Zasady realizacji wyjazdów studentów na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni w Uniwersytecie Szczecińskim w roku akademickim 2015/2016

I. Kryteria formalne uprawniające do wyjazdu

1. Do wyjazdu na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni uprawnione są osoby:

  • formalnie zarejestrowane w Uniwersytecie Szczecińskim na jako studenci kierunku studiów prowadzących do otrzymania tytułu lub dyplomu studiów licencjackich/inżynierskich, magisterskich lub jako słuchacze studiów doktoranckich Uniwersytetu Szczecińskiego
  • które pomyślnie przeszły proces rekrutacji i zostały zakwalifikowane do wyjazdu.

2. W momencie wyjazdu osoba zakwalifikowana do wyjazdu na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni powinna mieć ukończony co najmniej pierwszy rok studiów I stopnia.

3. Wyjazd na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni może być zrealizowany tylko w ramach umowy z uczelnią partnerską z jednego z Państw-Darczyńców, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinu, która przewiduje mobilność studentów „wyjazd na studia”. Uczelnia partnerska musi posiadać tzw. Kartę ECHE (Erasmus Charter for Higher Education), przyznaną przez Komisję Europejską, ważną na rok akademicki 2015/2016, uprawniającą do uczestnictwa w programie.

4. Okres studiów w uczelni partnerskiej trwa od trzech do dwunastu miesięcy i jest realizowany w ramach danego roku akademickiego.

5. Studenci powinni mieć zagwarantowane uznanie okresu studiów zrealizowanych w uczelni partnerskiej za równoważny z okresem studiów w Uniwersytecie Szczecińskim. W tym celu stosuje się system ECTS (European Credit Transfer System).

6. Wyjazd na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni oraz w programie Erasmus+ można zrealizować wielokrotnie w całkowitym okresie studiowania, przy czym maksymalny łączny okres pobytu w ramach obu programów na studiach oraz/lub praktyce wynosi 12 miesięcy na każdym stopniu studiów (I, II lub III), a w przypadku studenta jednolitych studiów magisterskich – 24 miesiące. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu stypendialnego zostanie odjęty okres, przez który student przebywał w przeszłości jako stypendysta LLP-Erasmus, Erasmus+ (ze stypendium lub bez) lub/i Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni.

7. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku dla Wnioskodawców w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni (http://www.fss.org.pl/sites/fss.org.pl/files/mobility/pl/2015/01/przewodnik_dla_wnioskodawcow_mobilnosc_studentow_i_pracownikow_uczelni_2015.pdf) .

II. Aspekty finansowe

8. Studenci/doktoranci wyjeżdżający na studia do uczelni partnerskich otrzymują dofinansowanie w postaci stypendium, przyznawanego w następujący sposób:

  • zryczałtowana kwota przeznaczona na pokrycie kosztów utrzymania i ubezpieczenia: stawka miesięczna 3 385,92 x liczba miesięcy w uprawnionym okresie
  • zryczałtowana kwota przeznaczona na pokrycie kosztów podróży: jednorazowo 2 116,20 PLN

9. Osoby z orzeczoną niepełnosprawnością otrzymują zwiększoną stawkę na pokrycie kosztów utrzymania i ubezpieczenia niż kwota określona w punkcie 8. Zależnie od orzeczonego stopnia niepełnosprawności stawka ta wynosi: 3809,16 PLN – lekki stopień, 4232,4 PLN – średni stopień oraz 5078,88 PLN – znaczny stopień. Podstawą uprawniającą do przyznania zwiększonego ryczałtu na utrzymanie jest orzeczenie o niepełnosprawności z ZUS (obejmujące okres pobytu na studiach) dostarczone na etapie kwalifikacji.

10. Okres dofinansowania określa umowa stypendialna dotycząca wyjazdu, przy czym maksymalnym okresem dofinansowania jest 5 mcy w przypadku wyjazdu semestralnego ze stypendium standardowym i 10 miesięcy w przypadku wyjazdu rocznego ze stypendium standardowym (w przypadku zwiększonej stawki stypendium, maksymalny okres dofinansowania określony będzie wysokością otrzymanych funduszy) , nie może to być jednak okres dłuższy niż okres określony w umowie partnerskiej.

11. Otrzymany grant stanowi dofinansowanie, którego celem jest wyrównanie różnicy pomiędzy kosztami utrzymania w kraju a kosztami utrzymania w kraju uczelni przyjmującej. Grant nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za granicą.

III. Kwalifikacja

12. Kwalifikacja na wyjazd na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni odbywa się na macierzystym wydziale studenta/doktoranta i prowadzona jest przez wydziałowych koordynatorów ds. wymiany studentów i doktorantów:

  • w zakresie dziedzin akademickich, który określa załącznik do umowy międzyinstytucjonalnej z instytucją partnerską właściwy dla danego wydziału
  • w ramach funduszy przyznanych przez Operatora.

