Zgłaszanie udziału w BIP

Zasady zgłaszania udziału Uniwersytetu Szczecińskiego jako organizatora Blended Intensive Programme (BIP) w programie Erasmus+, Akcja 1 Mobilność Edukacyjna w sektorze Szkolnictwa Wyższego, perspektywa 2021-2027 (KA131) (ujednolicone) 

1. Pracownik US, niebędący koordynatorem ds. wymiany międzynarodowej, chcący zorganizować BIP zgłasza się do ww. koordynatora z planem BIP, korzystając ze wzoru Działu Spraw Międzynarodowych (DSM). Koordynator bądź pracownik DSM chcący zorganizować BIP samodzielnie wypełnia ww. zgłoszenie.
2. Do zgłoszenia należy załączyć zgody na udział w BIP min. 2 uczelni partnerskich z 2 różnych krajów UE/EFTA (mogą być w formie wiadomości mailowych). Z każdym zagranicznym partnerem BIP dany wydział US powinien mieć podpisaną ważną umowę inter-instytucjonalną Erasmus+.
3. Zgłoszenie z niezbędnymi podpisami powinno zostać dostarczone do DSM nie później niż 31 stycznia każdego roku kalendarzowego, żeby DSM US mógł aplikować o przyznanie funduszy na organizację BIP do Narodowej Agencji Programu Erasmus w najbliższym składanym konkursie. W przypadku przyznania funduszy przez NA na jeden lub więcej BIP, środki finansowe będą przyznawane w kolejności dostarczenia kompletnych zgłoszeń do DSM.
4. Zgłoszenie do DSM nie gwarantuje przyznania środków.
5. DSM poinformuje pracownika zgłaszającego BIP oraz koordynatora o wynikach konkursu po ich ogłoszeniu przez NA. W przypadku przyznania dofinansowania, kwestie wydatkowania funduszy następują w porozumieniu i zgodnie z wytycznymi DSM.
6. Kwalifikacja oraz wyjazdy studentów/doktorantów odbywają się zgodnie z Zasadami realizacji wyjazdów krótkoterminowych. Absolwenci nie mogą uczestniczyć w BIP.
7. Dotyczy tylko sytuacji, gdy część fizyczna odbywa się u jednego z partnerów: Wyjazdy pracowników US jako uczestników BIP odbywają się zgodnie z zasadami wyjazdów STT z pominięciem punktu II. Kwalifikacja. Stypendia są przyznawane przez prorektora ds. organizacji po dokonaniu analizy budżetu STT przez DSM, jeśli na moment składania zgłoszenia dostępne są wolne środki.
   W przypadku BIP kierowanych do studentów, jednostka może zgłosić maksymalnie 2 pracowników do otrzymania dofinansowania; w przypadku BIP kierowanych do pracowników, jednostka może zgłosić maksymalnie 5 pracowników do otrzymania dofinansowania. Dopuszczalne są wyjazdy na BIP w programie Erasmus+ bez dofinansowania z Programu. Informacja o przyznaniu środków na wyjazdy jest przesyłana do zgłaszającego i koordynatora wraz z informacją, o której mowa w pkt. 5.
8. Koordynator ds. wymiany międzynarodowej przesyła do DSM listę pracowników-uczestników, o których mowa w pkt. 7 (imię, nazwisko, email, jednostka). DSM przesyła do tych osób wiadomość mailową z wytycznymi dot. złożenia aplikacji oraz podpisania umowy stypendialnej na wyjazd.
9. Jednostka organizująca BIP zobowiązana jest do określenia punktów ECTS, które zostaną przyznane studentom uczestnikom BIP (min. 3 ECTS) i opisania BIP-u w sylabusie zgodnie z Regulaminem Studiów US. Uczelnia organizująca oraz uczelnie partnerskie zobowiązują się do uznania tych punktów studentom-uczestnikom BIP.
10. BIP musi składać się z części fizycznej (od 5 do 30 dni) oraz części wirtualnej (dowolna liczba dni), która musi odbyć się przed lub po części fizycznej. Ramy czasowe, w których można zrealizować BIP zostaną podane przez DSM wraz z wynikami konkursu.
11. Minimalna liczba uczestników (studentów/doktorantów i/lub pracowników odbywających szkolenie) ze wszystkich uczelni partnerskich to 10. Do liczby uczestników mobilności nie wliczają się:
    a) studenci i pracownicy uczelni, w której kraju odbywa się część fizyczna BIP,
    b) nauczyciele akademiccy prowadzący wykłady podczas BIP.
12. Osoba inicjująca BIP jest odpowiedzialna za wywiązanie się wydziału/jednostki z liczby uczestników BIP, poprawnego przebiegu obu części BIP oraz uzyskania zamierzonych rezultatów.

