITIONAL FUNDING IN THE FORM OF REAL COSTS
under the agreement KA131-2022
students/doctoral students/recent graduates/staff with disability

  1. The Participant with a certified degree of disability (a certified true copy should be attached to the application for additional funding and submitted to the IRD) has the right to receive additional funding through the inclusion support category to cover costs directly related to disability that exceed the top-up amount to individual support for participants with fewer opportunities. This additional funding covers expenses directly related to disability, without which the participation in the mobility would not be possible, and is not provided by the receiving university/institution or other sources.
  2. The amount of additional funding is calculated based on a separate application (a template is provided by the National Agency, the NA) that should be filled in and submitted to the International Relations Department (the IRD) by the Participant. The application must be submitted immediately after the participant is qualified for the mobility and no later than 7 weeks prior to the start of the mobility.
  3. The Participant must specify in detail their needs resulting from disability that require covering non-standard travel and subsistence costs. For each so-called additional cost the participant must provide a detailed justification along with the amount of expected expenses and provide a source on the basis of which this amount was calculated.
  4. Additional funding may be granted for covering disability related costs, without which the participation in the mobility would not be possible, and applies to the following situations:
    1. the Participant requires non-standard transport from and to their destination (non-standard travel costs);
    2. the Participant requires the support of an accompanying person during the entire or part of the mobility period (e.g. travel costs, accommodation, meals, local transport, etc.); the stay of an accompanying person excludes the possibility of covering the costs of salary received by a professional local personal assistant at the same time;
    3. the Participant requires the support of a professional local personal assistant (salary costs); the support of a professional local personal assistant excludes the possibility of covering expenses incurred by the accompanying person at the same time;
    4. the Participant must use non-standard didactic materials during the mobility for studies or traineeship, or during the mobility for training or teaching in the receiving institution (costs of non-standard materials);
    5. the Participant requires special medical care during the mobility which is confirmed by a medical certificate specifying the scope of the necessary care (costs of medical care, rehabilitation – without which the participant could not travel abroad);
    6. the Participant’s disability requires them to cover other costs without which the participation in the mobility would not be possible (to be justified in the form of a recommendation issued by a disability assessment board or a physician); if the participant’s disability certificate grants the right to occupy a separate room, they may receive additional funding for renting a flat or a room (a maximum of 50% of the costs of renting a flat or a room); otherwise additional funding for renting a flat or a room will not be awarded.
  5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department at the University of Szczecin; each application submitted to the National Agency (the NA) will be examined on a case-by-case basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification if in doubt.
  6. The NA defines the types of costs for which additional funding is awarded and the amount of this funding.
  7. The additional costs will be settled using additional funding settlement form for the participant with fewer opportunities (a template is provided). This settlement will be based on real costs according to source documents that should include:
    1. name and address of the issuing authority,
    2. amount and currency,
    3. date of issue.
  8. The bill or invoice should be issued to the Participant who should describe the cost and sign the bill or invoice.
  9. The list of source documents or other documents eligible for cost recognition:
    1. travel expenses (the Participant or an accompanying person):
      1. a personal ticket with the price and date of travel (if the ticket does not include the price, the ticket and invoice must be submitted);
      2. a bearer ticket (travelling by train or bus) – the participant must submit the ticket and the declaration that the travel refers to a given mobility;
      3. travelling by car – the lump sum calculated using the European Commission distance calculator, based on the declaration;
    2. stay of an accompanying person – accommodation and other expenses: based on bills or invoices;
    3. the Participant’s professional personal assistant – invoice or bill;
    4. non-standard didactic materials unless provided by the receiving institution – invoice or bill;
    5. special medical care required by the participant, including rehabilitation – invoice or bill;
    6. other costs specified by the Participant in their application (if recommended in the disability certificate or by a physician) – invoice or bill.
  10. To all the above-mentioned documents, confirming that the Participant covered additional disability related costs, the Participant should attach a confirmation of payment (or a transfer).
  11. All the documents must bear the Participant’s original signature and must be submitted to the IRD no later than within 14 days from the end of the mobility.