Informacja o terminach i kryteriach kwalifikacji powinna zostać ogłoszona na wydziale i być ogólnie dostępna dla potencjalnych kandydatów na wyjazdy.

13. Kwalifikacja dotyczy jednego kierunku studiów, zatem studenci zarejestrowani na kilku kierunkach zobowiązani są do uregulowania kwestii swojej nieobecności w sposób przyjęty na danym wydziale (indywidualna organizacja studiów, urlop dziekański).

14. Kwalifikacja odbywa się w terminach ustalonych przez wydziałowych kierunkowych koordynatorów ds. wymiany studentów i doktorantów. Ustalając terminy, koordynatorzy powinny uwzględniać organizację roku akademickiego w uczelniach partnerskich.

15. Podstawowymi kryteriami kwalifikacji są wyniki w nauce oraz znajomość języka, w którym prowadzone będą zajęcia na uczelni partnerskiej. Kwalifikacja odbywa się dwustopniowo. Najpierw weryfikowana jest znajomość języka obcego (warunek konieczny do zakwalifikowania do wyjazdu na studia), następnie osoby z wystarczającą znajomością języka obcego rankingowane są według kryterium średniej ocen, która decyduje o kolejności przyznawania stypendium do wyczerpania środków i/lub liczby wyjazdów w ramach umowy międzyinstytucjonalnej dotyczącej danego wydziału. W przypadku dużej liczby kandydatów koordynatorzy mogą wprowadzić dodatkowe kryteria selekcji.

16. Kandydaci składają u wydziałowych koordynatorów ds. wymiany studentów Wniosek o zakwalifikowanie na wyjazd na studia w ramach Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni 2015/2016 wraz z wymaganymi załącznikami. Następnie przystępują do kwalifikacji w trybie określonym przez wydziałowych koordynatorów ds. wymiany studentów.

17. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje komisja kwalifikacyjna. Protokół z posiedzenia komisji kwalifikacyjnej wraz z listą rankingową osób zakwalifikowanych jest dostarczany do Działu Spraw Międzynarodowych w terminie 7 dni od daty zakończenia kwalifikacji.

18. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, w pierwszej kolejności do dziekana wydziału. Od decyzji dziekana, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania decyzji, przysługuje odwołanie do Prorektora ds. Nauki i Współpracy Międzynarodowej, którego postanowienie jest ostateczne.

IV. Postępowanie wobec zakwalifikowanych osób

19. Osoby zakwalifikowane otrzymują od osoby kontaktowej dla wyjazdów na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni informację mailową zawierającą:

  • Oświadczenie, w którym student podaje swoje dane personalne, dane o rachunku bankowym, na który należy przekazywać stypendium, niezbędne dane odnoszące się do sprawozdawczości do Operatora oraz deklarację o wcześniej zrealizowanej mobilności: wyjazd na studia/praktykę. Oświadczenie zawiera też zobowiązanie do załatwienia spraw związanych z ubezpieczeniem na czas podróży i pobytu za granicą.
  • Opis procedury zgłoszeniowej w uczelni partnerskiej (link do strony uczelni)
  • Formularz Porozumienia o programie studiów – Learning Agreement. Studenci/doktoranci sporządzają Porozumienie o Programie Studiów w czterech egzemplarzach (formularz dostępny w DSM oraz w załączniku). Porozumienie zostaje podpisane przez studenta oraz zatwierdzone przez koordynatora kierunkowego i przedstawiciela władz danego wydziału/koordynatora wydziałowego.
  • Formularz podania do władz macierzystego wydziału o zgodę na wyjazd. Warunkiem wyjazdu jest uzyskanie zgody władz dziekańskich, o którą można wnioskować po pozytywnym zdaniu sesji w semestrze poprzedzającym wyjazd. Studenci/doktoranci uczęszczający na seminaria powinni ponadto poinformować promotorów o wyjeździe oraz uzgodnić sposób kontaktu i rozliczenia seminarium. Studenci są ponadto zobowiązani do uzgodnienia sposobu zaliczenia ewentualnych różnic programowych.
  • Formularz Transcript of Records dotyczący dotychczasowych osiągnięć studenta w US

V. Przystąpienie do programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni – wyjazd na studia (umowa stypendialna)

20. Osoba zakwalifikowana na wyjazd staje się formalnie beneficjentem programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni– wyjazd na studia, podpisując umowę stypendialną. Umowa stanowi podstawę do przekazania kwoty grantu na rachunek bankowy, którego numer podano w oświadczeniu. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego grantu, termin pobytu (okres finansowania) oraz wzajemne zobowiązania studenta i uczelni macierzystej. Integralną część umowy stanowi zatwierdzone Porozumienie o programie studiów.