Formularz – wzór do uzupełnienia
Zasady z akceptacją prorektor ds. organizacji
Aneks nr 1 do Zasad z akceptacją prorektor ds. organizacji

Zasady zgłaszania udziału Uniwersytetu Szczecińskiego jako partnera w Blended Intensive Programme (BIP) w programie Erasmus+, Akcja 1 Mobilność Edukacyjna w sektorze Szkolnictwa Wyższego, perspektywa 2021-2027 (KA131) (ujednolicone) 

1. Pracownik US, niebędący koordynatorem ds. wymiany międzynarodowej, chcący przystąpić do BIP zgłasza się do ww. koordynatora z planem BIP, korzystając ze wzoru DSM. Koordynator bądź pracownik DSM chcący przystąpić do BIP samodzielnie wypełnia ww. zgłoszenie. Zgłoszenie powinno nastąpić nie później niż 2 miesiące przed rozpoczęciem działań.
2. Koordynator opiniuje plan i przekazuje go do DSM. Zgłoszenie udziału US w BIP nie gwarantuje przyznania stypendiów na poszczególne wyjazdy. Studenci/doktoranci aplikują o wyjazdy zgodnie z zasadami wyjazdów krótkoterminowych. Absolwenci nie mogą uczestniczyć w BIP.
3. Dotyczy tylko sytuacji, gdy część fizyczna odbywa się u jednego z partnerów: Wyjazdy pracowników US jako uczestników BIP odbywają się zgodnie z zasadami wyjazdów STT z pominięciem punktu II. Kwalifikacja. Stypendia są przyznawane przez prorektora ds. organizacji po dokonaniu analizy budżetu STT przez DSM, jeśli na moment składania zgłoszenia dostępne są wolne środki.
   W przypadku BIP kierowanych do studentów, jednostka może zgłosić maksymalnie 2 pracowników do otrzymania dofinansowania; w przypadku BIP kierowanych do pracowników, jednostka może zgłosić maksymalnie 5 pracowników do otrzymania dofinansowania. Dopuszczalne są wyjazdy na BIP w programie Erasmus+ bez dofinansowania z Programu. Po złożeniu zgłoszenia określonego w pkt. 1 DSM w ciągu pięciu dni roboczych poinformuje zgłaszającego o tym czy i w jakiej wysokości środki na wyjazdy są dostępne. Następnie zgłaszający podejmie ostateczną decyzję czy podtrzymuje chęć zgłoszenia US jako partnera.
4. Koordynator ds. wymiany międzynarodowej przesyła do DSM listę pracowników-uczestników, o których mowa w pkt. 3 (imię, nazwisko, email, jednostka). DSM przesyła do tych osób wiadomość mailową z wytycznymi dot. złożenia aplikacji oraz podpisania umowy stypendialnej na wyjazd.
5. Osoba inicjująca przystąpienie do BIP jest odpowiedzialna za wywiązanie się wydziału/jednostki z liczby osób biorących udział w BIP ze strony US.
6. Przystąpienie US do BIP może nastąpić tylko po podpisaniu odpowiednich umów inter-instytucjonalnych z uczelniami partnerskimi biorącymi udział w danym BIP.
7. Po potwierdzonym zgłoszeniu BIP, DSM wprowadza dany BIP do systemu DreamApply dla studentów oraz pracowników wyjeżdżających.