To download:
1. application for additional funding
2. funding settlement form

 

approved on 21/10/2022

KA131-2021

English version below

ZASADY OTRZYMANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE KOSZTÓW RZECZYWISTYCH
w ramach umowy KA131-2021
studenci/doktoranci/absolwenci/pracownicy z niepełnosprawnościami

    1. Uczestnik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (kopia potwierdzona za zgodność oryginałem powinna zostać dostarczona do DSM wraz z wnioskiem o dofinasowanie) ma prawo otrzymać, niezależnie od otrzymanej stawki ryczałtowej, dodatkową kwotę w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników”.
    2. Wysokość dodatkowej kwoty jest określana na podstawie wniosku (wg wzoru Narodowej Agencji), przygotowanego przez Uczestnika, a następnie złożonego w Dziale Spraw Międzynarodowych. Wniosek, o którym mowa musi zostać złożony niezwłocznie po zakwalifikowaniu Uczestnika na wyjazd i nie później niż na 7 tygodni przed rozpoczęciem mobilności.
    3. Uczestnik mobilności zobowiązany jest w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, z których wynikają inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem. Każdy tzw. koszt dodatkowy wymaga szczegółowego uzasadnienia wraz z określeniem wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego kwota wydatków została skalkulowana.
    4. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów związanych z niepełnosprawnością nastąpi jeżeli realizacja mobilności bez ich uwzględnienia nie będzie możliwa i dotyczy następujących sytuacji:
      1. Uczestnik wymaga niestandardowego transportu do i z miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu);
      2. Uczestnik wymaga specjalnego wsparcia w trakcie realizacji mobilności przez osobę towarzyszącą przez cały okres lub część trwania mobilności (np. koszty podroży, zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, etc.). Możliwość finasowania jednocześnie kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie jest wykluczone.
      3. Uczestnik wymaga wsparcia profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość finasowania w tym samym czasie kosztów osoby towarzyszącej.
      4. Uczestnik musi korzystać z niestandardowych materiałów dydaktycznych podczas kształcenia lub realizacji praktyki, czy realizacji wyjazdu szkoleniowego lub dydaktycznego w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów).
      5. Uczestnik wymaga specjalnej opieki medycznej w czasie realizacji mobilności, potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim, z którego wynika zakres niezbędnej opieki (koszty opieki lekarskiej w miejscu docelowym, rehabilitacji, leków – bez których wyjazd za granicę nie byłby możliwy).
      6. Niepełnosprawność wymaga niestandardowego ubezpieczenia na czas wyjazdu (koszty specjalnego ubezpieczenia).
    5. Wniosek jest opiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz przez przedstawiciela Działu ds. Osób Niepełnosprawnych Uniwersytetu Szczecińskiego. Każdy wniosek złożony do Narodowej Agencji (NA) będzie rozpatrywany indywidualnie, przy czym NA ma prawo wymagać od Uczestnika dostarczenia dodatkowego uzasadnienia w przypadku wątpliwości.
    6. NA określa typy kosztów, na jakie zostaje przyznane dodatkowe finasowanie wraz z określeniem wysokości dofinansowania.
    7. Rozliczenie dodatkowych kosztów będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych zgodnie z dowodami finansowymi, w których wyszczególniono:
      1. nazwę i adres organu wystawiające dokument,
      2. kwotę i walutę,
      3. datę wystawienia.
    8. Rachunek lub faktura powinny być wystawione na Uczestnika mobilności, opisane czego dotyczy koszt i opatrzone podpisem Uczestnika.
    9. Wykaz dokumentów/ dowodów finansowych kwalifikowanych do uznania kosztu:
      1. Koszty podróży (Uczestnik lub/i osoba towarzysząca) – bilet imienny z ceną i datą przejazdu (jeśli nie ma ceny na bilecie niezbędny sam bilet i faktura). Przejazd koleją lub autobusem – jeśli bilet nie jest imienny wraz z biletem niezbędne jest oświadczenie Uczestnika, że podróż dotyczy danej mobilności. Podróż samochodem – stawka wynikająca z kalkulatora odległości Komisji Europejskiej, na podstawie oświadczenia.
      2. Pobyt osoby towarzyszącej – zakwaterowanie i inne związane z pobytem: na podstawie rachunków lub faktur.
      3. Profesjonalny opiekun Uczestnika – faktura lub rachunek.
      4. Specjalne materiały dydaktyczne, jeżeli nie zapewni ich instytucja goszcząca – faktura lub rachunek.
      5. Specjalna opieka medyczna Uczestnika, rehabilitacja, zakup leków – faktura lub rachunek.
      6. Specjalne ubezpieczenie Uczestnika – faktura lub rachunek.
      7. Jeżeli zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza, także inne koszty wnioskowane przez Uczestnika – faktura lub rachunek.
    10. Do wszystkich ww. dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych, związanych z niepełnosprawnością kosztów, należy dołączyć potwierdzenie zapłaty (lub wykonania przelewu).
    11. Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone z oryginalnymi podpisami Uczestnika do Działu Spraw Międzynarodowych najpóźniej w terminie do 14 dni od daty zakończenia mobilności.
    12. Rozliczenie kosztów następuje na arkuszu rekomendowanym przez Narodową Agencję.