21. Warunkiem podpisania umowy stypendialnej jest dostarczenie przez studenta Porozumienia o Programie Studiów zatwierdzonego przez macierzysty wydział, zgody na wyjazd oraz listu akceptacyjnego z uczelni przyjmującej. Studenci powinni zostawić 1 egzemplarz Porozumienia w dziekanacie swojego wydziału.

22. Umowa dotycząca wyjazdu na studia zawierana jest na okres studiów wynikający z umowy z uczelnią partnerską, tj. semestr lub 2 semestry (1 rok akademicki).

23. Nie przewiduje się przedłużenia pobytu stypendialnego na kolejny semestr.

VI. Zmiana Porozumienia o Programie Studiów w czasie pobytu stypendialnego

24. W sytuacji, kiedy Porozumienie o Programie Studiów nie może zostać zrealizowane w pierwotnym kształcie z różnych przyczyn niezależnych od studenta – przedmioty mogą kolidować ze sobą, lub wymagać ukończenia przedmiotów, które nie znalazły się w dotychczasowej karierze studenta, lub też uczelnia przyjmująca ostatecznie nie będzie ich realizować w danym semestrze – student ma prawo do dokonania zmian w Porozumieniu polegających na zamianie przedmiotów, ich odrzuceniu lub dodaniu.

25. Zmiany mogą być wprowadzone pod warunkiem uzyskania zgody macierzystego wydziału (koordynatora ds. wymiany studentów) w zalecanym terminie 2 tygodni od rozpoczęcia zajęć w uczelni partnerskiej. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której student zmienia samowolnie przedmioty nie informując o zmianach uczelni i powraca z zaliczeniami nieodpowiadającymi zatwierdzonemu Porozumieniu. Może to zostać potraktowane jako niedotrzymanie warunków umowy i prowadzić w konsekwencji do konieczności zwrotu grantu oraz nie uznania zrealizowanych, ale niezaakceptowanych uprzednio przedmiotów.

26. W celu wprowadzenia zmian w Porozumieniu o Programie Studiów student powinien:

  • Jak najszybciej (początek semestru) skontaktować się z odpowiednim koordynatorem ds. wymiany studentów i doktorantów (podanie, poczta elektroniczna, fax) i uzyskać wstępną zgodę na proponowaną zmianę.
  • Po uzyskaniu wstępnej zgody należy nanieść zmiany w dokumencie Zmiany do Porozumienia o Programie Studiów (CHANGES to the original LEARNING AGREEMENT), podpisać się i uzyskać potwierdzenie (podpisy) koordynatorów uczelni partnerskiej.
  • Przesłać zeskanowane Zmiany do Porozumienia o Programie Studiów pocztą elektroniczną do właściwego koordynatora kierunkowego ds. wymiany studentów i doktorantów do akceptacji. Po zatwierdzeniu zmian przez macierzysty wydział, koordynator kierunkowy odsyła zeskanowane Zmiany studentowi z kopią na adres mailowy osoby kontaktowej do wyjazdów na studia w programie Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Mobilność Studentów i Pracowników Uczelni.

VII. Rozliczenie ze stypendium

27. W ciągu dwóch tygodni od daty kończącej okres stypendialny student ma obowiązek przedłożyć następujące dokumenty w Dziale Spraw Międzynarodowych:

  • Oryginał Porozumienia o Programie Studiów (Learning Agreement), zatwierdzonego (podpisanego) przez macierzysty wydział i uczelnię przyjmującą,
  • Oryginał Zmian do Porozumienia o Programie Studiów (Changes to the original Learning Agreement) zatwierdzonego (podpisanego) przez macierzysty wydział i uczelnię przyjmującą –jeżeli dotyczy,
  • Zaświadczenie o pobycie na uczelni przyjmującej z datami rozpoczęcia i zakończenia pobytu odpowiadającymi okresowi, na który wypłacone zostało stypendium,
  • Wykaz ocen (transcript of Records) pokrywający się z listą przedmiotów zatwierdzonych w Porozumieniu o Programie Studiów oraz – jeżeli dotyczy – w Zmianach do Porozumienia (w razie naniesienia zmian należy rozliczyć ostateczny program zatwierdzony przez US).

28. Student/doktorant ma też obowiązek wypełnienia ankiet on-line (ankiety ex-ante i ankiety ex-post) dotyczącej pobytu na stypendium oraz przesłania sprawozdania z pobytu w wersji elektronicznej.

29. Student/doktorant powracający z pobytu na stypendium zobowiązany jest również do nawiązania kontaktu z koordynatorami macierzystego wydziału i rozliczenia/ zaliczenia pobytu na US.

30. Uznanie studentom okresu pobytu za granicą za równoważny z pobytem w uczelni macierzystej następuje zgodnie z Regulaminem US.