Formularz – wzór do uzupełnienia
Zasady z akceptacją prorektor ds. organizacji
Aneks nr 1 do Zasad z akceptacją prorektor ds. organizacji

Dodatek do zasad zgłaszania udziału Uniwersytetu Szczecińskiego w Blended Intensive Programme (BIP) w programie Erasmus+, Akcja 1 Mobilność Edukacyjna w sektorze Szkolnictwa Wyższego, perspektywa 2021-2027 (KA131)

[dotyczy BIP, w których US jest partnerem lub których US jest organizatorem i część fizyczna odbywa się u jednego z partnerów oraz w którym mają brać udział studenci US]

1. Jeśli BIP zakłada uczestnictwo wykładowców US jako osób prowadzących wykłady/ćwiczenia/zajęcia w części fizycznej programu, która ma miejsce w kraju jednego z partnerów, osoba zgłaszająca BIP do DSM może wnioskować o przyznanie tym wykładowcom, ale nie więcej niż dwóm na jednej BIP, wyjazdów STA w trwającym projekcie KA131.
2. W momencie, gdy na wydziale zostaną wybrani wykładowcy do udziału w BIP, osoba zgłaszająca przekazuje listę imienną do DSM. Kryteria wyboru wykładowców są ustalane przez dany wydział.
3. DSM przesyła do wyznaczonych wykładowców wiadomość mailową z wytycznymi złożenia aplikacji.
4. Wyjazdy pracowników US jako wykładowców na BIP odbywają się zgodnie z zasadami wyjazdów STA z pominięciem punktu II. Kwalifikacja. Stypendia są przyznawane przez prorektora ds. organizacji po dokonaniu analizy budżetu STA przez DSM, jeśli na moment składania zgłoszenia dostępne są wolne środki.

Rules for applying for the participation of the University of Szczecin as a coordinator
of Blended Intensive Programme (BIP) in the Erasmus+ Programme, Key Action 1: Learning Mobility for Higher Education, Perspective 2021-2027 (KA131) (consolidated text)

1. A staff member of the University of Szczecin, who is not an international exchange coordinator and wants to organise BIP, should submit a plan for BIP to the above-mentioned coordinator using the template provided by the International Relations Department (IRD). The coordinator or the IRD staff member who wants to organise BIP should fill in the above template themselves.
2. Attached to the application should be a consent to the participation in BIP of at least 2 partner universities from 2 different EU/EFTA countries (the consent may be in the form of emails). Valid Erasmus+ inter-institutional agreements should be signed by the respective US faculty with each partner universities participating in BIP.
3. The application with necessary signatures should be delivered to the IRD no later than 31 January of each calendar year so that the IRD could apply for funds for the organisation of BIP to the Erasmus+ National Agency (NA) in the next submitted competition. If the NA allocates funds to one or more BIPs, funding will be granted in the order in which complete applications have been delivered to the IRD.
4. Submitting the application to the IRD does not guarantee that the funding will be granted.
5. The IRD will inform the staff member applying for BIP and the coordinator about the results of the competition once they have been announced by the NA. If the funding is awarded, issues relating to the disbursement of funds will follow in agreement and in accordance with the IRD guidelines.
6. The qualification and mobilities of students/doctoral students should take place in accordance with the formal procedures for the implementation of short-term mobilities. Graduates are not eligible to participate in BIP.
7. Applies only when the physical component takes place at one of the partner universities: mobilities carried out by US staff members as BIP participants are carried out in accordance with the rules of STT mobilities, omitting point II. Qualification. Scholarships are granted by the vice-rector for organisation after the STT budget has been analysed by IRD, if there are available funds at the time of submitting the application. In the case of BIP for students, a unit may submit a maximum of 2 employees for funding; in the case of BIP for staff, a unit may submit a maximum of 5 employees for funding. It is allowed to carry out Erasmus+ BIP mobilities without the Programme funding. Information on the allocation of funds for the implementation of mobilities is sent to the applicant and the coordinator together with the information referred to in paragraph 5.
8. The international exchange coordinator sends to the IRD the list of staff-participants referred to in paragraph 7 (name, email, unit). The IRD sends an email to the above participants with guidelines for submitting the application and signing the grant agreement.
9. The unit organising BIP is obliged to determine the number of ECTS credits awarded to students participating in BIP (min. 3 ECTS) and describe BIP in the syllabus in accordance with the Study Regulations of the University of Szczecin. The coordinating university and the partner universities undertake to recognise the aforementioned credits for the students participating in BIP.
10. BIP must consist of a physical component (between 5 and 30 days) and a virtual component (any number of days) which must take place before or after the physical component. The timeframe for implementing BIP will be provided by the IRD together with the results of the competition.
11. The minimum number of participants (students/doctoral students and/or staff undergoing training) from all partner universities is 10. The number of mobility participants does not include:
    a) students and staff of the university in which country the physical component of BIP takes place,
    b) academic teachers giving lectures during BIP.
12. The person initiating BIP is responsible for ensuring that the faculty/unit meets the number of BIP participants, that both components of BIP run correctly and that the intended results are achieved.

