Procedury wyjazdowe obowiązujące wszystkich pracowników US, oraz osoby niebędące pracownikami

UWAGA: Prosimy o niezwłoczne poinformowanie Działu Spraw Międzynarodowych w przypadku ANULOWANIA delegacji.

Prosimy o dokładne określenie dni wyjazdu (dni podróży + pobyt). Zamiany dat po powrocie nie będą uwzględniane. W przypadku wcześniejszego wyjazdu lub późniejszego powrotu diety będą naliczane zgodnie z datami podanymi we wniosku wyjazdowym.

PRZED WYJAZDEM

Obowiązkiem każdej osoby zamierzającej wyjechać służbowo za granicę jest złożenie wniosku wyjazdowego  (załącznik nr 2 do Zarządzenia) w Dziale Spraw Międzynarodowych – najpóźniej dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem.

Osoby nie będące pracownikami US dodatkowo zobowiązane są do przedłożenia umowy cywilnoprawnej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia. Wypełniona i podpisana umowa musi zostać przekazana do Sekcji Stypendiów w celu rejestracji.

FINANSOWANIE

Część dotycząca przyznanych na realizację wyjazdu funduszy wymaga poświadczenia przez wskazanych na wniosku dysponentów środków.

Uruchomienie środków finansowych przeznaczonych na realizację wyjazdu następuje po uzyskaniu zgody na wyjazd wydanej przez Prorektora ds. Nauki.

Konieczne jest określenie kwoty w PLN! Podana kwota jest blokowana na danym koncie za pośrednictwem DSM i nie ulega ona przekroczeniu przy rozliczaniu wyjazdu. Wyjazd jest rozliczany tylko do wysokości posiadanych środków – prosimy o optymalne szacowanie kosztów.

Na wniosku wyjazdowym należy potwierdzić środki w jednostce obsługującej źródło finansowania (Dział Finansowy US, Dział Nauki i Projektów Naukowych, Dział Projektów).

UWAGA!!! DZIAŁ SPRAW MIĘDZYNARODOWYCH NIE PRZYJMUJE WNIOSKÓW BEZ POTWIERDZONYCH ŚRODKÓW. Dodatkowo jeżeli wyjazd finansowany jest z badań zatwierdzanych w Dziale Nauki i Projektów Naukowych, należy w opisie faktur dopisać, że wydatek jest zgodny z tematem badań.
NIE DOTYCZY WYJAZDÓW BEZ KOSZTOWYCH!

ZALICZKA

Osoba delegowana może otrzymać na wyjazd zaliczkę w PLN lub w walucie obcej. W tym celu proszony jest o kontakt z DSM (co najmniej 7 dni przed planowanym wyjazdem) w celu ustalenia wysokości zaliczki.

Najszybszy możliwy termin pobrania wynosi 14 dni przed planowanym wyjazdem. Pobranie zaliczki w walucie obcej może nastąpić nie wcześniej niż na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem.

PRZEDPŁATA

Przedpłaty dokonuje się na podstawie:

  • faktury VAT (Invoice) wystawionej na Uniwersytet Szczeciński, Aleja Papieża Jana Pawła II 22A, 70-453 Szczecin NIP: 851-020-80-05
  • faktury Proforma (Proforma Invoice) wystawionej na Uniwersytet Szczeciński, Aleja Papieża Jana Pawła II 22A, 70-453 Szczecin NIP: 851-020-80-05
  • pisma kierowanego do Działu Finansowego ze wskazaniem kwoty, przedmiotu opłaty, nazwy beneficjenta i dokładnych danych rachunku bankowego beneficjenta – w tym przypadku osoba delegowana ma obowiązek po powrocie z wyjazdu dostarczyć oryginał faktury/rachunku do Działu Finansowo-Księgowego.

Przedpłaty dokonuje Dział Finansowo-Księgowy, ww. dokumenty należy składać w Dziale Spraw Międzynarodowych.

UŻYCIE SAMOCHODU PRYWATNEGO

Realizacja zagranicznego wyjazdu służbowego samochodem prywatnym lub służbowym wymaga zgody Prorektora ds. Nauki na uzasadniony wniosek osoby delegowanej – Zarządzenie nr 145.2019 zał. 4 – wniosek o samochód

Dopuszcza się refundowanie kosztów wyjazdu prywatnym samochodem osobowym po uprzednim otrzymaniu zgody Prorektora ds. Nauki oraz po podaniu przez pracownika liczby przejechanych kilometrów. Należy także wybrać optymalną trasę dojazdu.

Zgodnie ze stanowiskiem Kolegium Rektorskiego z dnia 29.10.2009 r. w przypadku realizacji wyjazdu zagranicznego samochodem prywatnym należy dołączyć potwierdzenie pobytu.

PO POWROCIE

Po powrocie osoba delegowana ma obowiązek rozliczenia się w Dziale Spraw Międzynarodowych ze zrealizowanej podróży służbowej w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji.

Wszystkie zagraniczne rachunki, faktury, bilety, etc. powinny być opisane i opatrzone parafką pracownika. Refundacja poniesionych kosztów następuje po przedłożeniu oryginału faktury lub rachunku z dołączonym dowodem dokonania wpłaty. Jako fakturę lub rachunek traktuje się także elektroniczne potwierdzenie dokonania zakupu wraz z dowodem wpłaty.

UWAGA!!! W przypadku odbycia podróży samolotem należy dołączyć karty pokładowe lub bilet lotniczy z potwierdzeniem dokonania wpłaty. 

Druk delegacji powinien być uzupełniony i podpisany na odwrocie (należy uzupełnić tylko miejscowości, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu – koszty przejazdu, jak i inne rubryki na odwrocie delegacji są uzupełniane przez DSM). Należy również podać godzinę i datę przekroczenia granicy.

Jak wypełnić druk delegacji po powrocie?

Do rozliczenia należy dołączyć oświadczenie o zapewnionych posiłkach i noclegach – załącznik nr 3 do Zarządzenia 

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi (miejscówka, kuszetka, opłata lotniskowa, itp.), a w przypadku samochodu prywatnego naliczany jest ryczałt za przejechane kilometry.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu lub ryczałt równy 1/4 wysokości diety hotelowej.

W celu rozliczenia opłaty konferencyjnej należy przedstawić fakturę, w której powinny być wyszczególnione pozycje czego dotyczyła (np. w opłacie zawarte były materiały, noclegi, wyżywienie).

Do dokumentów księgowych załączyć należy sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu skierowane do Prorektora ds. Nauki, uprzednio zatwierdzone przez Dyrektora Instytutu.

Dodatkowo osoba delegowana, na:

  • kwerendy biblioteczne, badania/konsultacje naukowe, rozmowy dot. współpracy, itp., dla których nie jest sporządzany program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia potwierdzenia pobytu;

udział w konferencji, kongresie, seminarium, warsztatach, sympozjum itp., dla której sporządzany jest program bądź harmonogram zobowiązana jest do przedłożenia programu/harmonogramu