Do pobrania:
1. wniosek o dofinansowanie
2. karta rozliczenia

 

zatwierdzone dn. 22/11/2021 (zasady zatwierdzone przez prorektora)

English version

RULES OF OBTAINING ADDITIONAL CO-FINANCING IN THE FORM OF REAL COSTS
within the project KA131-2021
students/doctoral students/recent graduates/employees with disabilities

    1. A Participant with a confirmed disability (a certified copy of confirmation should be delivered to the IRD along with co-funding application) has a right to receive, regardless of the lump sum, additional amount in the category “inclusion support”.
    2. The additional amount is calculated on the basis of a request (on National Agency’s template), prepared by the Participant and submitted in the International Relations Department. The request has to be submitted immediately after the Participant is qualified for mobility and no later than 7 weeks prior to beginning of mobility.
    3. The Participant is obliged to specify in detail the needs resulting from the disability, which result in other than standard costs related to travel and subsistence. Each so-called additional cost requires a detailed justification along with the amount of expected expenses and the source on the basis of which the amount of expenses was calculated.
    4. The granting of additional funds to cover the costs related to the disability will take place if it is not possible to carry out the mobility without taking them into account and it concerns the following situations:
      1. The Participant requires non-standard transport to and from the destination (special transport costs);
      2. The Participant requires special support during the implementation of the mobility by the accompanying person for the entire period or part of the mobility (e.g. travel costs, accommodation, meals, local transport, etc.). The possibility of financing the local tutor’s labour costs at the same time is excluded.
      3. The Participant requires the support of a professional local tutor (salary costs). The work of a professional local tutor excludes the possibility of financing the costs of an accompanying person at the same time.
      4. The Participant must use non-standard didactic materials during studies or traineeship, or training or didactic mobility at the host institution (costs of special materials).
      5. The Participant requires special medical care during the mobility, confirmed by a medical certificate, which shows the scope of the necessary care (costs of medical care at the destination, rehabilitation, medicines – without which it would not be possible to travel abroad).
      6. Disability requires non-standard insurance for the time of mobility (special insurance costs).
    5. The application is reviewed by the institutional coordinator of the Erasmus+ programme and by a representative of the Accessibility Department of the University of Szczecin. Each application submitted to the National Agency (NA) will be considered on an individual basis, with the NA having the right to require the Participant to provide additional justification in case of doubt.
    6. The NA defines the types of costs for which additional financing, and its amount, is granted.
    7. The settlement of additional costs will be the settlement of real costs in accordance with the financial documents, which specify:
      1. the name and address of the issuing authority,
      2. amount and currency,
      3. date of issue.
    8. The bill or invoice should be issued to the mobility Participant who should describe what the cost concerns and sign the document.
    9. List of documents / financial evidence eligible for cost recognition:
      1. Travel costs (Participant and / or accompanying person) – a personal ticket with the price and date of travel (if there is no price on the ticket, the ticket itself and the invoice are required). Travel by train or bus – if the ticket is not named, the Participant must declare that the journey relates to the given mobility, together with the ticket. Travel by car – the lump sum resulting from the distance calculator of the European Commission, based on the declaration.
      2. Stay of an accompanying person – accommodation and other related to the stay: on the basis of bills or invoices.
      3. Professional tutor of the Participant – invoice or bill.
      4. Special teaching materials, if not provided by the host institution – invoice or bill.
      5. Special medical care of the Participant, rehabilitation, purchase of medications – invoice or bill.
      6. Special insurance of the Participant – invoice or bill.
      7. If recommended in the certificate of disability or by a doctor, also other costs requested by the Participant – invoice or bill.
    10. To all of the above documents confirming incurring additional costs related to the disability, a confirmation of payment (or a transfer) must be attached.
    11. All documents must be delivered with the Participant’s original signatures to the International Relations Department no later than 14 days from the end of the mobility.
    12. Costs are settled on a sheet recommended by the National Agency.

To download:
1. co-funding application
2. settlement sheet

 

approved on 22/11/2021

© Copyright - Uniwersytet Szczeciński