Form – template to be completed

Rules for applying for the participation of the University of Szczecin as a partner in Blended Intensive Programme (BIP) in the Erasmus+ Programme, Key Action 1: Learning Mobility
for Higher Education, Perspective 2021-2027 (KA131) (consolidated text)

1. A staff member of the University of Szczecin, who is not an international exchange coordinator and wants to organise BIP, should submit a plan for BIP to the above-mentioned coordinator using the template provided by the International Relations Department (IRD). The coordinator or the IRD staff member who wants to organise BIP should fill in the aforementioned template themselves. The application should be submitted no later than 2 months before the start of the activities.
2. The coordinator reviews the plan and forwards it to the IRD. Submitting the application does not guarantee the award of grants for mobility activities. Students/doctoral students apply for mobilities according to the procedures for short-term mobilities. Graduates are not eligible to participate in BIP.
3. Applies only when the physical component takes place at one of the partner universities: mobilities carried out by US staff members as BIP participants are carried out in accordance with the rules of STT mobilities, omitting point II. Qualification. Scholarships are granted by the vice-rector for organisation after the STT budget has been analysed by IRD, if there are available funds at the time of submitting the application. In the case of BIP for students, a unit may submit a maximum of 2 employees for funding; in the case of BIP for staff, a unit may submit a maximum of 5 employees for funding. It is allowed to carry out Erasmus+ BIP mobilities without the Programme funding. Following the submission of the application referred to in paragraph 1, the IRD informs the applicant within five working days whether and how much funding is available. The applicant then makes a final decision as to whether they maintain their wish to apply for the participation of US in BIP as a partner.
4. The international exchange coordinator sends to the IRD the list of staff-participants referred to in paragraph 3 (name, email, unit). The IRD sends an email to these participants with guidelines for submitting the application and signing the grant agreement.
5. The person initiating the participation in BIP is responsible for ensuring that the faculty/unit meets the number of BIP participants.
6. US may participate in a given BIP only if valid Erasmus+ inter-institutional agreements have been signed with partner universities participating in this BIP.
7. Once BIP has been confirmed, the IRD enters it into the DreamApply system for outgoing students and staff.

Form – template to be completed

Addendum to the rules for applying for the participation of the University of Szczecin in the Blended Intensive Programme (BIP) in the Erasmus+ Programme, Key Action 1: Learning Mobility for Higher Education, Perspective 2021-2027 (KA131)

[applies to BIPs in which the US is a partner or in which the US is the organizer and the physical part takes place at one of the partners and in which US students are to participate]

1. If a BIP provides for the participation of the US academic staff as teachers conducting lectures/workshops/classes during the physical component of the BIP, which takes place in the country of one of the partner universities, a person submitting the BIP to the IRD may also apply for STA mobilities for these teachers under the KA131 ongoing project, but not more than two teachers per BIP.
2. When lecturers are selected at the faculty to participate in the BIP, the person submitting the application forwards the list of names to IRD. The criteria for selecting lecturers are established by the given faculty.
3. The IRD sends emails to the nominated academic teachers with guidelines for submitting the application.
4. Mobilities of the US academic staff as teachers conducting lectures or classes during the physical component of BIP are carried out in accordance with the rules of STA mobilities, omitting point II. Qualification. Scholarships are granted by the vice-rector for organisation after the STA budget has been analysed by IRD, if there are available funds at the time of submitting the application.